10 Phần mềm Quản lý Dự án theo dõi tiến độ tốt nhất 2023

Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và hiệu quả của mỗi dự án. Để giúp các nhóm làm việc hoạt động một cách mượt mà và có kế hoạch, không thể thiếu các phần mềm quản lý dự án đáng tin cậy. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn top 10 phần mềm quản lý dự án hàng đầu tốt nhất, mỗi cái đều có những tính năng vượt trội giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo sự thành công của dự án của bạn. Dù bạn là một quản lý dự án kinh nghiệm hay một người mới bắt đầu trong lĩnh vực này, các lựa chọn sau đây sẽ mang đến cho bạn sự hỗ trợ cần thiết để tiến xa trên con đường quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là công cụ được thiết kế phù hợp sử dụng để quản lý các dự án, toàn bộ hoạt động phát sinh trong công việc của cá nhân, dự án, giúp công ty, chủ dự án quản lý chặt chẽ từ bước lập kế hoạch, quản lý chi phí, quản lý nguồn lực, giám sát tiến độ và hiệu quả các công việc….

Các phần mềm quản lý dự án có thể cung cấp các tính năng như lịch trình dự án, gantt chart, quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ, ghi chú, và nhiều tính năng khác. Chúng giúp tăng cường sự hiệu quả và đảm bảo rằng các mục tiêu dự án được đạt đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách đã định.

Dưới đây là danh sách 10 phần mềm quản lý dự án tiêu biểu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất 2023

Phần mềm Quản lý Dự án chuyên nghiệp digiiPM

digiiPM là phần mềm quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý…

Tính năng của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

• Lập kế hoạch dự án

Phần mềm quản lý dự án digiiPM được thiết kế dựa trên nền tảng WBS để giúp trưởng dự án quản lý dự án một các nhanh chóng. digiiPM hỗ trợ người dùng tạo dự án, thêm thành viên, tạo danh sách công việc, gán các tham số cho công việc như người phụ trách, thời hạn, cho phép quản lý đa dự án… Giao diện đơn giản giúp tối ưu hiển thị tới người dùng, cho trải nghiệm dễ dàng, thân thiện khi trưởng dự án cùng lúc phải quản lý nhiều dự án. Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cũng cung cấp các giao diện khác như GANTT Chart hoặc Kanban giúp người dùng có nhiều lựa chọn hiển thị kế hoạch dự án tùy theo mục tiêu quản lý.

• Quản lý tiến độ hoạt động dự án

Người quản lý dự án dễ dàng cập nhật tiến độ dự án của mỗi hoạt động dự án trên phần mềm digiiPM, qua đó đánh giá được tiến độ chung của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày hoàn thành hoạt động và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn. 

• Quản lý chất lượng và khối lượng của dự án

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cho phép nhập số kế hoạch và ghi nhận khối lượng hoàn thành công việc theo từng hạng mục hoặc hoạt động. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo. 

Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…). 

• Quản lý nhân sự dự án

Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm giao các hạng mục hoặc hoạt động cho các bộ phận hoặc cá nhân thực hiện. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc do họ chịu trách nhiệm. Từ đó, phần mềm tổng hợp khối lượng và tiến độ thực hiện công việc của từng thành viên dự án. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.

• Quản lý chi phí dự án

Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel chi phí thực tế của các hạng mục, từ đó tổng hợp tổng các các hạng mục hoặc cả dự án, so sánh với chi phí kế hoạch. Phần mềm cũng có thể ghi nhận tiến độ giải ngân thực tế của dự án, từ đó so sánh tiến độ giải ngân thực tế so với kế hoạch. 

• Quản lý tài liệu dự án

Các thành viên trong dự án có thể upload tài liệu của dự án hoặc các hạng mục, hoạt động tương ứng. Điều này giúp quản lý đồng bộ tài liệu dự án.

• Hỗ trợ giao tiếp giữa các thành viên trong dự án

Phần mềm có hệ thống giao tiếp, hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án một cách tập trung. Tính năng này giúp trưởng dự án và các thành viên có thể quản lý tập trung cả hoạt  động/tiến độ dự án, tài liệu dự án và giao tiếp trong dự án tại một nền tảng thống nhất thay vì quản lý phân tán như tại nhiều DN hiện nay.

• Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM. 

• Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm

Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ở các công ty lớn như bất động sản hay xây dựng, bảng tiến độ đáp ứng yêu cầu hiển thị nhiều dự án tại một thời điểm trên màn hình trung tâm.

Phần mềm digiiPM có phiên bản miễn phí giới hạn tính năng dành cho người dùng cá nhân và đội nhóm nhỏ, bản Pro cho người dùng trả phí và bản Doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp chuyên nghiệp. Tham khảo Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM của OOC

Phần mềm Trello

Phần mềm Quản lý Dự án Trello được xây dựng theo nguyên tắc “Kanban” của Nhật Bản. Trello bao gồm giám sát nhất quán tất cả các giai đoạn sản xuất. Nó là một công cụ tuyệt vời cho các dự án tiêu chuẩn và thuận tiện cho cả chỉ thị lệnh và công việc cá nhân. Giao diện bao gồm các bảng khác nhau, đại diện cho các dự án hoặc quy trình trong công ty.

Mỗi bảng bao gồm:

• Danh sách các nhiệm vụ
• Thẻ với mô tả
• Nhận xét
• Tệp file
• Thẻ màu và thời hạn.

Phần mềm cũng cho phép các công việc dưới dạng lịch. Các chức năng cơ bản của Trello đều miễn phí và cho phép bạn làm việc không bị ràng buộc giới hạn. Tất nhiên bản trả phí sẽ cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn.

Phần mềm quản lý dự án online Basecamp

Basecamp là phần mềm quản lý dự án online đáng chú ý. Đây là phần mềm giúp quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự án tức thời, chính xác.

Ưu điểm

• Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất
• Tạo Danh sách công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án đến hạn hoàn thành
• Lên lịch công việc theo tầm quan trọng theo các đầu việc
• Đính kèm các file thông tin, tài liệu tham khảo hoặc kết quả công việc vào dự án
• Tạo group chat để trao đổi công việc…

Phần mềm Quản lý dự án Microsoft Project

Các phần mềm của Microsoft đã quá quen thuộc với người dùng. Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch, tiến độ dự án một cách nhanh chóng, chuẩn xác.

Ưu điểm

• Quản lý các dự án đang tham gia một cách tập trung nhất
• Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao và nhận việc nhanh chóng, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả nhờ kết nối Internet
• Giao diện dưới dạng bảng, lưới, danh sách… giúp đem lại thông tin trực quan nhất
• Cung cấp 2 loại giải pháp: Cloud-based (điện toán đám mây) và On-premise (lưu trữ tại chỗ)
• Đầy đủ chức năng giao, nhận, quản lý tiến độ, đánh giá dự án …
• Quen thuộc với nhiều thế hệ người dùng tại Việt nam

Phần mềm quản lý tiến độ dự án Jira

Jira là công cụ quản lý dự án giúp thiết lập kế hoạch, theo dõi công việc theo phương pháp quản lý linh hoạt, tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý Agile.

Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng để lên kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báo cáo lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp.

Ưu điểm

• Cung cấp khá đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án:
  • Lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ các hoạt động, tình trạng thực hiện công việc.
  • Hệ thống báo cáo được chia nhỏ, giúp người dùng biết được tiến độ, khối lượng công việc phù hợp và những đầu việc đã hoàn thành, sắp tới hạn để chủ động thời gian làm việc. Báo cáo qua biểu đồ khá trực quan, sinh động
  • Phân quyền chi tiết cho các thành viên tham gia dự án
  • Tích hợp với bên thứ ba thông qua cổng API
• Thiết lập quy trình làm việc dạng workflow đối với các loại dự án theo quy trình chuẩn, giúp quản lý nhất quán, không bị chồng chéo giữa các bộ phận

Phần mềm LiquidPlanner

LiquidPlanner được coi là phần mềm quản lý công việc đáp ứng nghiệp vụ phức tạp với quy mô nhân sự lớn. Cũng bởi vậy, chi phí sử dụng phần mềm không hề rẻ, cao hơn nhiều so với giá của các phân mềm khác trên thị trường.

Ưu điểm của LiquidPlanner

• Đáp ứng nhiều tính năng chuyên nghiệp cho việc hoạch định kế hoạch dự án, đo lường, theo dõi, giám sát tiến độ, phân tích hiệu quả công việc chi tiết.
• Cung cấp các phân tích chi tiết giúp PM có kế hoạch tối ưu hơn trong những dự án kế tiếp.
• Có bản free cho người dùng nhưng giới hạn
• Có bản trả phí với tính năng đầy đủ và mạnh mẽ hơn

Phần mềm Project Manager

Project Manager là phần mềm quản trị dự án theo thời gian thực, giúp đo lường và theo dõi chính xác lịch trình, thời hạn công việc.

Ưu điểm

• Quản lý dự án theo biểu đồ Gantt
• Quản lý dự án theo dạng bảng danh mục hoạt động
• Lên kế hoạch hoạt động của dự án
• Quản lý thời gian và lên lịch trình các công việc cần hoàn thiện
• Báo cáo chung cho toàn dự án, hay từng hoạt động cụ thể
• Quản lý công việc, giao việc cho cá nhân…

Phần mềm Quản trị Dự án Due

Due là phần mềm theo dõi tiến độ, nhắc nhở công việc. Due sử dụng hiệu quả cho doanh nghiệp hoặc phù hợp với nhóm làm việc có quy mô nhỏ. Phần mềm này cho phép người dùng sư dụng mà không cần tạo tài khoản, thậm chí ứng dụng có thể hoạt động trơn tru kể cả khi không có kết nối mạng.

Ưu điểm của Due:

• Hoạt động tốt cả khi không kết nối mạng
• Không cần tạo tài khoản
• Chức năng theo dõi công việc và nhắc việc khá hiệu quả. Bạn có thể tự xem tiến độ công việc của mình, nếu các đầu việc chưa hoàn thành hoặc sát tới hạn thì phần mềm sẽ gửi thông báo nhắc nhở liên tục.

Phần mềm Slack

Slack là một dịch vụ web và ứng dụng có sẵn cho máy tính để bàn, iOS và Android. Mục đích của Slack là tạo cơ hội cho các cá nhân hoặc nhóm tương tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến dự án. Đây là một ứng dụng đơn giản với giao diện người dùng trực quan. Bạn có thể tạo profile, gửi tệp, gửi và đọc tin nhắn. Các nhóm riêng được gọi là “kênh” và các tin nhắn được gửi trong kênh chỉ hiển thị cho những người tham gia kênh cụ thể đó.

Slack hỗ trợ hơn 100 dịch vụ web, bao gồm Dropbox, Twitter, Google Docs và thậm chí cả Trello (được đề cập ở trên). Bạn có thể sử dụng Slack để tích hợp bất kỳ dịch vụ nào trong số này và nhận thông báo khi có bất kỳ thay đổi và hoạt động nào.

Phần mềm quản trị dự án online Wrike

Wrike là phần mềm quản lý dự án, tiến độ và quản lý công việc khá phổ biến. Đơn vị cung cấp Wrike có nhiều khách hàng lớn sử dụng như L’Oreal, Western Union… Dễ hiểu khi phần mềm đáp ứng được nhiều tính năng phù hợp với người dùng cần, đặc biệt với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.

Ưu điểm của Wrike

• Tính năng giám sát thời gian được tích hợp với Zapier, giải pháp tự động hóa ứng dụng Web. Đây là tính năng quản lý thời gian hiệu quả mà không nhiều phần mềm quản lý dự án có thể cung cấp
• Đồng bộ hai chiều với Github, người dùng có thể phối hợp và cộng tác với các nhà phát triển. Giúp quản lý dự án với đầy đủ tính năng.
• Cung cấp gói miễn phí cho tối đa 5 người dùng nhưng giới hạn tính năng

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản trị dự án?

Phần mềm quản lý dự án, giúp nhà quản lý kiểm soát kế hoạch, tiến độ các dự án một cách hiệu quả

Một phần mềm quản trị dự án tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, không chỉ về hiệu quả kinh tế mà còn giúp hình thành thói quen làm việc chuyên nghiệp của nhân viên. Đồng thời, nó cũng giúp chuẩn hóa quy trình làm việc. Một số lợi ích điển hình phải kể đến:

• Quản lý một cách toàn diện và chi tiết tiến độ của một hay nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất, giảm thiểu, loại trừ vấn đề dồn đống, hay bỏ sót thông tin. Các trưởng dự án dễ dàng quản lý dự án được giao. Nhà điều hành quan sát được tiến độ của nhiều dự án cùng lúc.
• Giúp các nhà quản lý và nhân viên chủ động lên kế hoạch, nắm bắt công việc và bám sát mục tiêu, thời hạn hoàn thành đã thống nhất
• Hình thành quy trình làm việc nhất quán, gắn kết thành viên trong dự án, tự động hóa khi giao/nhận việc, chuyển và tiếp nhận thông tin để thực hiện các hoạt động một cách liên tục.
• Đo lường chính xác năng lực của quản lý và nhân viên thông qua hệ thống báo cáo chi tiết để đánh giá lương thưởng, đề bạt vị trí
• Tối ưu chi phí và nguồn lực thực hiện dự án nhờ đo lường và giám sát liên tục tình hình thực hiện dự án.

Vậy nên triển khai phần mềm quản dự án ở đâu? Cloud hay On Premise?

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị dự án

Dưới đây là một số tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị dự án phù hợp với doanh nghiệp. 

• Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng và tiện ích cơ bản và cho phép mở rộng/cài thêm các tính năng nâng cao.
• Có giao diện thân thiện với người dùng, dễ dàng thực hiện các thao tác cơ bản và nâng cao
• Phần mềm có giá cả hợp lý, phù hợp với tính năng và quy mô dự án/nhân sự của khách hàng
• Nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ rõ ràng: hỗ trợ, bào hành, bảo trì…
• Mức độ khả thi khi triển khai, áp dụng phần mềm. Phần mềm càng phù hợp với đặc thù quản lý dự án của DN thì càng dễ áp dụng. Một phần mềm khó áp dụng hoặc phải sửa đổi nhiều sẽ dễ thất bại trong triển khai.
• Uy tín của nhà phát triển. Điều này đương nhiên quan trọng. Tuy nhiên quan trọng hơn cả vẫn là mức độ đáp ứng nhu cầu người dùng của phần mềm.
• Độ phổ biến của phần mềm. Phần mềm phổ biết sẽ dễ dàng được hỗ trợ hơn.

*Tham khảo: Phần mềm quản lý dự án tốt cần đáp ứng yêu cầu gì?

Trên đây là những chia sẻ về một số phần mềm quản lý dự án tiêu biểu, một trong những công cụ cực kỳ quan trọng đối với đội nhóm, doanh nghiệp trong việc triển khai các dự án và công việc. Tùy vào tính chất dự án cần quản lý, bạn có thể lựa chọn phần mềm khác nhau.

Tham khảo các bài viết khác

15 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, hiệu quả 2023

10 phần mềm quản lý KPI tốt nhất, hiệu quả 2023

10 phần mềm tính lương được tin dùng