BRM (Benefit Realization Management) là một phương pháp được các nhà quản lý đánh giá cao, không chỉ đơn thuần là theo dõi tiến độ hay phân phối nguồn lực, mà còn liên quan đến việc đảm bảo mục tiêu của dự án thực sự mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
Dự án là cuộc hành trình đầy thách thức, nơi mà mục tiêu cuối không chỉ là hoàn thành nhiệm, mà còn là đem lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp. Không có một cách chuẩn xác nào đảm bảo rằng mọi công việc của dự án được diễn ra suôn sẻ. Tiếp theo đây, chúng ta sẽ cùng khám phá xem BRM là gì? Các bước cơ bản của quản lý hiện thực hóa lợi ích là như thế nào và lợi ích của BRM đem lại cho doanh nghiệp
Quản lý hiện thực hóa lợi ích (BRM) là gì?
Theo Wikipedia, Quản lý hiện thực hóa lợi ích (Tiếng Anh gọi là Benefit Realization Management – BRM) còn gọi là quản lý lợi ích, là một trong nhiều cách quản lý thời và nguồn lực được đầu tư như thế nào để thực hiện những thay đổi mong muốn.
BRM là một phương pháp quản lý dự án và tổ chức tập trung vào việc đảm bảo rằng các lợi ích, kỳ vọng từ một dự án hoặc sự thay đổi sẽ được thực hiện và hoàn thành một các hiệu quả và có thể đo lường được. Điều này rất quan trọng vì nhiều dự án, dù đã hoàn thành với sự nhiệt tâm và tài năng của nhóm dự án, nhưng vẫn có thể không mang lại giá trị lợi ích thực sự cho tổ chức.
Nhìn chung, BRM cung cấp cho các tổ chức một cách tiếp cận có cấu trúc để đo lường và tối đa hóa giá trị thu được từ các dự án. Nó giúp đảm bảo rằng các khoản đầu tư vào các sáng kiến thay đổi sẽ mang lại kết quả mong muốn và góp phần đem lại các giá trị lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức.
+Tham khảo: Quản lý dự án là gì? Tổng quan về quản lý dự án
Tại sao BRM là một chiến lược hiệu quả để đạt được mục tiêu kinh doanh
Quản lý hiện thực hóa lợi ích (BRM) là một chiến lược hiệu quả cho việc đạt được mục tiêu kinh doanh vì nó giúp tổ chức tập trung vào các lợi ích quan trọng nhất thay vì mất thời gian và nguồn lực vào những mục tiêu không đâu, không có ý nghĩa và BRM luôn đảm bảo rằng các lợi ích được thực hiện một các hiệu quả bằng cách cung cấp cấu trúc cụ thể để theo dõi tiến trình thực hiện dự án.
BRM sẽ không kết thúc khi một dự án hoàn thành mà liên tục theo dõi và đánh giá các lợi ích để đảm bảo rằng chúng có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường. Thay vì bám vào một kế hoạch cố định mà doanh nghiệp, tổ chức có thể điều chỉnh các lợi ích để đáp ứng được những biến đổi nhanh chóng của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Mọi việc mà BRM đang làm đảm bảo rằng sự đầu tư của dự án luôn đi đúng hướng và giúp các doanh nghiệp, tổ chức xác định rằng liệu sự đầu tư vào dự án có mang lại lợi ích tưởng hay chưa.
Các bước cơ bản của BRM
Một trong những điểm mạnh của BRM chính là sự cụ trể và trực quan trong quy trình của nó. Sau đây là các bước bản trong quá trình BRM:
Xác định lợi ích (Identify)
Xác định lợi ích là cơ sở cho việc đảm bảo sự thành công và giá trị thực sự của bất kỳ hoạt động nào của tổ chức. Hãy thiết lập một hướng dẫn rõ ràng cho một dự án bởi nó có thể giúp tổ chức định hình mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được. Nó cũng là cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch, phân phối tài nguyên và quyết định về các hoạt động cụ thể để thực hiện lợi ích đó.
Việc xác định lợi ích đòi hỏi sự tập trung và khả năng phân tích chi tiết. Nhóm dự án phải tập trung vào việc đề ra câu hỏi quan trọng:
- Tại sao chúng ta phải xác định lợi ích cụ thể?
- Lợi ích cụ thể đóng vai trò gì trong việc đảm bảo sự thành công của dự án?
- Dự án này sẽ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
- Lợi ích này có phù hợp doanh nghiệp của chúng ta không?
Câu trả lời không nên chỉ dừng lại ở mức độ chung chung khiến cho mục tiêu trở nên mơ hồ hoặc câu trả lời đa dạng khiến cho người tham gia dự án không rõ ràng về mục tiêu cuối cùng của dự án. Một cách tiếp cận hiệu quả là sử dụng phương pháp SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) để có thể xác định lợi ích một cách cụ thể và chính xác hơn.
Đánh giá lợi ích (Evaluate)
Đánh giá tài chính của từng lợi ích, xem xét các chi phí liên quan đến triển khai và vận hành từng dự án, cũng như dự báo cáo lợi nhuận. Từ đó cung cấp cái nhìn cụ thể rõ ràng về khả năng đóng góp tài chính của mỗi lợi ích đối với tổ chức để xem liệu lợi ích đó có phù hợp để doanh nghiệp của bản thân triển khai hay không?
Mỗi lợi ích mà dự án đem lại đều có những tác động nhất định tới doanh nghiệp thậm chí còn có thể tác động tới văn hóa doanh nghiệp. Vậy nên hãy đánh giá xem lợi ích đem lại có tác động đến văn hóa doanh nghiệp hay không? ảnh hưởng đến các mà nhân viên tương tác, cách thức công việc được tổ chức hay không? Và có thể thay đổi văn hóa doanh nghiệp hay không?
Việc thực hiện đánh giá lợi ích toàn diện giúp tổ chức có cái nhìn tổng thể về giá trị và tác động của mỗi lợi ích. Điều này cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định thông minh về việc có tiếp tục triển khai và thực hiện lợi ích hay không?
Lập kế hoạch thực hiện lợi ích (Plan)
Sau khi đã xác định được lợi ích nào phù hợp được doanh nghiệp đến tiếp tục triển khai và thực hiện thì tiếp theo chúng ta cần phải lập ra một kế hoạch rõ ràng bao gồm các bước cụ thể có thể đạt được mục tiêu, lợi ích. Mỗi bước nên được mô tả chi tiết và kỹ lưỡng, đồng thời xác định nguồn lực và trách nhiệm cụ thể để thực hiện từng bước.
Ngoài ra, chúng ta cần xác định xem tiến độ thực hiện các bước ra sao. Kế hoạch cần phải ghi rõ các mốc thời gian quan trọng và tiến độ dự kiến của từng bước đảm bảo rằng việc thực hiện đúng như dự kiến thì mới có thể đem lại lợi ích một các tối đa.
=> Đọc thêm: Lập kế hoạch dự án là gì?
Thực hiện (Realize)
Tiếp theo, thực hiện. Ở đây, chúng ta đưa vào thực tế những gì đã được lập kế hoạch cẩn thận từ bước Lập ké hoạch trước đó. Và đó là thời điểm quyết định xem liệu các lợi ích sẽ được thực hiện một cách hiệu quả theo kế hoạch hay không. Tương tác với các thành viên trong tổ chức cùng triển khai các biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng các lợi ích đang được thực hiện theo đúng hướng. Việc này có thể bao gồm thay đổi quy trình làm việc để phù hợp với mục tiêu lợi ích, hoặc triển khai công nghệ mới để tối ưu hóa hiệu suất tổ chức.
Duy trì lợi ích
Cuối cùng trong Benefit Realization Management, duy trì lợi ích là điều cần thiết, để duy trì lợi ích cần thực hiện các biện pháp cụ thể để đảm bảo rằng mọi hoạt động và quy trình liên quan vẫn hoạt động hiệu quả bao gồm việc tiếp tục cung cấp đào tạo và hỗ trợ nhân viên duy trì hệ thống theo dõi thay đổi trong tổ chức.
Việc duy trì lợi ích cũng đòi hỏi sự theo dõi tiến độ dự án chặt chẽ và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng các mục tiêu vẫn được duy trì và nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh cần phải có biện pháp điều chỉnh và cấp nhật kế hoạch để đảm bảo rằng lợi ích vẫn tiếp tục mang lại giá trị.
Có thể đặt ra một số câu hỏi để tìm cách làm sao duy trì lợi ích tiếp tục mang lại giá trị
- Lợi ích cụ thể nào đã đạt được từ dự án hoặc sự thay đổi và cần được duy trì?
- Các hoạt động nào cần thực hiện để đảm bảo rằng lợi ích vẫn tiếp tục mạng lại giá trị?
- Có cần thiết phải điều chỉnh kế hoạch ban đầu để đảm bảo rằng lợi ích vẫn tiếp tục đạt được mục tiêu?
Lợi ích mà BRM đem lại
Quản lý hiện thực hóa lợi ích (BRM) tập trung vào các giá trị thực sự mà dự án mang lại cho tổ chức, thay vì chỉ tập trung vào việc hoàn thành dự án. Điều này mang lại các lợi ích đáng kể như:
- Tối ưu hóa tài nguyên: BRM giúp tổ chức tập trung cào các lợi ích quan trọng nhất giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, thay vì phân tán tài nguyên vào các hoạt động khồn cần thiết.
- Cải thiện quy trình hoạt động tổ chức: Bằng việc đánh giá và điều chỉnh các lợi ích, tổ chức có cơ hội cải thiện các quy trình và phương pháp làm việc hiện tại để đảm bảo hiệu quả cao hơn.
- Định hình mục tiêu cụ thể: BRM giúp xác định và mô tả cụ thể mỗi lợi ích, giúp rõ ràng hóa mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được.
Như vậy, BRM không chỉ đảm bảo việc hoàn thành dự án mà còn mang lại giá trị thực sự cho tổ chức thông qua việc tập trung vào các lợi ích quan trọng nhất.
*Tìm hiểu thêm: 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất
Kết luận
BRM không chỉ là một phương pháp quản lý dự án, mà còn là một triết lý quản lý có thể mang lại giá trị thực sự cho tổ chức. Bằng cách tập trung vào việc đảm bảo rằng các lợi ích kỳ vọng sẽ được thực hiện, BRM giúp tối ưu hóa giá trị của dự án. Hãy bắt đầu áp dụng BRM trong các dự án của bạn và trải nghiệm sự thay đổi mà nó đem lại!
