Quy trình quản lý dự án hiệu quả: Chìa khóa thành công của mọi dự án

Last updated on 13/10/2023

Bạn đã bao giờ tham gia vào một dự án mà bạn cảm thấy mơ hồ và không biết bắt đầu từ đâu? Quy trình quản lý dự án là yếu tố mấu chốt quyết định sự thành công của dự án. Vậy một quy trình quản lý dự án bao gồm những giai đoạn nào? Hãy tham khảo bài viết sau để hiểu chi tiết hơn về quy trình quản lý dự án.

Quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là một quá trình phức tạp, quan trọng trong việc thực hiện dự án thành công. Nó đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, lập kế hoạch tỉ mỉ và khả năng điều phối nguồn lực. Bất kỳ dự án, dù nhỏ hay lớn, cũng phải tuân thủ quy trình quản lý dự án nhất định. Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển sản phẩm, dịch vụ. Nó giúp tăng cường khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa lợi nhuận và đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Quy trình quản lý dự án là các hoạt động được thực hiện để hoàn thành dự án hiệu quả. Giúp quản lý dự án đạt được các mục tiêu về phạm vi, thời gian, nguồn lực và chất lượng. Quy trình quản lý dự án cung cấp một khung làm việc cho nhà quản lý dự án. Để theo dõi và kiểm soát dự án một cách có hệ thống. Nó giúp đảm bảo sự hiệu quả, đúng tiến độ và đáp ứng mục tiêu của dự án.

Tầm quan trọng của Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án. Nó giúp xác định mục tiêu, phạm vi và các yếu tố quan trọng khác của dự án, cung cấp kế hoạch chi tiết và phân công công việc, kiểm soát quá trình thực hiện, giám sát tiến độ và chất lượng, và quản lý rủi ro và biến động. Quy trình này tạo ra sự minh bạch, sự hiểu biết và sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm dự án và đảm bảo dự án hoàn thành theo đúng yêu cầu và mục tiêu.

5 Giai đoạn trong Quy trình quản lý dự án

Giai đoạn 1: Khởi tạo dự án (Initiating) 

Giai đoạn khởi tạo là bước đầu tiên trong quy trình quản lý dự án. Ở giai đoạn này, mục tiêu chính là xác định lý do tồn tại của dự án và xác định các bên liên quan. Các hoạt động quan trọng trong giai đoạn khởi tạo bao gồm:

• Xác định mục tiêu và phạm vi dự án: Xác định mục tiêu cụ thể mà dự án muốn đạt được, đồng thời xác định rõ phạm vi công việc cụ thể mà dự án sẽ bao gồm. Điều này giúp tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh lạc đề.
• Xác định các bên liên quan: Xác định tất cả các bên liên quan đến dự án, bao gồm khách hàng, đối tác, và các nhóm chức năng. Điều này giúp xác định rõ yêu cầu và mong đợi của từng bên liên quan đối với dự án.
• Phân tích rủi ro và cơ hội: Xác định các rủi ro tiềm năng mà dự án có thể phải đối mặt và đánh giá khả năng tạo ra cơ hội để nâng cao hiệu suất dự án.
• Tạo tài liệu khởi đầu (Project Charter): Làm việc để tạo ra tài liệu khởi đầu chính thức, có thể là Business Case hoặc Project Charter, để ghi lại mục tiêu, phạm vi, và lợi ích của dự án. Tài liệu này là cơ sở để bắt đầu quy trình quản lý dự án.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch (Planning)

Giai đoạn lên kế hoạch dự án là giai đoạn quan trọng trong quy trình quản lý dự án. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm đảm bảo sự tổ chức và quản lý dự án hiệu quả. Ở giai đoạn này, nhà quản lý dự án xác định chi tiết kế hoạch và các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án. Các hoạt động quan trọng trong giai đoạn lên kế hoạch bao gồm:

• Xác định và quản lý rủi ro: Định danh các rủi ro tiềm năng và phát triển các biện pháp ứng phó. Thiết lập các kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống không mong muốn.
• Xây dựng kế hoạch dự án: Lập kế hoạch chi tiết về các hoạt động, lịch trình, nguồn lực, ngân sách và rủi ro. Đảm bảo rằng kế hoạch dự án có tính khả thi và có thể thực hiện được. Sử dụng phương pháp/ công cụ quản lý dự án thông dụng để lập được một kế hoạch chi tiết
• Các hoạt động của dự án: Hoạt động hoặc công việc được thực hiện mà thông qua đó, các đầu vào như ngân sách, nguồn nhân lực và các loại tài nguyên khác được huy động để đạt được kết quả của dự án. 
• Quản lý nguồn lực: Xác định và phân bổ nguồn lực cần thiết cho các công việc dự án, bao gồm nhân lực, vật liệu và công cụ. Điều này giúp đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả.
• Định rõ ngân sách: Xác định ngân sách dự án và quản lý các tài chính liên quan để đảm bảo việc thực hiện dự án trong khung ngân sách.

Giai đoạn 3: Triển khai (Executing)

Giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt trước đó của dự án. Công tác quản lý dự án cần được thực hiện một cách chặt chẽ và đảm bảo sự hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu của dự án. Dưới đây là các hoạt động quan trọng trong giai đoạn này:

• Giao nhiệm vụ và quản lý công việc: Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dự án, giám sát tiến độ thực hiện và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành theo kế hoạch. Đảm bảo sự phối hợp và tương tác giữa các thành viên trong nhóm dự án.
• Quản lý tiến độ và nguồn lực: Theo dõi tiến độ dự án và kiểm soát sự tiêu tốn nguồn lực tài chính và nhân lực. Đối phó với các thay đổi và điều chỉnh cần thiết. Đảm bảo rằng nguồn lực dự án được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả, bao gồm quản lý thời gian, ngân sách, và các tài nguyên khác cần thiết.
• Giao tiếp và báo cáo: Tạo ra sự giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan. Báo cáo tiến độ và tình hình dự án cho nhóm dự án và các bên liên quan khác.

Giai đoạn 4: Giám sát và Kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Trong giai đoạn này, nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và áp dụng các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết. Việc kiểm soát chất lượng, quản lý rủi ro và điều chỉnh kế hoạch là những hoạt động quan trọng trong giai đoạn này. Dưới đây là các hoạt động quan trọng trong giai đoạn này:

• Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện dự án, so sánh với kế hoạch ban đầu và xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng hạn. Để quản lý tiến độ dự án, nhà quản trị cần sử dụng các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt, lịch trình công việc và các báo cáo tiến độ.
• Quản lý rủi ro: Đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm năng trong quá trình thực hiện dự án. Đưa ra các biện pháp phòng ngừa và ứng phó để giảm thiểu tác động tiêu cực.
• Đảm bảo chất lượng: Kiểm tra và đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo các tiêu chuẩn chất lượng và quy trình đã được đề ra.
• Kiểm soát nguồn lực và ngân sách: Theo dõi việc sử dụng nguồn lực tài chính và nhân lực. Đảm bảo rằng dự án hoạt động trong ngân sách dự kiến và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.

Giai đoạn 5: Đóng (Closing)

Giai đoạn cuối cùng tập trung vào việc đánh giá và tổng kết dự án. Nhà quản lý dự án phải đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đã được đáp ứng, sản phẩm hoàn thành và các bên liên quan đã được thông báo. Ngoài ra, việc xây dựng báo cáo tổng kết và học hỏi từ kinh nghiệm của dự án cũng là phần quan trọng trong giai đoạn này. Dưới đây là các bước quan trọng trong giai đoạn này:

• Đánh giá kết quả dự án: Đánh giá kết quả và hiệu suất của dự án để xác định xem dự án đã đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu đã đề ra hay không.
• Kết thúc dự án: Kết thúc các hoạt động và công việc dự án, bao gồm thanh toán, bàn giao và đóng dấu cuối cùng. Tạo điều kiện cho việc chuyển giao dự án hoặc đánh giá sau dự án.
• Hoàn thành tài liệu dự án: Hoàn thành các tài liệu và báo cáo cuối cùng về dự án để ghi lại các hoạt động và kết quả.
• Chuyển giao hoặc lưu trữ tài sản dự án: Chuyển giao hoặc lưu trữ các tài sản, tài liệu, và thông tin liên quan đến dự án một cách hợp lý.
• Học hỏi và cải tiến: Đưa ra các biện pháp để cải thiện quy trình quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm và bài học từ dự án đã hoàn thành.

Sử dụng phần mềm Quản lý dự án digiiPM để nâng cao chất lượng của dự án

digiiPM là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý…

Tìm hiểu thêm: Top các phần mềm Quản lý dự án tốt nhất năm 

Tính năng của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

• Lập kế hoạch dự án

Phần mềm digiiPM được thiết kế để hỗ trợ thiết kế và quản lý dự án theo cấu trúc WBS điển hình. Kế hoạch dự án gồm các hạng mục và được tách nhỏ hơn thành các hoạt động, giao cho các thành viên cụ thể của dự án phụ trách. Cấu trúc WBS mạch lạch giúp trưởng dự án quản lý các hạng mục và hoạt động của dự án một cách dễ dàng. Ngoài ra, digiiPM cũng cho phép trình bày giao diện hoạt động dự án dưới dạng Kanban để mỗi thành viên dự án dễ dàng theo dõi các hoạt động của dự án theo tiến trình Chưa thực hiện, Đang thực hiện và Đã hoàn thành.

Ngoài kế hoạch hoạt động, tiến độ và nhân sự, kế hoạch về ngân sách của dự án cũng có thể được dự trù để quản lý dự án có đủ thông tin và căn cứ để quản lý dự án.

Kế hoạch dự án sau khi lập, nếu có điều chỉnh sẽ được lưu thành các baseline để giúp đối chiếu các phiên bản khác nhau của kế hoạch dự án.

• Quản lý tiến độ hoạt động dự án

Tình hình tiến độ dự án sẽ luôn được phần mềm digiiPM ghi nhận và báo cáo real-time theo lượt update. Dựa vào những lần cập nhật tiến độ cho từng đầu việc phần mềm có thể cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc đó. Trưởng dự án có thể dựa vào các con số phần trăm để đánh giá mức độ đúng hẹn của dự án. Ngoài ra, dựa trên so sánh giữa ngày bắt đầu và deadline, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo về tình trạng dự án: Chưa triển khai, đang thực hiện, hoàn thành/ trễ hạn. Kết hợp với trọng số của từng dự án, phần mềm kết luận về mức độ rủi ro mà cả team phải đối mặt khi không hoàn thành đúng deadline.

• Quản lý chất lượng và khối lượng của dự án

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cho phép nhập số kế hoạch và kết quả hoàn thành khối lượng công việc theo từng dự án. Trưởng dự án có thể điều chỉnh kế hoạch triển khai so với kế hoạch duyệt ban đầu, lưu kế hoạch điều chỉnh, tạo sự linh hoạt cho những thay đổi cần thiết. Phần mềm cũng tự tổng hợp và tính toán mức độ hoàn thành dự án theo kế hoạch được duyệt và đưa ra kết luận, cảnh báo. 

Phần mềm giúp phân loại và lọc dự án theo các tiêu chí (tiến độ – nguyên nhân chậm, tình trạng, đơn vị/ người phụ trách, thời gian, loại dự án, vấn đề và phương án giải quyết – mức độ nghiêm trọng…). 

• Quản lý nhân sự dự án

Theo nguyên tắc 5W2H, phần mềm cập nhật đơn vị đảm nhận dự án, cá nhân thực hiện công việc. Những đơn vị, cá nhân này cũng sẽ được phân quyền trên hệ thống để cập nhật kết quả công việc. Hơn thế nữa, nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt nhanh số lượng công việc mỗi nhân viên đang đảm nhận. Số lượng và chất lượng dự án/ công việc của mỗi thành viên trong team sẽ được thống kê và báo cáo trên phần mềm. Việc này là rất cần thiết để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tối ưu nguồn nhân lực và hiệu suất công việc.

• Quản lý ngày công của nhân sự trong dự án

Trên cơ sở hoạt động của dự án được phân rã thành các hoạt động nhỏ và phân công cho nhân sự phụ trách hoặc thực hiện cụ thể, có thể thực hiện chấm công cho nhân sự tham gia dự án. Các thành viên dự án sẽ được định nghĩa vai trò ứng với hệ số lương hoặc đơn giá lương theo ngày công (man-day). Từ đó, trên cơ sở ngày công thực tế hiệu quả của nhân sự được chấm trong dự án, có thể tính được tiền lương tham gia dự án của từng thành viên, từ trưởng dự án đến các thành viên chuyên môn. Lương hoặc ngày công dự án có thể so sánh với lương hoặc ngày công kế hoạch để phân tích hiệu quả.

• Quản lý chi phí dự án

Ngoài chi phí nhân công thì các chi phí khác của dự án như vật tư, thuê nhân công bên ngoài cũng cần được quản lý. Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.

• Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM. Trưởng Dự án  hoàn toàn có thể nắm được bức tranh toàn cảnh cũng như từng khía cạnh của dự án. Ngoài ra, các báo có thể xuất file dưới dạng excel, pdf, phục vụ cho công tác tổng kết, đóng dự án.

• Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm

Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… 

Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ngoài ra, các thao tác nhập liệu cũng được tối giản để nhập liệu trực hoặc import theo file mẫu. Tùy vào mức độ quan trọng, người thiết lập có thể chọn các nội dung được hiển thị trên bảng tin. Có thể thiết lập thời gian chạy tự động (bắt đầu, kết thúc), tốc độ chạy bảng tin.

• Bảo mật thông tin với nhiều người dùng

Hệ thống được phân quyền chặt chẽ tối ưu đến từng cá nhân được quyền truy cập. Có nhiều chế độ phân quyền như: nhập dữ liệu, xem, sửa, xóa và duyệt dữ liệu cuối kỳ.

Kết luận

Quy trình quản lý dự án là một yếu tố quyết định trong việc đảm bảo sự thành công của dự án. Từ việc xác định mục tiêu và phạm vi, lập kế hoạch chi tiết, triển khai công việc và kiểm soát tiến độ, cho đến giai đoạn đóng, mỗi giai đoạn đều có vai trò quan trọng trong việc đạt được kết quả tốt nhất cho dự án. Nó tạo ra sự minh bạch, sự hiểu biết và sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm dự án và đảm bảo dự án hoàn thành theo đúng yêu cầu và mục tiêu.

Bằng cách áp dụng quy trình quản lý dự án và sử dụng các phương pháp và công cụ quản lý dự án, bạn có thể điều hành và hoàn thiện dự án của mình một cách hiệu quả. Đừng để dự án của bạn mơ hồ và không tổ chức.