Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm QL nhân sự. Các phần mềm đều sở hữu các tính năng vượt trội, thiết kế tiêu chuẩn khác nhau. Do đó, doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp nhất. Bên cạnh đó, các phần mềm nhân sự có khả năng tích hợp nhiều phân hệ lại càng khiến chúng ta đau đầu khi nghĩ đến viễn cảnh tương lai.
OOC đã lựa chọn ra top 9 phần mềm QL nhân sự được tin dùng nhất trên thị trường. Danh sách này dựa trên tính năng sản phẩm, giao diện thân thiện và ý kiến của người dùng. Do đó, bạn có thể nhanh chóng xác định được những vấn đề về quản lý nhân sự mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Phần mềm QL nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự là giải pháp giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự. Phần mềm nhân sự được thiết kế để giúp nhân viên và nhà quản lý tối ưu hóa được tiềm năng của họ trong công việc và được triển khai bởi các doanh nghiệp ở mọi quy mô để thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên.
Phần mềm nhân sự đôi khi được gọi là hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), quản lý nguồn vốn con người (HCM) hoặc hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). Dù thuật ngữ khác nhau, tất cả đều là hệ thống dùng để quản lý nhân viên hiệu quả.
3 lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm QL nhân sự
Cung cấp thông tin toàn diện và chi tiết cho quản lý
Phần mềm nhân sự cung cấp thông tin chi tiết cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những thời điểm nhất định trong năm, dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy động nguồn lực tuyển dụng phù hợp. Ngoài ra, còn nhiều lợi ích khác mà công ty hưởng lợi từ phần mềm thay vì quản lý bằng hồ sơ giấy,
Tiết kiệm thời gian
Lợi ích của phần mềm khác nhau tùy thuộc loại phần mềm được chọn và đặc điểm công ty. Phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian dành cho các thao tác hành chính thông thường. Thời gian này sẽ được chuyển hướng dành cho các nhiệm vụ sinh lợi hơn hoặc hiệu quả hơn. Phần mềm nhân sự giúp nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý cũng như thực hiện công việc thông qua tự động hóa, hỗ trợ các quy trình quản lý nhân sự bằng việc cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách.
Giảm lỗi nhập liệu
Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thể giảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của công ty với việc tạo hồ sơ điện tử. Ngoài ra, có thể tiết kiệm không gian và chi phí cho giấy, kẹp giấy, và các vật liệu khác.
Ngoài những lợi ích trên phạm vi rộng này, các công ty có thể thấy những lợi ích xuất phát từ từng loại phần mềm hoặc mô-đun cụ thể đã được chọn, như cải tiến kế hoạch kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tập mạnh mẽ.
TOP 9 Phần mềm QL Nhân sự phổ biến, chất lượng nhất hiện nay
+ Thứ 1: Phần mềm nhân sự BambooHR
Phần mềm nhân sự Bamboo HR với bộ tính năng quản lý nhân sự toàn diện, quản trị tiền lương, quản lý hiệu suất và đánh giá hiệu suất. Nền tảng này được trang bị để xử lý tất cả các tác vụ cơ bản của doanh nghiệp. Hiện tại, BambooHR đang phát triển mình ở 3 nghiệp vụ chính của phòng HR, nhưng đã chạm hết các nhu cầu và lợi ích của nhân viên, bao gồm: tuyển dụng và hội nhập tổ chức, lương thưởng và văn hóa doanh nghiệp. Một điểm đặc biệt của phần mềm BambooHR là phần mềm quản lý cả sự hài long và sức khỏe của nhân viên.
Hơn nữa, Bamboo HR đi kèm với các chức năng nâng cao và báo cáo trực quan. Phần mềm nhân sự Bamboo HR có thể mở rộng theo yêu cầu khi doanh nghiệp của bạn phát triển hơn.
BambooHR cung cấp một giả pháp toàn diện cho nhà quản lý trong bối cảnh các doanh nghiệp đang cần công cụ tốt để chuyển đổi số và phát triển doanh nghiệp theo hướng Data-Driven. Ngoài việc quản lý thông tin nhân sự , BambooHR còn có cơ chế giúp nhà quản lý phân tích dữ liệu nhân viên chuyên sâu. Hệ sinh thái cũng được hỗ trợ ứng dụng trên app dụng điện thoại.
+ Thứ 2: Phần mềm QL nhân sự OOC digiiHR
Phần mềm QL Nhân sự digiiHR của OOC là một hệ sinh thái đồng bộ, được thiết kế gồm nhiều phân hệ. Mỗi phân hệ có những sứ mệnh riêng, tập trung vào xử lý từng nghiệp vụ chuyên sâu một cách độc lập nhưng có tính kết nối chặt chẽ trong Quản lý nhân sự.
Trên nền tảng kế thừa kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp của Công ty Tư vấn Quản lý OCD, digiiHR được xây dựng với định hướng trở thành giải pháp chuyên sâu, linh hoạt, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và xử lý đa dạng các vấn đề trong quản lý nhân sự.
digiiHR là công cụ giúp các DN lớn tập trung đi sâu vào giải quyết nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu. Ngoài ra, digiiHR còn là công cụ giúp các DN nhỏ cùng lúc chuẩn hóa được hệ thống quản lý nhân sự của mình. Trên hết, digiiHR mang tính linh hoạt giúp cho DN nói chung tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự trong thời kỳ cạnh tranh cao.
digiiHR dễ dàng tùy biến và tích hợp với các phần mềm khác. Đặc biệt có hệ thống báo cáo nhân sự dày dặn trực quan, hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý, duy trì, tạo động lực, đánh giá và giữ chân nhân tài.
Mỗi phân hệ trong digiiHR đáp ứng một mục tiêu khác nhau nhưng có tính kết nối chặt chẽ và đồng nhất dữ liệu. Kết quả của phân hệ này là đầu vào của phân hệ kia, tạo nên một Phần mềm Nhân sự đồng bộ, hiệu quả và linh hoạt.
digiiHRcore – Quản lý nhân sự nền tảng
digiiHRcore là giải pháp hỗ trợ DN quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết, giúp công tác chấm công, đăng ký và quản lý ca một cách hiệu quả và thuận tiện. Phần mềm hỗ trợ thực hiện các thủ tục nhân sự (HĐLĐ, thanh lý hợp đồng, bổ nhiệm, thuyên chuyển…) một cách chặt chẽ và đồng nhất theo biểu mẫu chuẩn.
Số lượng nhân sự nhiều, dữ liệu đa dạng nên việc cảnh báo theo quy định pháp luật hay cảnh báo đến hạn hợp đồng, sinh nhật, trạng thái thủ tục… hỗ trợ tối đa cho nhà quản lý nhân sự làm hiệu quả nhất nhiệm vụ của mình.
Để đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện trong nhập xuất dữ liệu, đặc biệt với lượng dữ liệu nhân sự lớn, người dùng có thể lựa chọn chuyển dữ liệu lên hệ thống bằng file excel thay vì nhập từng dữ liệu.
digiiHRcore là nền tảng dữ liệu cho các phân hệ khác để thực hiện các nghiệp vụ như đánh giá, tính lương… và là nơi tập hợp đầy đủ nhất toàn bộ dữ liệu của nhân sự để phân tích nhân sự hiệu quả, đa chiều.
Hệ thống báo cáo dashboard của digiiHRcore đơn giản, được thiết kế sát thực với nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp. Nhìn vào hệ thống dashboard nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt nhanh bức tranh nhân sự hiện tại của doanh nghiệp: cơ cấu nhân sự theo độ tuổi, thâm nien , trình độ, bản đồ phân bổ quỹ lương, …
digiiC&B – Quản lý đãi ngộ
Phân hệ quản lý đãi ngộ (tính lương) là một trong những giải pháp vượt trội trong hệ thống digiiHR của OOC với những đặc điểm nổi bật như:
- Cơ chế thiết lập thông tin, dữ liệu, chính sách, công thức tính lương dễ dàng, linh hoạt, phù hợp mọi loại hình DN. Kể cả khi DN áp dụng nhiều cách trả lương khác nhau, người dùng có thể thiết lập nhiều hình thức trả lương linh hoạt như lương sản phẩm, lương kinh doanh, lương dự án, lương KPI…
- Giải pháp ghi nhận công tự động, linh hoạt theo tính chất công việc
- Tự động tính lương hàng tháng theo quy trình chặt chẽ, nhanh chóng (chỉ bằng 01 nút nhấp chuột – khi tích hợp) hoặc vài thao tác nhập excel khi cần
- Hệ thống báo cáo tự động đa dạng, nhiều chiều. Dễ dàng kết nối dữ liệu từ các phần mềm khác.
digiiPortal – Cổng thông tin nhân viên
Là giải pháp hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và DN, nhân viên có thể tự tìm kiếm, tra cứu thông tin/ hồ sơ liên quan, nhận thông báo của DN, phản hồi thông tin với nhà quản lý, dễ dàng đăng ký nghỉ phép, nghỉ ốm, đi sớm về muộn…. DN có thể khảo sát sự hài lòng của nhân viên dễ dàng. Đồng thời, hay truyền đạt thông tin nhanh chóng tới toàn thể nhân sự hoặc từng cá nhân. Đây là một công cụ hữu hiệu trong việc nâng cao trải nghiệm nhân viên nhân viên cũng như hiệu quả quản lý.
Đặc biệt, phần mềm QL nhân sự digiiHR được cộng hưởng bởi các phần mềm/phân hệ quản lý chuyên sâu về KPI, quản lý năng lực hay quản lý tài năng. Phần mềm KPI digiiTeamW hiện nay là phần mềm số 1 Việt nam về quản lý và triển khai KPI, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớp với số lượng chỉ tiêu lên đến hàng trăm ngàn / năm. digiiCAT – Phần mềm đánh giá năng lực theo phương pháp Khung năng lực tốt nhất hiện nay. Bên cạnh đó, phần mềm digiiTalent là phần mềm duy nhất tại thị trường Việt nam về quản lý tài năng nhân viên – thông qua phân tích kết quả đánh giá năng lực và hiệu suất theo mô hình 9 hộp của McKinsey.
Một số phân hệ khác bao gồm:
- digiiTeamW – Phần mềm quản lý công việc – KPI
- digiiCAT – Quản lý năng lực
- digiiTalent – Quản lý tài năng
+ Thứ 3: Phần mềm QL nhân sự tiền lương Amis
Phần mềm quản lý nhân sự Amis.vn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản trị nhân sự. Đó là hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương,…. Cụ thể như:
- Giúp lãnh đạo biết số lượng, tình hình biến động ở từng bộ phận để có giải pháp ổn định nhân sự.
- Cung cấp báo cáo quản trị, biểu đồ thống kê nhân sự, tình hình biến động nhân sự
- Hỗ trợ đăng bản tin tuyển dụng.
- Theo dõi và tính chi tiết, chính xác các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập
- Tích hợp máy chấm công giúp cán bộ nhân sự tiết kiệm công sức, thời gian
- Tra cứu hồ sơ nhân viên mọi lúc mọi nơi
- Dễ dàng nắm bắt quá trình công tác, kết quả đánh giá, khen thưởng. Từ đó, DN quyết định quy hoạch hay bổ nhiệm cán bộ phù hợp, khách quan….
Phần mềm nhân sự Amis.vn online có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi. Nhà quản lý có thể xem và duyệt thông tin trên phần mềm khi đi công tác.
Tính năng nổi bật:
- Tự động đăng tin tuyển dụng, tổng hợp công, tính lương và lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên.
- Phần mềm quản lý nhân sự liên thông dữ liệu giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian nhập liệu, tăng hiệu quả công việc.
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trên mọi thiết bị, tiện lợi làm việc từ xa.
- Ứng dụng AI, Máy học giúp scan, gợi ý và nhập liệu hồ sơ ứng viên; Trợ lý ảo báo cáo tình hình nhân sự.
+ Thứ 4: Phần mềm QL nhân sự Zoho People
Zoho People là nền tảng nhân sự đơn giản giúp người dùng quản lý các hoạt động của nhân viên. Các hoạt động đó bao gồm hồ sơ, chấm công và nghỉ phép. Với phần mềm nhân sự Zoho, bạn có thể hoàn thành các tác vụ nhân sự nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả. Nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần thông qua cổng thông tin nhân viên. Zoho People đơn giản hóa các hoạt động quản lý thời gian như theo dõi vắng mặt, ngày lễ, thời gian và chấm công.
Với phương châm “Cách mạng hóa cách bạn làm việc với Zoho People” Zoho mang lại bộ giải pháp với những tính năng nổi bật như:
- Tập trung dữ liệu toàn cầu: Trực quan hóa một cách liền mạch dữ liệu nhân viên ngay cả khi công ty có nhân viên làm việc trên toàn cầu.
- Tùy chỉnh quy trình công việc: Tự động hóa công việc thường nhật và gây mệt mỏi với quy trình nhân sự có thể tùy chỉnh.
- Trải nghiệm dịch vụ nhân sự tốt nhất: Cho phép nhân viên liên hệ với Bộ phận nhân sự trong tích tắc và cung cấp cho họ khả năng tự phục vụ và cộng tác liền mạch.
- Trực quan hóa dữ liệu: Xâu chuỗi các mẩu thông tin, nhận tất cả các số liệu thống kê và lên kế hoạch với báo cáo chuyên sâu.
+ Thứ 5: Phần mềm nhân sự Simple HRM
Phần mềm nhân sự Simple HRM là giải pháp dành cho cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm phiên bản miễn phí và trả phí.
Phần mềm nhân sự Simple HRM có thể xử lý các thao tác như nghỉ phép, quản lý chi phí, báo cáo công việc của nhân viên. Simple HRM đáp ứng tốt nhu cầu quản lý cơ bản nhưng hữu ích. Đúng như cái tên, Simple HRM cung cấp một giải pháp quản lý đơn giản, không giấy tờ và một cơ sở dữ liệu ngăn nắp có tổ chức.
+ Thứ 6: Phần mềm QL nhân sự SmartRecruiters
SmartRecruiters – một nền tảng nhân sự cấp doanh nghiệp được thiết kế để quản lý tuyển dụng. Phần mềm nhân sự SmartRecruiters được biết đến với tính năng hỗ trợ tuyển dụng bởi AI. Quy trình tuyển dụng dựa trên dữ liệu đã thu thập được của trợ lý ảo.
Hơn nữa, phần mềm nhân sự SmartRecruiters được trang bị để thực hiện tuyển dụng từ đầu đến cuối. SmartRecruiters có các công cụ tự động hóa quy trình làm việc, được tùy biến theo nhu cầu từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. SmartRecruiters cũng cung cấp phiên bản mobile cho các thiết bị Android và iOS. Từ đó, nhà quản lý có thể quản lý quy trình tuyển dụng của mình thuận tiện hơn.
Sử dụng SmartRecruiters, việc tuyển dụng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng. Giao diện phần mềm cho phép nhân viên có cái nhìn rõ ràng, chi tiết về các KPI quan trọng liên quan đến tuyển dụng. Ngoài ra, SmartRecruiters có liên kết rất rộng rãi với hơn 350 ứng dụng tích hợp. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng phạm vi của phần mềm theo nhu cầu.
Tuy nhiên, SmartRecruiters mới đang tập trung chủ yếu vào nhưng bước đầu trong quy trình quản lý hành trình của nhân sự là tuyển dụng và hội nhập doanh nghiệp (onboard), chưa phát triển toàn diện để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin, lương thưởng và hiệu suất của nhân sự.
+ Thứ 7: Phần mềm nhân sự VnResource
VnResource là một phần mềm nhân sự đáp ứng được các yêu cầu cơ bản cần có. Hệ sinh thái của VnResource đã phát triển đến 7 phân hệ bao phủ 7 nghiệp vụ phòng nhân sự: Kế hoạch nhân sự tuyển dụng, Thông tin nhân sự, Sơ đồ tổ chức, Quản lý chấn công, tính lương phụ cấp, Quản lý đào tạo, quản lý đánh giá, Portal, báo cáo động. Phần mềm có thể xây dựng hệ thống chức danh, chương trình đào tạo, đánh giá tiêu chuẩn và xây dựng nguồn lực doanh nghiệp. Vnresource có khả năng đồng bộ hệ thống quản lý nhiều chi nhánh và văn phòng.
Các điểm mạnh nổi bật của VnResource:
- Hơn 15 năm kinh nghiêm triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho các tập đoàn hàng đầu Việt Nam.
- Tự động hóa và tin học hóa công tác quản lý
- Có tệp khách hàng rộng lớn trải dài ở nhiều lĩnh vực
+ Thứ 8: Phần mềm nhân sự Fast HRM
Fast HRM là phần mềm nhân sự cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý nhân viên toàn diện. Phần mềm nhân sự Fast HRM quản lý thông tin nhân sự, chấm công, tính tiền lương, đánh giá nhân viên. Fast HRM tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác. Phần mềm nhân sự Fast HRM hoạt động online, cho phép quản lý trên nhiều thiết bị ở bất cứ đâu.
Hệ sinh thái Fast HRM bao gồm 7 phân hệ: Quản lý Nhân sự, Quản lý Tuyển dụng, Quản lý Đào tạo, Quản lý Đánh giá, Quản lý Chấm công, Quản lý Tính lương, Quản lý Bảo hiểm, Quản lý Thuế TNCN hỗ trợ quản lý chuyên sâu. Các phẩn hệ đã được phát triển tương đối đầy đủ để đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản của phòng Nhân sự. Đặc biệt với 2 phân hệ Thuế và Bảo hiểm, công việc của nhân viên nhân sự giảm thiểu đáng kể sai sót và thất thoát cho doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo quyền lợi của nhân viên
+ Thứ 9: Phần mềm nhân sự DESKERA
DESKERA là một phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí. Ngoài ra người dùng có thể sử dụng phiên bản Saas với 75$/tháng để trải nghiệm full tính năng mà phần mềm cung cấp.
Ngoài cung cấp hệ sinh thái HRM với các module và phân hệ, DESKERA còn hỗ trợ kế hoạch doanh nghiệp số của nhà quản lý khi đồng thời cung cấp giải pháp CRM và ERP. Đây được xem là một điểm mới lạ của DESKERA khi có thể coi đây là một giải pháp all-in-one.
Deskera phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn với nhiều tính năng như bảng chấm công, tuyển dụng, báo cáo thời gian…. đáp ứng hầu hết yêu cầu của các doanh nghiệp.
Ưu điểm của phần mềm nhân sự DESKERA là giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Phần mềm hỗ trợ quản lý nhân viên, tích hợp các mẫu hợp đồng, quyết định tuyển dụng, khen thưởng kỷ luật… Phần mềm nhân sự DESKERA còn hỗ trợ thống kê báo cáo dạng biểu đồ minh họa trực quan.
5 Tiêu chí cần đáp ứng của một phần mềm quản lý nhân sự
1. Phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
Để chọn một ‘trợ lý” lý tưởng, phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tùy vào mỗi bối cảnh doanh nghiệp, loại ngành nghề mà mỗi công ty lại có một văn hóa quản lý và nhu cầu nắm bắt riêng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ bản thân để có thể chọn ra trợ thủ đắc lực nhất
Tuy nhiên, về cơ bản phần mềm quản lý nhân sự cần đảm bảo thực hiện đơn giản các thao tác nghiệp vụ như:
- Nhập, chỉnh sửa, lưu trữ thông tin nhân sự: Thông tin cá nhân, thân nhân, trình độ học vấn,..
- Thông báo về các hợp đồng, quyết định nhân sự cần xử lý, bảo đảm nhân viên phòng nhân sự có thể gia hạn, thanh lý hợp đồng.
- Ghi nhận lịch sử phát triển của nhân viên trong tổ chức: số lần tăng lương, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kiêm nhiệm
- Tích hợp bảng chấm công đối với từng cá nhân theo tháng, cập nhật nhanh chóng số lượng nghỉ phép của nhân viên.
- Quản lý quỹ ngày phép hiệu quả đảm bảo lợi ích của người lao động cũng như doanh nghiệp, cũng như kế hoạch làm việc trong ngày/ trong tuần của doanh nghiệp.
- Hệ thống báo cáo dashboard được thiết kế sát thực với nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp. Nhìn vào hệ thống dashboard nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt nhanh bức tranh nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.
2. Thân thiện dễ sử dụng
Phần mềm quản lý hồ sơ chỉ được coi là trợ lý toàn năng của nhân sự khi nó có cơ chế nhập liệu dễ dàng với giao diện thân thiện. Do tính chất công việc quản lý hồ sơ với nhiều trường thông tin nên các thao tác nhập liệu cũng là việc mất thời gian và công sức. Tuy nhiên, phần mềm quản lý thông tin lý tưởng cần tính đến những trải nghiệm không cần thiết mà người sử dụng có thể gặp phải để tối ưu phần mềm. Các thao tác có được thể giảm đáng kể nếu phần mềm có chế độ default phù hợp hoặc cơ chế gợi ý, gợi ý nhanh.
Ngoài ra, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thân thiện cần có cơ chế nhập liệu số lớn cho phép import dữ liệu từ file excel. Điều này là đặc biệt cần thiết với những doanh nghiệp đang quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự bằng file excel. Cơ chế này đảm bảo nhân viên nhân sự không cần tốn công nhập dữ liệu cũ và có thể sao lưu trực tiếp lên phần mềm với vài thao tác. Hơn thế nữa, phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần có cơ chế xuất báo cáo dưới nhiều dạng .excel .pdf để hỗ trợ nhân viên lập mẫu báo cáo nhanh.
3. Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu
Thông tin là một phần tài sản quan trọng của doanh nghiệp nên chia sẻ trên phần mềm quản lý hồ sơ chỉ được chia sẻ với những người có liên quan. Do tính bảo mật cao, phần mềm cần có cơ chế phân quyền rõ ràng đảm bảo đúng người được truy cập vào đúng vùng dữ liệu họ được cho phép.
Khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ trên nền tảng cloud, doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín và đối tác cung cấp cloud của họ đáng tin cậy. Đây là 2 bảo chứng minh chứng mức độ bảo mật thông tin an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp.
4. Quản lý dữ liệu tập trung
Không chỉ đơn thuần là quản lý hồ sơ giấy tờ, phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần được tận dụng để biến thành công cụ hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định. Vậy nên, đây cần được xem như một phần mềm hỗ trợ số hóa, quản lý thông tin tập trung trên một nền tảng. Việc hỗ trợ quản lý thông tin tập trung đảm bảo khả năng tìm kiếm dễ dàng, và nhu cầu nắm bắt tình hình nhân sự nhanh chóng.
Ngoài ra, quản lý tập trung hồ sơ nhân sự sẽ là cơ sở để liên kết dễ dàng với các phần mềm tính lương, đánh giá năng lực, đánh giá KPI giúp khái quát hóa bức tranh nhân sự. Đúng với phương châm phát triển nhân sự, phòng HR cần nắm bắt cơ cấu nhân sự hiện tại để có thể lập kế hoạch tuyển dụng, chiêu mộ cũng như giữ chân nhân tài.
5. Giúp đánh giá được nguồn nhân lực, lập kế hoạch nhân sự
Phần mềm quản lý thông tin nhân sự vừa là nơi lưu trữ dữ liệu nhân sự từ thông tin cá nhân, trình độ, năm kinh nghiệm, … đến lịch sử lương, thăng tiến, kết quả đánh giá năng lực. Mà nó còn là dữ liệu đầu vào để đánh giá quy mô, cơ cấu nhân sự và sức khỏe doanh nghiệp về mặt nguồn nhân lực nói riêng.
Các kịch bản dự đoán và những kế hoạch phát triển sẽ là thành quả được kết luận dựa trên các con số, dữ liệu từ phần mềm quản lý thông tin. Vậy nên hãy chắc rằng phần mềm quản lý thông tin nhân sự doanh nghiệp bạn đang hướng đến cho phép kết nối dữ liệu với các phần mềm nghiệp vụ nhân sự khác. Cổng API sẽ là một yếu tố cần thiết để các dữ liệu liên kết với nhau đảm bảo nhà quản lý có cái nhìn tổng quát.
Tại sao nên triển khai phần mềm QL nhân sự digiiHR
Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR là sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Dưới nền tảng gần 20 năm tư vấn quản lý của OCD, OOC là đơn vị cung.cấp giải pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp, tối ưu. Phần mềm nhân sự digiiHR được thiết kế hợp nhất và chuyên sâu. Phần mềm nhân sự digiiHR giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh.nghiệp chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh.
Trên đây là top 10 các phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm nhân sự) phổ biến hiện nay. Mỗi phần mềm nhân sự đều mang tới những tính năng và hiệu quả riêng. Lựa chọn đúng phần mềm nhân sự, DN sẽ cài thiện đáng kể công tác quản lý nhân sự. Qua đó góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Ai là người sử dụng phần mềm nhân sự
- Cán bộ quản lý nhân sự: Quản lý thông tin chung về nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự cũng như quá trình làm việc, kết quả công việc, lương, thưởng, chế độ của nhân viên toàn doanh nghiệp
- Quản lý trực tiếp: Quản lý trực tiếp sử dụng phần mềm nhân sự để quản lý quá trình làm của nhân viên: giao việc hoặc chỉ tiêu, quản lý, theo dõi quá trình thực hiện công việc, chấm công, quản lý nghỉ phép của nhân viên; Đánh giá năng lực và kết quả làm việc của nhân viên
- Ban điều hành: Sử dụng phần mềm nhân sự để theo dõi tổng thể các vấn đề về nhân sự, tiền lương, quỹ lương cũng như hiệu suất chung của các bộ phận và nhân viên thông qua hệ thống báo cáo. Ban điều hành cũng tham gia quá trình đánh giá nhân sự cấp cao
- Nhân viên: Tiếp nhận các thông báo từ công ty. Theo dõi các thông tin hàng tháng của cá nhân như lương, thưởng, KPI của bản thân. Đề đạt nguyện vọng, ý kiến đến nhà quản lý. Cũng như tự cập nhật những thay đổi về thông tin cá nhân hay đăng ký nghỉ phép.
Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn phần mềm QL nhân sự
1. Không xác định được nhu cầu
Phần lớn các doanh nghiệp thường vội vàng đưa ra lựa chọn phần mềm mà không xác định trước nhu cầu của mình. Bạn nên lập danh sách toàn bộ những nhu cầu kinh doanh và xác định tính năng cần thiết trong hệ thống để giải quyết nhu cầu này.
Bên cạnh đó, ban giám đốc cũng cần phải xác định lý do tại sao doanh nghiệp cần phần mềm nhân sự và những khó khăn mà nó có thể hỗ trợ giải quyết cho tổ chức của bạn.
2. Không sơ tuyển nhà cung cấp
Khi bạn đã xác định được nhu cầu của mình và bạn có một danh sách nhà cung cấp để xem xét, bạn cần tiến hành sơ tuyển các nhà cung cấp. Một số nhà cung cấp nếu không đáp ứng tất cả dịch vụ cần thiết, giải quyết nhu cầu của bạn thì có thể loại bỏ khỏi danh sách lựa chọn.
Trong lần trao đổi thông tin đầu tiên với nhà cung cấp, bạn hãy thông báo cho họ danh sách những yêu cầu của bạn. Nếu sản phẩm của họ không đáp ứng được hoặc ngân sách của bạn không đủ để chi trả thì không cần tổ chức buổi demo. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
3. Không xem xét nhiều nhà cung cấp
Bạn nên xem xét ít nhất từ sáu đến chín nhà cung cấp. Sau khi tiến hành sơ tuyển và xem xét các phần mềm, danh sách sẽ được thu hẹp còn khoảng hai đến ba sản phẩm đáp ứng yêu cầu. Việc xem xét nhiều hệ thống phần mềm khác nhau sẽ giúp bạn có hiểu biết hơn về khả năng của từng sản phẩm, và xác định xem đâu là lựa chọn phù hợp.
Nếu phần mềm xử lý lỗi, xuất dữ liệu kém chất lượng sẽ gây rất nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Dữ liệu lỗi dẫn đến quyết định sai lệch, doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, làm tổn hại đến uy tín thương hiệu và ảnh hưởng đến sự hài lòng, doanh thu từ khách hàng.
4. Bỏ qua bức tranh toàn cảnh trong tương lai
Nếu bạn chỉ tập trung vào các yêu cầu hiện tại mà không chú ý đến các nhu cầu trong tương lai, nó có thể làm giảm đáng kể tuổi thọ của giải pháp phần mềm. Một phần mềm nhân sự không có khả năng mở rộng sẽ không thể đáp ứng nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp và có nguy cơ thất bại nhanh chóng. Nếu bạn chọn một giải pháp tập trung vào tăng trưởng và phát triển trong tương lai, đó sẽ là một khoản đầu tư cực thành công.
Điều quan trọng là làm việc rõ với tất cả các bên liên quan, xác định các yêu cầu kinh doanh để đảm bảo quy trình và mục tiêu chiến lược của họ phù hợp với phần mềm quản trị nhân lực. Tránh tích hợp các quy trình kém vào phần mềm, bạn cần tối ưu toàn bộ chúng. Việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các quy trình không hiệu quả làm tốn một lượng tài nguyên đáng kể.
Tham khảo
Top 10 phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến và được tin dùng nhất
Triển khai phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Mục đích quản trị nguồn nhân lực
6 yếu tố cho thấy một phần mềm nhân sự chất lượng
Phần mềm quản lý dự án digiiPM – lợi ích và tính năng vượt trội
