Phần mềm quản lý công việc là một công cụ không thể thiếu trong một doanh nghiệp hiện đại. Công nghệ số giúp cho việc giao việc, theo dõi, giám sát, đánh giá nhân viên trở nên dễ dàng với một phần mềm quản lý. Vậy quản lý công việc là gì? Đâu là những phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp?
Quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc là xử lý các nhiệm vụ từ khi tạo đến khi hoàn thành, gồm một số bước.
- Tạo nhiệm vụ, công việc. Biến các mục tiêu của bạn thành các nhiệm vụ có thể thực hiện. Thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ; ước tính thời gian; các yếu tố phụ thuộc; trạng thái thực hiện nhiệm vụ, v.v.
- Sắp xếp và ưu tiên. Xem xét tất cả yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadline của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự ưu tiên của các công việc
- Giám sát và cập nhật quá trình thực hiện các công việc. Quá trình quản lý công việc thực sự bắt đầu sau khi bạn tạo ra một tác vụ. Sau đó bạn cần theo dõi và kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ được thực hiện.
Đối với các doanh nghiệp, quản lý công việc không chỉ rất quan trọng mà còn được sử dụng rất nhiều trong cuộc sống. Bạn chuẩn bị đi du lịch xa? Khi đó một danh sách việc cần làm sẽ rất hữu ích để đảm bảo bạn không bỏ sót.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc?
Trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay, để bước vào cuộc chơi cạnh tranh, các doanh nghiệp cần phải thích nghi và áp dụng công nghệ vào quản lý và vận hành công việc. Và phần mềm quản lý công việc là công cụ hữu ích giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quá trình quản lý công việc.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp cho việc tổ chức các công việc trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu thời gian họp hành, báo cáo và thảo luận, đồng thời cũng giúp nhóm làm việc được hoạt động hiệu quả hơn bởi mỗi thành viên trong nhóm đều nắm rõ chi tiết công việc của mình và mục tiêu chung của nhóm.
Phần mềm quản lý công việc còn giúp cho công việc được truy cập mọi lúc mọi nơi, không giới hạn bởi không gian làm việc để giải quyết các công việc cần thực hiện trong thời gian ngắn nhất. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần làm và phân bổ chúng cho từng thành viên trong nhóm cũng trở nên dễ dàng và đơn giản hơn. Tất cả các yêu cầu này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình quản lý công việc
Hơn nữa, sử dụng phần mềm quản lý công việc cũng giúp tránh những sai sót và thất thoát thông tin không đáng có trong quá trình quản lý công việc, đảm bảo rằng mọi công việc sẽ được hoàn thành đúng thời hạn và đúng chất lượng
Các tiêu chí của một phần mềm quản lý công việc tốt
Một phần mềm tốt cần phải đáp ứng đủ các tiêu chí:
- Giao diện thân thiện: dễ sử dụng với cả quản lý và nhân viên là yếu tố then chốt. Thực chất, đã có nhiều phần mềm bị doanh nghiệp “quay lưng” quá khó sử dụng. Vì thế, một phần mềm có giao diện đẹp mắt nhưng đơn giản là một điểm cộng rất lớn.
- Cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Vì vậy, phần mềm quản lý công việc cần các tính năng cộng tác cần thiết: Tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
- Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Sử dụng phần mềm giúp nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc và workflow dự án. Đồng thời, một phần mềm tốt cần thuận tiện cho việc theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực.
- Báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của nhân viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết. Qua đó, phần mềm có thể giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.
Xem thêm: Quy trình quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp
Công cụ tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc
Danh sách những việc cần làm (Simple to-do list)
Mỗi quy trình quản lý công việc đều bắt đầu với một danh sách việc cần làm.
Tất cả bạn cần là một tờ giấy hoặc một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do lis app) được tích hợp trong phần mềm quản lý công việc. Bước đầu, bạn cần xác định các mục tiêu rõ ràng. Biến chúng thành kế hoạch thực tế (actions plan). Sau đó, viết danh sách công việc theo thứ tự cần hoàn thành. Bạn thậm chí có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Vì vậy bạn có thể làm cho tiến trình thực hiện dự án rõ ràng hơn nhiều.
Tiêu chí cho một to-do list phù hợp là ngắn gọn. Một danh sách việc dài vô tận sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và chán nản.
Note
Để tránh làm danh sách việc của bạn quá dài, hãy giới hạn các đầu việc dưới 20 công việc. Điều đó giúp duy trì sự tập trung và dành ưu tiên. Thời gian cho những công việc quan trọng nhất mang lại giá trị cho mục tiêu chung. Hãy tập trung để hoàn thành công việc trước deadline. Đừng lảng tránh và trì hoãn những công việc khó khăn. Cố gắng mỗi ngày hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn trong to-do list của bạn.
Hoàn thành các nhiệm vụ từ to-do list cũng đơn giản như việc tạo ra chúng vậy. Hoàn thành công việc và đánh dấu ngay lúc đó. Điều này giúp bạn có động lực và không mất thời gian nhớ lại.
Danh sách nhiệm vụ chi tiết
To-do lists có thể đáp ứng được để quản lý công việc cho cá nhân hoặc dự án đơn giản. Tuy nhiên, nếu ở cấp độ nhóm đông, dự án lớn, bạn nên dùng danh sách nhiệm vụ chi tiết.
Danh sách nhiệm vụ chi tiết sẽ nhiều chi tiết hơn so với to-do lists dù cấu trúc như nhau. Những chi tiết này giúp việc thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn. Các nội dung chi tiết trong phần mềm quản lý giao việc bao gồm người phụ trách, deadline, thứ tự ưu tiên,thời gian, chi phí ước tính, mô tả nhiệm vụ, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa.
Khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc, bạn có thể chia nhỏ dự án. Dự án chia thành nhiều nhiệm vụ theo giai đoạn dự án hoặc theo từng nhóm chịu trách nhiệm
Ngoài ra bạn cần lưu ý mức độ chi tiết (ngày nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, chi phí ước tính, v.v.). Nhờ vậy khi phân giao sẽ cụ thể và rõ ràng hơn.
Nhiệm vụ con
Nhiều list công việc của bạn chứa nhiều bước hoặc quá phức tạp để gọi chúng là một nhiệm vụ.
Ví dụ: Bạn cần phải viết một bài viết mới trên blog cho website của bạn. Bạn mô tả công việc thế nào khi viết tên nhiệm vụ vào phần mềm quản lý công việc? Chỉ đơn giản là: “Viết bài”? Bạn sẽ cần phải thực hiện một nghiên cứu từ khóa. Rà soát lại các bài viết của đối thủ cạnh tranh. Đưa ra một phác thảo, có thể tạo ra một vài hình ảnh ngay trước khi bạn đến phần viết.
Vì vậy, nếu bạn muốn mô tả chi tiết hơn cho nhiệm vụ lớn, hãy chia nhiệm vụ lớn thành các công việc con (subtasks). Khi sử dụng phần mềm Quản lý giao việc, bạn có thể chỉ định mỗi nhiệm vụ con (subtasks) cho một thành viên trong nhóm. Điều đó đảm bảo mọi công việc đều có người phụ trách và sẽ được hoàn thành đúng hạn.
Nhiệm vụ định kỳ
Nhiệm vụ định kỳ là những công việc mà bạn phải thực hiện vào một thời điểm cụ thể trong ngày, tuần, tháng hay năm. VD: gửi hóa đơn hàng tháng, viết báo cáo định kỳ, tham dự các cuộc họp, hay cập nhật trạng thái hàng ngày.
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, những nhiệm vụ định kỳ được tạo tự động khi được đánh dấu là hoàn chỉnh, dựa trên mẫu bạn đã thiết lập ngay từ đầu. Các nhiệm vụ định kỳ phụ thuộc tần số do bạn thiết lập.
Chẳng hạn, nếu hàng tháng bạn phải gửi một bản tin. Bạn chỉ cần cài đặt trên phần mềm quản lý công việc của mình để nhắc bạn về nhiệm vụ này vào ngày đầu tiên của mỗi tháng. Hoặc đặt thông báo ngày đến hạn một hoặc hai ngày trước deadline. Bạn sẽ luôn có đủ thời gian để chuẩn bị cho công việc.
(TIP: Nếu phần mềm quản lý giao việc bạn đang sử dụng không có tính năng này. Hãy tạo một dự án riêng cho tất cả các nhiệm vụ định kỳ. Để chúng ở trang thái không hoàn thành. Thay đổi ngày đến hạn của bạn một lần nữa. Đặt thông báo định kỳ để bạn không quên những nhiệm vụ định kỳ này).
Xem thêm: 7 cách quản lý công việc đạt hiệu quả cao
Những phương pháp giúp bạn giao việc và quản lý dễ dàng và khoa học hơn
To-do lists, danh sách nhiệm vụ (task-list) phức tạp, nhiệm vụ con (subtasks) và nhiệm vụ định kỳ đều cần tổ chức và sắp xếp theo một trình tự khoa học, hợp lý mà vẫn tiện lợi cho người dùng.
Dưới đây là một số phương pháp khoa học dể bạn có thể dễ dàng quản lý công việc khi sử dụng phần mềm giao việc từ lúc tạo ra công việc cho đến khi hoàn thành.
Kanban
Kanban là một công cụ quản lý dự án cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và quy trình công việc liên quan đến cá nhân hoặc dự án. Một bảng Kanban (hoặc bảng tiến độ) chia một dự án thành các giai đoạn, làm nổi bật các nút thắt tiềm năng cho từng giai đoạn của dự án của bạn.
Để sử dụng phương pháp bảng Kanban, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý quản lý công việc có tích hợp phương pháp Kaban, hoặc bảng tính trên máy tính hoặc chỉ đơn giản là một tấm bảng trắng
Cấu trúc điển hình của bảng Kaban bao gồm:
- Board: Nơi mà bạn viết tất cả các nhiệm vụ, công việc cần hoàn thành và quản lý trong suốt vòng đời dự án
- Danh sách (hoặc cột): thể hiện giai đoạn dự án mà qua đó thẻ (card) có thể vượt qua
- Thẻ (Cards): thể hiện một nhiệm vụ hoặc ý tưởng liên quan đến dự án
Thông thường, trước tiên mỗi nhiệm vụ hoặc công việc được thêm vào một phần gọi là Backlog (một danh sách chứa tất cả các tác vụ chưa hoàn thành những cần phải được xử lý sớm). Khi mỗi nhiệm vụ được hoàn thành bạn sẽ di chuyển từ từ cột ngày sang cột khác.
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một kỹ thuật bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch công việc và theo dõi lịch trình dự án của bạn theo ngân sách. Nói ngắn gọn, biểu đồ trực quan này cho bạn biết những gì cần phải được thực hiện và khi nào.
Nó rất lý tưởng nếu bạn làm việc với một dự án phải đối mặt với những thay đổi thường xuyên, cho phép bạn ngay lập tức thực hiện các điều chỉnh khi đang trong quá trình thực hiện dự án.
Khá nhiều phần mềm quản lý công việc áp dụng phương pháp biểu đồ Grantt, biểu đồ sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo thời gian cho phép bạn xem thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc phụ thuộc giữa chúng. Biểu đồ Gantt cũng hiển thị: ai là người phụ trách công việc và họ phải mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Phần mềm quản lý công việc là công cụ giúp doanh nghiệp giao việc, theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện. Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc và dự án hiệu quả – điều mà mọi DN hướng tới. Làm thế nào để giao việc chuyên nghiệp và hiệu quả? Hãy tham khảo danh sách top 5 phần mềm quản lý công việc thông minh và tốt nhất hiện nay. Đây là những công cụ sẽ giúp doanh nghiệp giao việc và quản lý hiệu quả.
Top 5 phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp
1. Phần mềm quản lý công việc và cộng tác digiiTeamW
digiiTeamW là phần mềm quản lý công việc và cộng tác All-in-one , giúp DN triển khai OKR, KPI, Tasks, Dự án trên cùng một nền tảng duy nhất.
Tìm hiểu thêm: digiiTeamW – Phần mềm quản lý công việc all in one
Đây là một điểm vượt trội của digiiTeamW so với các phần mềm OKR, KPI, hoặc quản lý công việc đơn lẻ. DN có thể tiết kiệm chi phí cho nhiều các phân hệ đơn lẻ. Với phần mềm digiiTeamW, nhà quản lý dễ dàng và linh hoạt triển khai các phương thức quản lý KPI, OKR hay giao việc. Tuy là công cụ đa năng nhưng digiiTeamW lại thực sự là một phần mềm KPI – OKR chuyên sâu được thiết kế bởi các chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp – đã tư vấn hệ thống KPI-OKR cho hàng trăm doanh nghiệp.
Phần mềm digiiTeamW có gì đặc biệt?
- Hỗ trợ người quản lý tạo đầu việc, giao việc chi tiết đến từng cá nhân.
- Giao việc linh hoạt theo cơ cấu tổ chức, hoặc tạo nhóm làm việc mới
- Giao việc với các yêu cầu đầu ra và thời hạn rõ ràng
- Tạo chỉ tiêu KPI với định dạng phong phú như dạng số, dạng %, ngày tháng hay kết hợp
- Kết nối KPI với quản lý công việc cá nhân
- Nhập liệu đơn giản: trực tiếp, upload file hoặc tích hợp
- Đánh giá dễ dàng chỉ bằng 1-2 động tác
- Áp dụng Kanban trong quản lý công việc
- Duyệt số liệu linh hoạt, kết hợp cập nhật tự động và sự can thiệp của nhà quản lý
- Trao đổi, thảo luận về từng mục tiêu, đầu việc, nâng cao hiệu quả giao tiếp.
- Báo cáo tự động, trực quan và đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý
- All-on-one – phù hợp triển khai kết hợp cả KPI, OKR, dự án hay giao việc
Tìm hiểu thêm: Quản lý công việc thời Covid. Mùa này còn giống mùa xưa?
2. Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, được phát triển bởi nước ngoài và vận hành theo phương pháp Kanban. Nó có thể nhận biết tiến trình của dự án đang ở mức độ nào. Liệt kê rõ ràng nhiệm vụ của các thành viên và thời hạn hoàn thành của công việc. Đây là một phần mềm có giao diện dễ sử dụng, không giới hạn số lượng người tham gia. Dù là quản lý công việc cá nhân hay một dự án lớn thì Trello là trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý 4.0.
Phần mềm Trello có những ưu điểm chủ yếu như:
- Dễ sử dụng: Với việc hiển thị dạng thẻ, giao diện của trello rất dễ sử dụng, nhìn qua không bị rối mắt, phức tạp và các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản. Người sử dụng sẽ không bị bỏ sót, nhầm lẫn công việc. Thời hạn công việc cũng luôn được kiểm soát trong tầm tay.
- Theo dõi trực quan: Được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý kanban, các công việc được phân ra theo dạng danh sách các việc cần làm. Bảng hiển thị giúp nhà quản lý nắm bắt được ngay tiến độ dự án, công việc.
- Đánh giá hiệu suất làm việc chính xác: Với việc hiển thị một cách trực quan kết quả làm việc cũng như tiến độ hoàn thành, nhà quản lý qua đó ghi nhận cố gắng cũng như đánh giá được chất lượng làm việc của nhân viên.
3. Phần mềm quản lý công việc SmartWorker
Đây là một phần mềm tối ưu, chuyên biệt cho giao việc, quản lý nhân viên thi công, lắp đặt, bảo trì công trình. SmartWorker mang chất lượng quốc tế nhưng chi phí cạnh tranh. SmartWorker đã được ra đời với đầy đủ các ưu điểm của Trello nhưng được phát triển thêm các tính năng “đo ni đóng giày” cho DN thi công lắp đặt bảo trì công trình.
Tìm hiểu thêm: Xu hướng làm việc tại nhà và cách thức quản lý hiệu quả trong tương lai
Phần mềm Quản lý công việc SmartWorker có những ưu điểm như:
- Lên lịch bảo trì và tự động nhắc nhở lịch bảo trì: Với lịch bảo trì sửa chữa dày đặc, có thể là thường niên, hàng tháng, hàng tuần hoặc đột xuất, làm thế nào để không bị quên hoặc thiếu sót? Tính năng này của SmartWorker nhằm giải quyết bài toán nêu trên.
- Giám sát được vị trí, thời gian làm việc tại công trình của đội ngũ nhân viên:Với đặc thù làm việc liên tục ngoài công trình, các công trình trải rộng khắp nơi, làm thế nào để biết chính xác nhân viên nào đang làm việc tại đâu? Họ có thực sự đang làm việc? Nhân viên nào đang trống ca để bổ sung lịch làm việc trong trường hợp đột xuất?….Các thông tin về vị trí sẽ được hiển thị trên bản đồ số GPS theo thời gian thực.
4. Phần mềm quản lý công việc Slack
Salck là một phần mềm dùng để giao tiếp và nhắn tin trong một cộng đồng riêng biệt. Liên kết với nhiều công làm việc khác như google driver, trello, dropbox, notify,… giúp việc trao đôi giữa các nhân viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Ngoài các tính năng tương tự Facebook Messenger, Slack cho phép người dùng lưu lại các đoạn tin nhắn và tạo ra một cơ sở dữ liệu về các chủ đề đã thảo luận.
Điều này giúp email của nhân viên không bị “khủng bố” bởi những thông báo nhỏ lẻ. Gói miễn phí cho phép lưu trữ tới 10.000 tin nhắn và 5GB dung lượng lưu trữ.
5. Phần mềm quản lý công việc Wework
Wework là phần mềm Việt Nam đang nhận được ưu ái của nhiều dự án, doanh nghiệp. Chuyên sâu về quản lý công việc, dự án, Wework có những ưu điểm vượt trội. Hơn nữa, giá của Wework phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp Việt.
Phần mềm Wework có những ưu điểm nổi trội như:
- Theo dõi trực quan. Wework cho phép giám sát tiến độ công việc linh hoạt với giao diện quản lý Kanban, Gantt chart, bảng biểu. Ưu điểm này rất quan trọng vì tạo ra sự linh hoạt giữa các phòng ban.
- Phân quyền quản lý chặt chẽ. Việc phân quyền quản lý trên phần mềm sẽ giúp nhà quản lý giám sát chặt chẽ và minh bạch các công việc, dự án.
- Báo cáo tự động. Báo cáo tự động về hiệu quả công việc theo thời gian thực sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin. Tuy nhiên báo cáo này chỉ cung cấp thông tin cơ bản chứ không bao quát toàn bộ dự án
- Cộng tác tốt. Khác với Trello, Wework có thể tạo việc, giao việc, lên lịch công việc, bình luận cho từng công việc và chat ngay trên phần mềm mà không cần phải sử dụng công cụ hỗ trợ khác.
- Khả năng tích hợp: Để giúp người dùng không cần dịch chuyển qua lại giữa các công cụ làm việc khác nhau, Wework có hệ thống APIs mở, tích hợp hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps…
- Giá thành phù hợp với doanh nghiệp Việt. Wework có các tính năng hữu dụng trong quản lý và mức giá phù hợp với các DN Việt.
6. Phần mềm quản lý công việc Scoro
Scoro là một giải pháp toàn diện kết hợp tất cả các tính năng bạn có thể cần để quản lý doanh nghiệp của mình: dự án & nhiệm vụ, quản lý liên hệ, báo giá, cộng tác nhóm, thanh toán và báo cáo.
Những đặc tính nổi bật của Scoro:
- Các dự án với các nhiệm vụ phụ và thời hạn
- Bảng điều khiển KPI thời gian thực Lịch nhóm được chia sẻ và lên lịch họp
- Quản lý liên hệ
- Theo dõi thời gian và thanh toán cho công việc
- Báo cáo chi tiết về tiến độ và tài chính của dự án
- Báo giá và lập hóa đơn với các mẫu đặt trước
7. Phần mềm quản lý công việc ZOHO WORKPLACE
Một bộ phần mềm tích hợp, Zoho Workplace, có tất cả các công cụ mà bạn cần để phát triển, cộng tác và giao tiếp với các nhóm của mình.
Những phẩm chất hàng đầu của ZOHO WORKPLACE:
- Bạn có thể tạo, lưu, tải lên từ email hoặc máy tính để bàn và chia sẻ tất cả công việc của mình ở một vị trí.
- Khai thác tối đa cả email và mạng xã hội ngay trong hộp thư đến của bạn.
- Kiểm soát các tệp đám mây từ điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
Nguồn: OOC.
Tham khảo thêm:
Top 5 phần mềm đánh giá kết quả tốt nhất 2022
