0963 63 60 66

Phần mềm nhân sự là gì?

Kỹ năng mềm là gì?
Kỹ năng mềm là gì?
11/07/2019
Thị trường nhân lực công nghệ thông tin đang trong cơn khát.
Thị trường nhân lực công nghệ thông tin đang trong cơn khát.
12/07/2019
Show all
Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm nhân sự là gì?

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm HR) để thay thế cho các phương thức quản lý truyền thống. Phần mềm nhân sự giúp tối ưu hóa và đơn giản hóa quá trình quản lý nhân viên bằng các giải pháp đổi mới không ngừng. Bằng cách sử dụng giải pháp phần mềm nhân sự phù hợp, doanh nghiệp có thể quản lý công việc của nhân viên cách hiệu quả, tạo ra sự công bằng, góp phần tăng năng suất công việc và có thể giữ chân những nhân viên có năng lực thật sự.

Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm nhân sự là giải pháp giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự. Phần mềm nhân sự được thiết kế để giúp nhân viên và nhà quản lý tối ưu hóa được tiềm năng của họ trong công việc và được triển khai bởi các doanh nghiệp ở mọi quy mô để thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên. 

Giải pháp phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ tích hợp với các giải pháp tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới, quản lý nhân sự, quản lý thời gian, lương và quản trị nguồn vốn nhân lực. 

Phần mềm nhân sự đôi khi được gọi là hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), quản lý nguồn vốn con người (HCM) hoặc hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). Mặc dù mỗi thuật ngữ hơi khác nhau một chút, tất cả đều đề cập đến hệ thống mà công ty sử dụng để quản lý nhân viên một cách hiệu quả.

Một số phần mềm nhân sự phổ biến

Có nhiều loại phần mềm nhân sự khác nhau và có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ nhân sự khác nhau. Có những phần mềm cung cấp giải pháp là toàn diện, bao gồm hầu hết hoặc tất cả các chức năng của quản lý nhân sự. Một số phần mềm khác là chuyên biệt và cung cấp hỗ trợ chỉ với một hoặc hai nhiệm vụ nhân sự, ví dụ như quản lý cơ sở dữ liệu, tùy chọn thêm các mô-đun có thể hỗ trợ những việc như theo dõi thời gian làm việc hoặc chấm công nhân viên.

Dưới đây là một số phần mềm nhân sự phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong công tác quản trị nguồn nhân lực có thể kể đến như:

Nếu xét đến cách thức cài đặt và sử dụng, phần mềm nhân sự có thể thuộc 1 trong 3 loại:

Phần mềm nhân sự tại chỗ (on-premise)

Cài đặt tại chỗ là phương án cài đặt phần mềm nhân sự từng máy tính hoặc server và hoạt động trong một mạng lưới nhỏ trong một tổ chức. Phần mềm chỉ có thể được truy cập và sử dụng từ các máy tính đã được cài đặt. Mặc dù phần mềm tại chỗ này có ưu điểm là an toàn và chi phí thấp hơn so với phần mềm dựa trên dữ liệu đám mây, nhưng rất khó để cập nhật và bất tiện cho hầu hết các tổ chức.

Phần mềm nhân sự trên nền cloud

Hầu hết các phần mềm nhân sự được sử dụng trong các tổ chức ngày nay đều dựa trên dữ liệu đám mây. Phần mềm nhân sự dựa trên dữ liệu đám mây có thể được cài đặt lên trên các thiết bị có quyền truy cập internet bằng thông tin đăng nhập, cho phép linh hoạt và di động hơn. Kiểu truy cập này đặc biệt thuận tiện cho lực lượng lao động có tính di động, nhưng cũng có thể cho phép nhân viên trong bất kỳ ngành nào truy cập thông tin cá nhân của riêng họ và thực hiện thay đổi nếu có các tùy chọn riêng.

Phần mềm nhân sự dạng dịch vụ

Thay vì mua, doanh nghiệp có thể thuê phần mềm nhân sự chạy trên server hoặc cloud của nhà cung cấp. Khi đó, ta có phần mềm nhân sự dạng dịch vụ (SaaS). Phần mềm nhân sự dạng dịch vụ có nhiều lợi ích như không cần cài đặt, dễ nâng cấp và đang trở thành xu thế của ngành phần mềm.

Các tính năng của phần mềm nhân sự

Các tính năng phần mềm nhân sự có thể khác nhau tùy theo hệ thống, nhưng thường bao gồm:

Theo dõi nhân sựThời gian làm việc
Cơ sở dữ liệu nhân viênKế hoạch lực lượng lao động
Thông tin công việcTheo dõi thời gian làm việc
Dữ liệu hiện tại và quá khứQuản lý vắng mặt
Trạng thái làm việc (toàn thời gian/bán thời gian)PTO và theo dõi thời gian bị bệnh
Nhân viên hiện cóĐồng hồ thời gian sinh trắc học
Lương bổngEmployee Self-Service
Theo dõi lươngNhân viên truy cập thông tin cá nhân
Tiền thưởngĐăng ký, truy cập
Tính toán tiền lươngThời gian nghỉ yêu cầu
Khấu trừ thuếThông tin bảng lương
Khai thuếThông báo của công ty
Gửi tiền trực tiếp
Báo cáo

 

Quản trị lợi íchĐánh giá hiệu suất
Thông tin bảo hiểmNăng lực
Thông tin tuyển dụngThiết lập mục tiêu
Quản lý sự kiện cuộc sốngPhản hồi của nhân viên
Chương trình chăm sóc sức khỏeĐánh giá 360 độ
Dữ liệu nhà cung cấpĐánh giá hàng năm
Theo dõi ứng viênQuản lý học tập
Yêu cầu công việcQuản lý chứng nhận
Thông tin nghề nghiệpQuản lý giáo dục điện tử
Bảng công việcCông cụ đánh giá
Sàng lọc và kiểm tra lý lịchQuản trị đào tạo
Cơ sở dữ liệu ứng viên
Quản lý phỏng vấn

Lợi ích của phần mềm nhân sự

Cung cấp thông tin toàn diện và chi tiết cho quản lý

Ngoài ra, phần mềm nhân sự có thể cung cấp thông tin chi tiết toàn diện phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị, ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những thời điểm nhất định trong năm dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy động nguồn lực tuyển dụng phù hợp. Ngoài ra, còn nhiều lợi ích khác mà một công ty có thể được hưởng lợi từ việc dựa vào phần mềm thay vì quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy như truyền thống.

Tiết kiệm thời gian

Lợi ích của phần mềm nhân sự có thể rất khác nhau tùy thuộc vào loại phần mềm được chọn và đặc điểm của công ty. Phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian dành cho các thao tác hành chính thông thường, thời gian này có thể được chuyển hướng dành cho các nhiệm vụ sinh lợi hơn hoặc hiệu quả hơn để giúp cho doanh nghiệp tốt hơn. Phần mềm nhân sự giúp nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý cũng như thực hiện công việc thông qua tự động hóa, hỗ trợ các quy trình quản lý nhân sự bằng việc cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách.

Giảm lỗi nhập liệu

Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thể giảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của công ty với việc tạo hồ sơ điện tử. Ngoài ra, có thể tiết kiệm không gian và chi phí do sử dụng tối thiểu giấy, kẹp giấy, mực và các vật liệu liên quan.

Ngoài những lợi ích trên phạm vi rộng này, các công ty có thể thấy những lợi ích xuất phát từ từng loại phần mềm hoặc mô-đun cụ thể đã được chọn, như cải tiến kế hoạch kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tập mạnh mẽ.

Tóm tắt

Tóm lại, phần mềm nhân sự cung cấp nhiều giải pháp và tính năng trên nhiều nhiều khía cạnh của công tác quản trị nguồn nhân lực, nó hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt thông tin nhân sự một cách có hệ thống và khắc phục được nhiều hạn chế của các công cụ quản lý nhân sự truyền thống.

Tham khảo tại: Phần mềm nhân sự

Nguồn: What is HR software?

//]]>