Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc đặt ra và đạt được các mục tiêu là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Một trong những công cụ hiệu quả để quản lý và đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên chính là KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số hiệu suất trọng yếu). Tuy nhiên, làm thế nào để tạo động lực và tinh thần làm việc cho nhân viên để hoàn thành KPI hiệu quả? Làm sao để nhân viên không coi KPI như là một công cụ kiểm soát đầy áp lực? Dưới đây là 5 nội dung tiên quyết cần xem xét khi triển khai KPI.
Đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể
Mục tiêu thiết lập nên theo nguyên tắc SMART
KPI cần được thiết lập dựa trên nguyên tắc SMART. Việc này giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu mình cần đạt được, từ đó tạo động lực làm việc tốt hơn.
| STT | Nguyên tắc | Diễn giải | Ví dụ |
| 1 | Specific (Cụ thể) | Mục tiêu/ Chỉ tiêu đưa ra cần cụ thể, rõ ràng, cụ thể đến một nội dung, một đối tượng… | “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X” |
| 2 | Measurable (Đo lường được) | Chỉ tiêu cần định lượng, có con số cụ thể để đo lường được | Đặt ra con số cụ thể như “Tăng 20% doanh số bán hàng của sản phẩm X trong quý 2.” |
| 3 | Achievable (Khả thi) | Chỉ tiêu được giao cần có tính thách thức nhưng vẫn có thể thực hiện được nhờ sự nỗ lực cao của nhân viên. Không nên xây dựng các chỉ tiêu cao vượt tầm với hoặc phụ thuộc các nguồn lực từ khách quan | Cần xem xét các yếu tố thị trường và khả năng của đội ngũ bán hàng để đảm bảo mục tiêu có thể đạt được |
| 4 | Relevant (Liên quan) | Chỉ tiêu cần liên quan đến chức năng nhiệm vụ, đơn vị/nhân sự được giao có thể tác động được vào sự thành bại của chỉ tiêu | |
| 5 | Time-bound (Có thời hạn) | Chỉ tiêu được giao cần có thời hạn cụ thể, không nói chung chung | Hoàn thành trong vòng 3 tháng hoặc Thời hạn đến ngày nào đó |
Liên kết mục tiêu cá nhân với chiến lược của Công ty
Để gắn kết và đảm bảo nhân viên hoàn thành KPI hiệu quả theo mục tiêu chung, mục tiêu cá nhân nên liên kết chặt chẽ với chiến lược và mục tiêu tổng thể của công ty. Điều này giúp nhân viên nhận thấy ý nghĩa công việc của mình đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu công ty đang tập trung vào mở rộng thị trường quốc tế:
- Mục tiêu của nhân viên marketing có thể là “Tăng cường nhận diện thương hiệu tại thị trường Châu Âu”
- Chỉ tiêu: “Số lượt tương tác trên các nền tảng xã hội trong 6 tháng”
- Số kế hoạch được giao: 100.000 lượt tương tác
- Hoạt động thực hiện: triển khai chiến dịch quảng cáo số.
Đánh giá thường xuyên và phản hồi kịp thời
Định kỳ kiểm tra tình trạng thực hiện KPI
Việc kiểm tra và đánh giá định kỳ giúp nhân viên biết được mình đang ở đâu, đạt mức ra sao so với mục tiêu đã đề ra. Qua đó, họ có thể điều chỉnh kế hoạch làm việc và phương pháp thực hiện để hoàn thành KPI hiệu quả cao nhất.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản lý công việc để theo dõi tiến độ thực hiện công việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Tổ chức các buổi họp đánh giá hàng tháng để xem xét tiến độ công việc, kết quả hoàn thành KPI. Trong cuộc họp, quản lý có thể cung cấp phản hồi chi tiết và hướng dẫn cách cải thiện hiệu suất nếu cần.
Phản hồi tích cực
Cung cấp phản hồi thường xuyên, ghi nhận những nỗ lực và kết quả đạt được, đồng thời chỉ ra những điểm cần cải thiện. Khi phản hồi, cần truyền đạt mang tính tích cực, cụ thể và có tính xây dựng giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh và yếu của mình.
Đồng thời, việc ghi nhận và khen thưởng kịp thời cũng tạo động lực lớn cho họ. Khi một nhân viên hoàn thành xuất sắc một nhiệm vụ, quản lý có thể khen ngợi công khai trong các cuộc họp nhóm hoặc gửi email khen ngợi để động viên tinh thần.
Đánh giá cuối kỳ và học từ thất bại
Cần tổ chức các buổi đánh giá hiệu suất cuối kỳ để xem xét kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân. Không chỉ tập trung vào thành công mà còn cần phân tích các thất bại, chỉ ra các vấn đề chưa đạt được, các bài học kinh nghiệm và biện pháp cải thiện trong tương lai.
Hỗ trợ thực hiện và cung cấp các nguồn lực phù hợp
Tăng cường đào tạo và phát triển nhân viên để hoàn thành KPI hiệu quả
Để nhân viên hoàn thành KPI hiệu quả, doanh nghiệp cần cung cấp các khóa đào tạo, chương trình phát triển kỹ năng phù hợp. Nhân viên được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết sẽ tự tin hơn trong công việc. Công ty có thể tổ chức các khóa học nâng cao kỹ năng bán hàng, kỹ năng quản lý thời gian, hoặc các buổi hội thảo về công nghệ mới để giúp nhân viên nâng cao trình độ và hiệu suất làm việc.
Ngoài ra, Công ty cũng có thể xem xét 2 khóa đào tạo quan trọng như: Khóa đào tạo quản lý thời gian để giúp nhân viên lập kế hoạch và ưu tiên công việc hiệu quả hơn, từ đó giảm bớt áp lực khi phải đạt KPI. Và khóa đào tạo kỹ năng Quản lý căng thẳng, giúp nhân viên học cách kiểm soát cảm xúc và duy trì tâm lý tích cực.
Cung cấp các công cụ và công nghệ triển khai phù hợp
Công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong công tác theo dõi, ghi nhận KPI. Người quản lý cần hướng dẫn hoặc đảm bảo nhân viên có đầy đủ các công cụ và công nghệ hiện đại để làm việc hiệu quả. Ví dụ, phần mềm KPI, phần mềm quản lý công việc, công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu, và các phương tiện liên lạc tiên tiến.
Ngoài ra, có thể cung cấp thêm các phần mềm nghiệp vụ để giúp CBNV thực hiện nghiệp vụ nhanh hơn và có thể tích hợp với phần mềm KPI phù hợp. Ví dụ phần mềm CRM (Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng) hiện đại để nhân viên bán hàng có thể quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn. Các công cụ phân tích dữ liệu cũng giúp nhân viên marketing theo dõi hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo.
Tạo môi trường làm việc tích cực
Xây dựng Văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng đến quá trình triển khai KPI. Có những doanh nghiệp, bởi văn hóa doanh nghiệp không phù hợp với phương pháp BSC-KPI nên triển khai thất bại. Vì vậy, xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, hướng kết quả và chất lượng, nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và khích lệ là một yếu tố quan trọng để nhân viên hoàn thành KPI hiệu quả.
Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở giúp nhân viên hăng hái hơn trong công việc. Tạo ra một môi trường làm việc mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng và góp ý. Có thể tổ chức các buổi thảo luận mở hàng tuần hoặc hàng tháng để lắng nghe ý kiến từ nhân viên.
Chăm sóc đời sống nhân viên
Quan tâm đến đời sống cá nhân và sức khỏe tinh thần của nhân viên không chỉ bởi triển khai KPI mà còn là một trong những hoạt động quan trọng để giữ chân nhân tài. Với những áp lực trong công việc và cuộc sống, tổ chức các hoạt động ngoại khóa, chương trình phúc lợi, và tạo cơ hội để nhân viên thư giãn, cân bằng công việc và cuộc sống. Ngoài ra, cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe như khám sức khỏe định kỳ, yoga, hoặc các buổi tư vấn tâm lý cũng là những chương trình mà nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm.
Động viên và khen thưởng kịp thời
Thiết lập các chương trình khen thưởng cụ thể cho những nhân viên đạt và vượt KPI. Việc này không chỉ tạo động lực cho cá nhân mà còn khích lệ tinh thần làm việc của toàn đội. Thiết lập các giải thưởng hàng tháng, hàng quý cho những nhân viên đạt thành tích xuất sắc. Phần thưởng có thể là tiền thưởng, phiếu mua sắm, hoặc các chuyến du lịch.
Khen thưởng vật chất là quan trọng, song công nhận và tôn vinh những đóng góp của nhân viên trước toàn bộ công ty lại có tác dụng to lớn về mặt tinh thần. Điều này không chỉ làm tăng lòng tự hào cá nhân mà còn tạo cảm giác được ghi nhận và động viên. Tổ chức buổi lễ trao giải cuối năm để vinh danh những đóng góp của nhân viên. Công bố những thành tích nổi bật trong bản tin công ty hoặc trên các kênh truyền thông nội bộ để tạo cảm giác tự hào cho nhân viên.
Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống KPI SMART và có các chương trình hành động tốt nhưng vẫn chưa hiệu quả?
Mặc dù các biện pháp khen thưởng, tạo văn hóa, môi trường thuận lợi để nhân viên có thể hoàn thành KPI hiệu quả nhưng họ vẫn có thể gặp khó khăn và mất tinh thần khi phải tuân theo các KPI. Điều này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như sự mơ hồ về mục tiêu, áp lực quá lớn, thiếu hỗ trợ từ cấp trên, hoặc cảm giác không công bằng.
Vai trò của cán bộ quản lý trực tiếp vô cùng quan trọng. Việc đồng hành, chia sẻ, công bằng và giao tiếp 2 chiều là nền tảng hỗ trợ lớn nâng cao động lực và tâm lý cho nhân viên.
Thể hiện sự thấu hiểu và đồng cảm với nhân viên
Nhà quản lý cần lắng nghe ý kiến và phản hồi của nhân viên trong quá trình triển khai KPI. Định kỳ tổ chức các buổi họp nhóm hoặc với cá nhân để lắng nghe những khó khăn và thách thức mà nhân viên đang gặp phải. Qua đó, quản lý có thể điều chỉnh KPI hoặc hỗ trợ thêm khi cần thiết.
Từ đó đảm bảo nhân viên có sự hỗ trợ tâm lý cần thiết, tạo cơ hội cho họ thể hiện quan điểm và giải quyết các vấn đề cá nhân có thể ảnh hưởng đến hoàn thành KPI hiệu quả.
Quản lý có thể chia sẻ những áp lực và thách thức của chính mình để nhân viên cảm thấy họ không đơn độc. Điều này tạo sự gắn kết và động viên tinh thần cho nhân viên.
Đảm bảo tính công bằng, minh bạch
Rõ ràng, minh bạch, công khai quy trình đánh giá và tiêu chí đo lường KPI để nhân viên hiểu rõ cách họ được đánh giá. Điều này giảm bớt cảm giác bất công và chống đối. Đồng thời tạo kênh thông tin mở để nhân viên có thể đóng góp ý kiến và phản hồi về KPI. Những ý kiến này nên được xem xét nghiêm túc và có thể điều chỉnh KPI nếu cần thiết.
Giảm áp lực và tạo sự cân bằng trong công việc
Quản lý cần xem xét lại mục tiêu và điều chỉnh mức độ khó khăn của KPI sao cho phù hợp với khả năng và hoàn cảnh của nhân viên. Mục tiêu nên thách thức nhưng không nên quá xa vời.
Nếu nhân viên gặp khó khăn trong việc đạt KPI do các yếu tố khách quan, thì cần xem xét điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế. Bên cạnh đó, cũng cần khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi đầy đủ, không làm việc quá giờ thường xuyên. Tổ chức các hoạt động giải trí và thư giãn trong công ty để giảm bớt áp lực công việc.
Xây dựng mối quan hệ tôn trọng, tin tưởng và ghi nhận nỗ lực
Nhà quản lý cần tôn vinh cả những nỗ lực và cố gắng của nhân viên, không chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng. Điều này giúp nhân viên cảm thấy công sức của mình được đánh giá cao.
Tạo dựng mối quan hệ tôn trọng và tin tưởng giữa quản lý và nhân viên. Sự tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau giúp giảm bớt sự chống đối và tăng cường tinh thần làm việc.
Kết luận
Dù KPI là một công cụ quan trọng để quản lý và đo lường hiệu suất, việc áp dụng chúng không phải lúc nào cũng dễ dàng và hiệu quả. Để giảm bớt sự mất tinh thần và chống đối từ nhân viên, doanh nghiệp cần thấu hiểu và đồng cảm với nhân viên, công bằng, hỗ trợ và dẫn dắt nhân viên trong môi trường văn hóa hướng kết quả. Chỉ khi đó, KPI mới thực sự trở thành động lực giúp nhân viên hoàn thành mục tiêu và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tham khảo một số dự án triển khai phần mềm KPI digiiTeamW của OOC:
- Dự án Phần mềm KPIs và Đánh giá năng lực cho Tập đoàn Đất Xanh
- Triển khai Phần mềm KPIs cho Tập đoàn Cityland, TP HCM
- Dự án Phần mềm KPIs cho Công ty Bất động sản Thành phố Vàng Tây Ninh
- Dự án Phần mềm KPIs và Nhân sự cho Công ty CP Nhựa Hưng Yên
- Triển khai Phần mềm KPI digiiTeamW cho Vitto Hoàn Mỹ Group (Vĩnh Phúc)
- [digiiTeamW] Cung cấp phần mềm KPI cho Công ty Xây dựng Tây Ninh
- Triển khai phần mềm KPI cho công ty dịch vụ dầu khí tại Thanh Hóa
- Triển khai Phần mềm KPI cho Công ty Thời trang YODY (Hà nội)
- Nâng cấp phần mềm KPI cho công ty bất động sản CityLand lên phiên bản digiiTeamW
- Cung cấp phần mềm KPI cho Công ty Nhiệt điện Bà Rịa (Bà Rịa – Vũng Tàu)
- Công ty CP Kho vận Hải An (Hải Phòng)
- Tổng Công ty Bảo hiểm BIDV (Hà nội)
- Tổng công ty Vận tải Hà nội (Hanoi Transerco)
