Phần mềm nhân sự ngày càng đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp tự động hóa các thao tác quản lý nhân sự, tự động hóa việc tính toán tiền lương, quản lý lịch sử công việc của nhân viên và hơn hết giúp nhà quản lý đưa ra quyết định về nhân sự nhanh chóng và dựa trên dữ liệu tin cậy. Tuy nhiên, lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ nhu cầu quản lý của mình cũng như đặc thù của doanh nghiệp, từ đó đưa ra lựa chọn phần mềm phù hợp.
Phần mềm nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự là một giải pháp kỹ thuật số được thiết kế để hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự trong việc quản lý nhân viên trong suốt quãng thời gian họ làm việc. Những phần mềm này kết hợp tuyển dụng, trả lương, quản trị, thông tin quản lý và quản lý hiệu suất. Các hệ thống thông tin nhân sự như vậy là tiêu chuẩn cho các doanh nghiệp đang phát triển nhanh, cần lưu trữ dữ liệu bí mật của nhân viên một cách an toàn, tuân thủ các quy định và tăng năng suất hàng ngày của các chuyên gia nhân sự.
Trước đây, các tổ chức đã thử nhiều công cụ để xử lý các hoạt động nhân sự của họ, như sử dụng bảng tính để tính lương và các công cụ khác để phân bổ kỳ nghỉ. Tuy nhiên, với sự công nhận thực tế rằng con người là tài sản quan trọng nhất, sự phát triển của phần mềm nhân sự đã mang lại khả năng quản lý liền mạch trong khi vẫn tập trung vào phát triển tài năng. Những loại hoạt động này rất cần thiết cho sự thành công của các tổ chức trong bất kỳ ngành nghề nào.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự
Mặc dù có nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự, nhưng một trong những lợi ích lớn nhất là khả năng giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính lặp đi lặp lại. Điều này cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các trách nhiệm hiệu quả hơn và kết quả chiến lược dài hạn hơn.
Ngoài ra, những lợi ích chính khác bao gồm:
- Giảm lỗi
- Cải thiện tổ chức tài liệu và dữ liệu nhân viên
- Quy trình hợp lý hóa
- Phản hồi liên tục
- Những cải tiến trong kế hoạch kế nhiệm
- Cải thiện quá trình tuyển dụng
- Cung cấp mức lương cạnh tranh
- Hỗ trợ và duy trì lực lượng lao động hiện có
- Quản lý nhân viên từ xa
Dưới đây là top 15 phần mềm quản lý nhân sự đơn giản nhưng hiệu quả nhất.
Top 15 phần mềm nhân sự tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR
Phần mềm Nhân sự digiiHR của OOC là một hệ sinh thái đồng bộ, được thiết kế gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ có những sứ mệnh riêng, tập trung vào xử lý từng nghiệp vụ chuyên sâu một cách độc lập nhưng có tính kết nối chặt chẽ trong Quản lý nhân sự.
Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp của Công ty Tư vấn Quản lý OCD, digiiHR được xây dựng với định hướng trở thành giải pháp chuyên sâu, linh hoạt, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và xử lý đa dạng các vấn đề trong quản lý nhân sự.
Phần mềm digiiHR được thiết kế linh hoạt phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, dễ dàng tùy biến và tích hợp với các phần mềm khác, đặc biệt là có hệ thống báo cáo nhân sự dày dặn trực quan, hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý, duy trì, tạo động lực, đánh giá và giữ chân nhân tài.
Mỗi phân hệ trong digiiHR đáp ứng một mục tiêu khác nhau nhưng có tính kết nối chặt chẽ và đồng nhất dữ liệu, kết quả của phân hệ này là đầu vào của phân hệ kia, tạo nên một giải pháp đồng bộ, hiệu quả và linh hoạt.
Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu
digiiHRcore – Quản lý nhân sự nền tảng
digiiHRcore là giải pháp hỗ trợ DN quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết, giúp công tác chấm công, đăng ký và quản lý ca một cách hiệu quả và thuận tiện. Phần mềm hỗ trợ thực hiện các thủ tục nhân sự (HĐLĐ, thanh lý hợp đồng, bổ nhiệm, thuyên chuyển…) một cách chặt chẽ và đồng nhất theo biểu mẫu chuẩn.
Số lượng nhân sự nhiều, dữ liệu đa dạng nên việc cảnh báo theo quy định pháp luật hay cảnh báo đến hạn hợp đồng, sinh nhật, trạng thái thủ tục… hỗ trợ tối đa cho nhà quản lý nhân sự làm hiệu quả nhất nhiệm vụ của mình.
Người dùng có thể lựa chọn upload dữ liệu lên hệ thống bằng file excel thay vì nhập liệu thủ công.
Phần mềm digiiHRCore cũng hỗ trợ mạnh mẽ việc tạo hợp đồng lao động, quyết định nhân sự hàng loạt cho số đông theo biểu, mẫu thống nhất.
digiiHRcore là nền tảng dữ liệu cho các phân hệ khác để thực hiện các nghiệp vụ như đánh giá, tính lương… Đây là nơi tập hợp đầy đủ nhất toàn bộ dữ liệu của nhân sự để phân tích nhân sự hiệu quả, đa chiều.
Tham khảo: Top 10 phần mềm KPI tốt nhất, hiệu quả cho doanh nghiệp 2024
digiiTime – Chấm công
Module digiiTime – Chấm công và quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Đăng ký ca làm việc. Tích hợp với các giải pháp chấm công thông dụng bằng vân tay, khuôn mặt.
digiiC&B – Quản lý đãi ngộ
Phân hệ quản lý đãi ngộ (tính lương) là một trong những giải pháp vượt trội trong hệ thống digiiHR của OOC với những đặc điểm nổi bật như:
- Cơ chế thiết lập thông tin, dữ liệu, chính sách, công thức tính lương dễ dàng, linh hoạt, phù hợp mọi loại hình DN. Kể cả khi DN áp dụng nhiều cách trả lương khác nhau, người dùng có thể thiết lập nhiều hình thức trả lương linh hoạt như lương sản phẩm, lương kinh doanh, lương dự án, lương KPI…
- Giải pháp ghi nhận công tự động, linh hoạt theo tính chất công việc
- Tự động tính lương hàng tháng theo quy trình chặt chẽ, nhanh chóng (chỉ bằng 01 nút nhấp chuột – khi tích hợp) hoặc vài thao tác nhập excel khi cần
- Hệ thống báo cáo tự động đa dạng, nhiều chiều. Dễ dàng kết nối dữ liệu từ các phần mềm khác.
Bảng lương trên phần mềm tính lương digiiC&B -OOC
digiiTeamW – Quản lý KPI
Phần mềm KPI digiiTeamW là phần mềm quản lý KPI chuyên nghiệp, có thể hoạt động độc lập hoặc như một phân hệ của digiiHR. Có thể nói digiiTeamW là phần mềm quản lý KPI chuyên nghiệp nhất hiện nay, hỗ trợ việc thiết kế, duyệt, giao chỉ tiêu KPI, nhập số liệu, đánh giá kết quả và báo cáo KPI cho các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến các tập đoàn lớn đòi hỏi cơ chế giao, duyệt chỉ tiêu phức tạp.
Tham khảo chi tiết về Phần mềm KPI digiiTeamW tại https://ooc.vn/phan-mem-quan-ly-kpi-okr-digiiteamw/
digiiPortal – Cổng thông tin nhân viên
Là giải pháp hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và DN, nhân viên có thể tự tìm kiếm, tra cứu thông tin/ hồ sơ liên quan, nhận thông báo của DN, phản hồi thông tin với nhà quản lý, dễ dàng đăng ký nghỉ phép, nghỉ ốm, đi sớm về muộn…. Từ góc độ DN có thể khảo sát nhân viên theo từng mục tiêu trong từng giai đoạn hay truyền đạt thông tin nhanh chóng tới toàn thể nhân sự hoặc theo từng cá nhân để đảm bảo bảo mật thông tin.
Một số phân hệ khác bao gồm:
- digiiDoc – Phần mềm Quản lý Tài liệu
- digiiTalent – Quản lý Tài năng theo mô hình 9 hộp
- digiiCAT – Đánh giá năng lực theo phương pháp khung năng lực
Phần mềm Gusto
Gusto là một nền tảng quản trị nhân sự và phần mềm tính lương trực tuyến dành cho các công ty mới thành lập và có quy mô nhỏ; giúp bạn giải quyết những phần khó khăn nhất trong quá trình xử lý bảng lương và quản lý phúc lợi. Gusto tạo điều kiện trả lương cho nhân viên và nhà thầu, cộng với các lợi ích của nhân viên như sức khỏe, hưu trí, v.v. Nền tảng này thậm chí còn bao gồm các tính năng bổ sung, chẳng hạn như quyên góp từ thiện tự động và ví giúp nhân viên có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với cách thức và thời điểm sử dụng tiền của họ.
Đây là một nền tảng giúp trực quan, cung cấp nhiều tùy chọn cho phép người dùng phân tích dữ liệu, xem xét xu hướng, khám phá các khoản tín dụng thuế tiềm ẩn, hỗ trợ các thành viên trong nhóm và đảm bảo các dự án đang đi đúng hướng.
Ưu điểm:
- Tự động hóa nhiều nhiệm vụ nhân sự, kế toán
- Khai thuế tự động
- Có thể tạm ứng tiền lương cho nhân viên
- Tích hợp tài khoản tiết kiệm để tăng thu nhập cho nhân viên
Phần mềm quản lý nhân sự – tính lương OnPay
Là một trong những phần mềm nhân sự tốt nhất ở Hoa Kỳ, OnPay là lựa chọn tuyệt vời cho các chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng duy nhất có thể quản lý nhiều chủ đề cùng một lúc.
Hơn nữa, OnPay giúp bạn quản lý tất cả các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày của mình, chẳng hạn như cập nhật chính sách, tiến hành phân tích lợi ích, xử lý bảng lương và tuyển dụng ứng viên.
Ưu điểm:
- Dễ cài đặt và sử dụng cho một doanh nghiệp nhỏ
- Khả năng điều hướng dễ dàng
- Giao diện rõ ràng, trực quan
- Nhân viên dễ dàng quản lý hồ sơ của chính họ
- Dịch vụ khách hàng tốt
- Giá cả hợp lý
Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012
Phần mềm Perfect HRM 2012 cung cấp giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương. Perfect HRM 2012 hỗ trợ các tính năng như quản lý bảo hiểm xã hội; thuế thu nhập cá nhân; lập các báo cáo thống kê nhanh. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Perfect HRM 2012 cực kỳ phù hợp với các doanh nghiệp không cần quá nhiều chức năng vượt trội. Phần mềm HRM 2012 là sản phẩm của công ty phần mềm Hoàn Hảo.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ kết nối với máy chấm công bằng vân tay để đễ dàng quản lý bảng lương
- Có phiên bản miễn phí cho đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần mềm quản lý nhân sự HR-MANAGER
HR – Manager là sản phẩm của công ty TNHH Phần Mềm Hoàng Hà. HR – Manager giúp ban quản trị có cái nhìn đúng đắn nhất về nhân lực trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng khai thác và sử dụng nguồn lực tốt hơn, đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.
HR – Manager có khả năng quản lý hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp với cơ sở dữ liệu tập trung. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng mô hình quản lý nhân sự chuyên nghiệp với các phòng ban, chức vụ khác nhau.
Ưu điểm:
Hệ thống thống kê báo cáo đa dạng của HR- Manager đưa ra cái nhìn tổng quan nhất về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp. Những thông số về lương của nhân viên được cập nhật rõ ràng. Từ đó, nhà quản lý nhanh chóng cập nhập những biến động về nhân sự trong năm.
Phần mềm quản lý nhân sự HR- Manager là một trong những phần mềm khá tốt trong lĩnh vực quản lý nhân sự hiện nay.
Phần mềm SSOFT LUCKY HRM
Lucky HRM ra đời nhằm phục vụ nhu cầu quản lý nhân sự của các doanh nghiệp Việt Nam. Lucky Hrm có các tính năng cơ bản bám sát luật lao động VN (Bảo Hiểm, Thuế thu nhập các loại … ). Sản phẩm được phát hành bởi Công ty CP Công nghệ Phần mềm Ssoft Việt Nam.
Phần mềm nhân sự Lucky Hrm quản lý tổng thể các hoạt động liên quan tới nhân sự của mọi doanh nghiệp. Đó là thông tin về hợp đồng lao động, quản lý đào tạo, tuyển dụng, chấm công, tính tiền lương, thưởng, phúc lợi… Lucky HRM hổ trợ giải quyết các yêu cầu chuyển việc, tăng lương, điều chỉnh vị trí làm việc theo năng lực được lưu trữ tự động trong hồ sơ chung của bộ nhớ..
Ưu điểm:
Lucky Hrm là giải pháp quản lý nhân sự chuyên sâu phù hợp với các công ty có quy mô lớn. Hệ thống báo cáo, quản lý nhân sự và giao diện người dùng trực quan và phù hợp cho tất cả người dùng.
Phần mềm FAST HRM online
Phần mềm quản lý nhân sự Fast HRM Online tổng hợp rất nhiều công cụ quản lý nhân viên hữu ích. Fast HRM Online có thể cập nhật thông tin nhân viên, quản lý tình trạng hiện tại. Bên cạnh đó, phần mềm có thể tra cứu nhân viên theo phân tầng cấu trúc doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
Fast HRM có thể quản lý thông tin nhân sự, chấm công, tính lương và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Phần mềm cung cấp các thông tin nhiều chiều về nhân viên như thông tin cá nhân, các kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, các thành tích… Fast HRM giúp cho việc chấm công, tính lương, bảo hiểm và thuế TNCN rõ ràng. Phần mềm Fast HRM cho phép kết nối, đọc số liệu từ các thiết bị chấm công khác nhau.
Ưu điểm:
Đây là công cụ quản lý nhân sự trực quan, hệ thống báo cáo đa dạng. Fast HRM đánh giá, lưu trữ hồ sơ về năng lực cá nhân, kĩ năng, kinh nghiệm, thành tích nổi bật của từng nhân viên đầy đủ. Fast HRM cho phép đăng nhập từ nhiều thiết bị khác nhau.
Phần mềm nhân sự iHCM
Phần mềm nhân sự iHCM là hệ thống quản trị nguồn nhân lực theo xu hướng hiện đại với nhiều ứng dụng hữu ích. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
iHCM giúp lãnh đạo quản lý nhân viên thông qua các mục tiêu cụ thể. Do đó, tương tác chặt chẽ giữa lãnh đạo và cấp dưới để cổ máy quản lý vận hành trơn tru là vô cùng quan trọng .Khách hàng sẽ không phải thay đổi hệ thống nhân lực khi mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ cho doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài.
- Các phân hệ chức năng tùy biến dữ liệu, quy trình theo mục tiêu và cơ cấu của tổ chức.
- Tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp theo tiêu chuẩn mở như CRM, ERP, máy chấm công,..
- Cho phép tập thể nhân viên trong doanh nghiệp tiếp cận đến thông tin hồ sơ dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và cực kì hiệu quả.
Phần mềm BambooHR
BambooHR là một hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) kết hợp một bộ lớn các tính năng nhân sự, chẳng hạn như hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), theo dõi thời gian làm, xử lý bảng lương, các công cụ gắn kết nhân viên và sự hài lòng của nhân viên vào một hệ thống. Ngoài khả năng tuyển dụng và giới thiệu, BambooHR bao gồm các tính năng nhân sự như trả lương, theo dõi thời gian nghỉ và quy trình quản lý nhân viên.
Phần mềm dựa trên đám mây này lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Nó giúp các nhà quản lý nhân sự, nhóm tuyển dụng và tổng giám đốc tập trung tất cả thông tin nhân viên tại một địa điểm.
Ưu điểm:
- Có thể xem các thông báo và dữ liệu liên quan đến nhân sự ở một nơi trung tâm
- Giao diện người dùng tuyệt vời, dễ dàng quản lý
- Thu thập và theo dõi chữ ký điện tử để hợp lý hóa hoạt động nhân sự
- Tính năng offboarding
Phần mềm monday.com
monday.com HR giúp quản lý nhân viên hiện tại bằng cách cho phép thu thập phản hồi để đánh giá mức độ hạnh phúc của họ. Nếu họ có yêu cầu nghỉ phép, quản lý sẽ nhận được thông báo ngay lập tức – công với lời nhắc nếu họ phải đợi quá lâu mà chưa được duyệt. Đánh giá hiệu suất cũng dễ dàng hơn bao giờ hết với hệ thống quản lý của monday.com giúp theo dõi kết quả và lên lịch các cuộc họp.
Với những đánh giá xuất sắc của người tiêu dùng và năm mức giá khác nhau, monday.com là một lựa chọn tuyệt vời và giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ muốn có giải pháp quản lý nhân sự đa bộ phận.
Ưu điểm:
- Tám mẫu nhân sự sẵn sàng để sử dụng
- Tạo các luồng tùy chỉnh của riêng bạn
- Kết nối với các công cụ khác như tài chính, tiếp thị, vận hành,…
- Các gói trả phí không quá đắt và gói miễn phí hoạt động tốt cho các cá nhân
- Giao diện hiện đại dễ sử dụng với thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) tốt
- Hỗ trợ 24/7
Phần mềm Oyster
Oyster là một giải pháp nhân sự được thiết kế đặc biệt dành cho công ty có nhiều lao động từ xa. Nó cho phép các nhà lãnh đạo và nhóm nhân sự tiếp nhận các nhà thầu và nhân viên, ở hầu hết mọi quốc gia trên trái đất, quản lý bảng lương và cung cấp bảo hiểm y tế, thời gian nghỉ có lương và các đặc quyền khác, tất cả trên một nền tảng.
Ưu điểm:
- Có mặt tại hơn 180 quốc gia và hỗ trợ trả lương bằng hơn 120 loại tiền tệ
- Giảm giá cho các tổ chức phi lợi nhuận và các công ty thuê người tị nạn
- Nền tảng thân thiện với người dùng
- Cung cấp hướng dẫn tuyển dụng miễn phí
Phần mềm nhân sự Deel
Deel là một phần mềm đám mây giúp đơn giản hóa việc tuyển dụng quốc tế cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Sử dụng quy trình tự phục vụ hỗ trợ công nghê, các công ty có thể ngay lập tức thuê nhân vên toàn thời gian hoặc nhà thầu độc lập tại hơn 150 quốc gia một cách hợp pháp chỉ trong vài phút.
Ưu điểm:
- Tích hợp nhà thầu và quản lý nhân viên
- Các mẫu tài liệu và hợp đồng được bản địa hóa
- Giao diện người dùng dễ hiểu
- Trải nghiệm người dùng hiện đại
Phần mềm Patriot
Được thành lập trong một tầng hầm vào năm 1986, Patriot hiện đang hỗ trợ hàng triệu doanh nghiệp, với trọng tâm chính là các công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ. Đây là một giải pháp quản lý nhân sự và tiền lương tích hợp giúp hợp lý hóa các quy trình khác nhau liên quan đến quản lý thanh toán tiền lương và nộp thuế. Phần mềm này còn cung cấp các cổng được cá nhân hóa để nhân viên truy cập bảng lương và thông tin tài chính liên quan.
Ưu điểm:
- Chi phí hợp lý
- Dễ dàng thiết lập
- Có nhiều thông tin hướng dẫn hữu ích trên trang web
- Hỗ trợ nhiệt tình khi khách hàng gặp sự cố
Phần mềm Factorial
Factorial là phần mềm “all in one” giúp bạn quản lý thời gian, nhân sự và tài liệu trong một hệ thống tập trung. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, loại bỏ sai sót và đưa bạn đến thành công. Factorial được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cho phép bạn tối ưu hóa và số hóa tất cả các quy trình thủ công của mình. Đây là một giải pháp nhân sự hoàn chỉnh giúp tự động hóa, đơn giản hóa và sắp xếp hợp lý các quy trình hành chính để giúp các công ty cải thiện hoạt động quản lý và giảm chi phí.
Ưu điểm:
- Cơ chế định giá linh hoạt
- Trọn bộ HR Suite + ATS
- Tập trung mạnh vào SMB
- UX/UI tốt và thiết kế được cập nhật thường xuyên
ClickUp
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án phổ biến được biết đến với các tính năng mở rộng, tính linh hoạt và dễ sử dụng. Phiên bản miễn phí của ClickUp cung cấp dung lượng đáng ngạc nhiên, khiến nó đủ dùng cho một số doanh nghiệp nhỏ, người làm nghề tự do hoặc người làm việc một mình. Mặc dù nhiều hệ thống quản lý dự án giới hạn số lượng người dùng được phép trên tài khoản miễn phí của họ, nhưng gói Miễn phí của ClickUp thì không. Tuy nhiên, các phiên bản trả phí cung cấp nhiều tính năng có thể cần thiết cho việc quản lý dự án của bạn, chẳng hạn như dung lượng lưu trữ không giới hạn.
Ưu điểm:
- Miễn phí kế hoạch mãi mãi
- Gói cao cấp giá cả phải chăng bắt đầu từ $5 mỗi thành viên mỗi người dùng
- Người dùng không giới hạn trên gói trả phí
- Có ứng dụng di động
- Gói trả phí cho phép liên kết các tệp trực tiếp từ Dropbox và Google Drive
Tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp với doanh nghiệp
Phù hợp với nhu cầu
Có khá nhiều phần mềm nhân sự có sẵn trên thị trường cho bạn lựa chọn. Nhưng làm thế nào để bạn lựa chọn đúng? Bạn không thể nếu bạn không hiểu bạn cần gì. Đó là lý do tại sao bạn nên bắt đầu bằng cách xác định nhu cầu dành cho phần mềm của mình. Dưới đây là những câu hỏi mà bạn nên tự hỏi để xác định nhu cầu:
- Các lĩnh vự mà đội ngũ nhân sự của bạn đang gặp khó khăn là gì?
- Những công việc nào bạn muốn tự động hóa hoặc hợp lý hóa?
- Bạn có dự định mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai không?
Tính tương thích của phần mềm nhân sự
Hệ thống nhân sự không hoạt động độc lập mà cộng tác với các công cụ như hệ thống theo dõi ứng viên, phần mềm tính lương hoặc phần mềm ERP. Bây giờ, nếu hệ thống nhân sự không tương thích với các công cụ này, bạn có thể không tích hợp được với chúng. Đó là lý do tại sao bạn phải xem xét khả năng tương thích của phần mềm nhân sự trước khi đầu tư vào nó. Hãy xem hệ thống đó có tương thích hay không bằng các câu hỏi như:
- Phần mềm nhân sự hỗ trợ hệ điều hành hoặc cơ sở dữ liệu nào? Nó có tương thích với hệ thống cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn không?
- Phần mềm có sử dụng các định dạng tệp giống như bạn hiện đang sử dụng không?
- Hệ thống nhân sự có hỗ trợ đăng nhập một lần (SSO) hoặc các phương thức xác thực khác mà bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình ở một nơi không?
Giao diện thân thiện với người dùng
Khi phần mềm nhân sự có giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng, họ cần ít thời gian học cách sử dụng nó. Kết quả là, họ có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ quan trọng trong thời gian tối thiểu có thể và tối đa hóa hiệu quả của chúng. Những câu hỏi mà bạn có thể đặt ra để xem xét tính thân thiện là:
- Có thể điều hướng phần mềm và nhanh chóng thực hiện các hành động mong muốn không?
- Những nhân viên không có chuyên môn kỹ thuật cũng có thể làm quen với phần mềm đó?
- Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm không?
- Đáp ứng nhanh chóng hay phải mất nhiều thời gian để tải hoặc thực hiện các tác vụ?
An toàn và tuân thủ quyền riêng tư dữ liệu
Phần mềm nhân sự xử lý thông tin nhạy cảm của nhân viên, chẳng hạn như chi tiết cá nhân, lịch sử việc làm và thông tin tiền lương. Nếu hệ thống nhân sự không an toàn, dữ liệu có thể rơi vào tay kẻ xấu và những kẻ xấu có thể lạm dụng nó. Nó có thể dẫn đến các vụ kiện tụng tốn kém và tổn hại đến danh tiếng. Đó là lý do tại sao việc đảm bảo phần mềm nhân sự của bạn an toàn và tuân thủ luật bảo mật dữ liệu là điều cần thiết.
Hãy hỏi bên cung cấp phần mềm những câu hỏi sau để lựa chọn phần mềm an toàn
- Có những tính năng gì để bảo vệ dữ liệu của nhân viên?
- Có thể khôi phục dữ liệu nếu xảy ra vi phạm dữ liệu hoặc lỗi hệ thống không?
- Có cung cấp chi tiết về chính sách lưu trữ và mã hóa dữ liệu không?
- Có thường xuyên tiến hành kiểm tra bảo mật để xác định và giải quyết các lỗ hổng không?
- Nhà cung cấp xử lý các yêu cầu xóa dữ liệu như thế nào?
Sự hỗ trợ của nhà cung cấp
Nhà cung cấp phần mềm nhân sự sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa hiệu quả của bạn. Một nhà cung cấp cung cấp hỗ trợ đa dạng trong giai đoạn triển khai sẽ giúp bạn triển khai liền mạch hệ thống nhân sự và di chuyển dữ liệu của bạn sang hệ thống đó. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể sử dụng phần mềm nhân sự mà không gặp rắc rối và tối đa hóa năng suất của bạn. Do đó, tìm kiếm một nhà cung cấp có danh tiếng tốt trên thị trường để hỗ trợ khách hàng sẽ là tốt nhất. Các câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn chọn một nhà cung cấp như vậy:
- Thời gian phản hồi của nhà cung cấp là bao lâu và họ cung cấp hỗ trợ kỹ thuật nào?
- Tần suất nhà cung cấp nâng cấp phần mềm?
- Mất bao lâu để triển khai phần mềm? NCC có cung cấp hỗ trợ trong suốt quá trình không?
- Tài liệu và chương trình đào tạo có được cung cấp không?
- Có bản demo nào cho phần mềm không? Nếu có, bản demo có đáng để bạn dành thời gian không?
Phần mềm có thể mở rộng quy mô theo thời gian
Doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển theo thời gian. Ngày nay, bạn có thể là một nhóm gồm 10-20 người mà nhóm nhân sự của bạn có thể dễ dàng quản lý. Ngày mai bạn sẽ có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thành viên trong nhóm. Đội ngũ nhân sự sẽ quản lý họ như thế nào? Họ không thể quản lý thủ công vì khi đó cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp. Để xử lý một lực lượng lao động lớn như vậy, bạn cần có quy trình và phần mềm có thể mở rộng để bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu kinh doanh của mình.
Dưới đây là những câu hỏi mà bạn phải đặt ra để đảm bảo rằng phần mềm bạn đang mua có khả năng mở rộng:
- Số lượng nhân viên tối đa mà hệ thống nhân sự có thể đáp ứng là bao nhiêu?
- Có cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn không?
- Có thể tích hợp với các hệ thống khác như CRM, MES, KPI… không?
- Việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu sẽ được xử lý như thế nào khi doanh nghiệp phát triển?
Chi phí
Mặc dù bạn muốn có phần mềm nhân sự an toàn, có thể mở rộng và giàu tính năng, nhưng chắc chắn bạn sẽ không muốn thổi toàn bộ ngân sách của mình vào phần mềm đó. Điều này rất cần thiết vì còn có nhiều nỗ lực khác mà bạn cần tiền, chẳng hạn như tuyển dụng ứng viên, trả lương hoặc thậm chí là chi phí hoạt động. Do đó, bạn phải xác định ngân sách của mình và tìm kiếm phần mềm đáp ứng yêu cầu của bạn trong khi vẫn nằm trong ngân sách của bạn.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn phải đặt ra để quyết định xem phần mềm có phù hợp với ngân sách của bạn hay không:
- Cấu trúc giá của phần mềm là gì? Làm thế nào để nó phát triển với sự phát triển của tổ chức của bạn?
- Chi phí mở rộng quy mô là bao nhiêu nếu doanh nghiệp quyết định mở rộng trong tương lai?
- Phiên bản cơ sở của phần mềm bao gồm những tính năng và chức năng gì? Có phải trả thêm phí để bao gồm các mô-đun hoặc tính năng bổ sung không?
Có nên sử dụng phần mềm nhân sự miễn phí không?
Hiện nay, bạn có thể tìm thấy rất nhiều phần mềm miễn phí trên thị trường với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là các nguồn đó có đáng tin cậy không? Nó cũng có thể khó sử dụng và có thể không cung cấp các tính năng cần thiết để hoàn thành công việc. Dưới đây là những nhược điểm của một phần mềm miễn phí mà bạn cần phải cân nhắc.
Thiếu hỗ trợ
Các phần mềm nhân sự thường có những sự thay đổi, dù là nhỏ nhất, để toàn diện hơn và phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Tuy nhiên, những phần mềm miễn phí thường lỗi thời sau một thời gian ngắn, mang lại nhiều rắc rối cho các cá nhân cũng như các tập đoàn. Các công ty sử dụng phần mềm miễn phí có thể có ít, hoặc không có hỗ trợ từ những nhà cung cung cấp. Điều này sẽ gây khó chịu vì một số người dùng không biết cách tự khắc phục sự cố. Kết quả là họ phải dành thêm thời gian và năng lượng để chờ đợi các bản cập nhật thay vì làm việc hiệu quả.
Quảng cáo
Vì các nhà phát triển này không tính phí khách hàng khi sử dụng phần mềm, nên họ phải tìm các cách thu nhập khác. Một trong những phương pháp phổ biến để giảm chi phí và kiếm lợi nhuận là quảng cáo. Những quảng cáo này không chỉ làm giảm trải nghiệm người dùng mà còn thường tiềm ẩn rủi ro về phần mềm quảng cáo có thể ẩn trong phần mềm và lén lút cài đặt phần mềm đó trên thiết bị để lây nhiễm phần mềm độc hại. Do đó, phần mềm miễn phí luôn có đe dọa đến người dùng bất kể lúc nào.
Không an toàn
Phần mềm miễn phí không có nghĩa vụ pháp lý nào về bảo mật và thông báo cho bạn cách triển khai phần mềm đó một cách an toàn. Các nhà phát triển phần mềm thường không phải là chuyên gia bảo mật và có thể không hiểu cách triển khai các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu của bạn.
Giao diện người dùng xấu
Hầu hết các nhà phát triển cung cấp phần mềm miễn phí không lãng phí thời gian cho giao diện người dùng. Điều đó có nghĩa là phần mềm có thể trông không quá cầu kỳ, trên thực tế, nó sẽ đơn giản và dễ hiểu. Đây không phải là một nhược điểm lớn, nhưng đôi khi giao diện người dùng đẹp mắt và được thiết lập tốt có thể giúp phần mềm dễ sử dụng hơn.
Có nên quản lý nhân sự bằng Excel?
Excel đã từng được coi là một công cụ vạn năng, giúp bạn giải quyết nhiều bài toán quản lý. Nhưng hiện tại, Excel đã không còn phù hợp với quy trình quản lý nhân sự của các doanh nghiệp. Ứng dụng này đã trở nên lỗi thời và không còn đáp ứng được nhu cầu làm việc ngày càng phức tạp của bộ phận nhân sự.
Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp không nên sử dụng Excel để quản lý nhân sự.
Khó hợp nhất và làm chậm quá trình ra quyết định
Việc sử dụng bảng tính Excel để tạo báo cáo làm cho quá trình hợp nhất kéo dài. Người dùng cuối phải thường xuyên thu thập dữ liệu từ nhiều tệp khác nhau, tóm tắt dữ liệu đó, sau đó gửi báo cáo của họ cho trưởng bộ phận của họ qua email, phương tiện lưu trữ di động hoặc sao chép vào thư mục mạng được chia sẻ chung. Quy trình này phải được lặp lại cho đến khi tất cả dữ liệu đến tay những người ra quyết định cấp cao của tổ chức.
Để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, mọi người tham gia xử lý thông tin phải đặc biệt cẩn thận; việc kiểm tra hai lần/ba lần sẽ được yêu cầu thường xuyên. Vậy nên, khi các nhà lãnh đạo nhận được phiên bản cuối cùng, họ có thể không có nhiều thời gian để xử lý nó.
Thiếu kiểm soát
Trong Excel, nếu dữ liệu quá lớn, nó có thể làm chậm chương trình Excel, đặc biệt nếu tất cả dữ liệu được bao gồm trong một tệp. Nếu bạn cố gắng chia dữ liệu thành các tệp nhỏ hơn có thể khiến một số dữ liệu bị mất hoặc thiếu. Thêm vào đó, mỗi khi nhân viên thực hiện các thay đổi đối với Excel theo cách thủ công; có nguy cơ gây ra lỗi và ảnh hưởng đến độ chính xác. Những lỗi này không chỉ khó phát hiện sau này trong quá trình mà còn có thể có tác động bất lợi đến kết quả cuối cùng.
Tích hợp kém
Phần mềm Excel có khả năng tích hợp rất kém. Chưa đáp ứng được các tính năng cần thiết trong quản lý nhân sự như Chấm công, tích hợp tính lương, quản lý nghỉ phép, quản lý KPI/OKR, tài sản, dữ liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử. Excel khó thể tích hợp với các ứng dụng công nghệ hiện đại. Ngay cả những ứng dụng cơ bản như Lịch, Gmail,… Excel cũng không kết nối được.
Không thể nâng cấp khi công ty mở rộng quy mô
Doanh nghiệp càng lớn thì nhu cầu lưu trữ dữ liệu càng cao. Lúc này, các nhà quản lý cần một ứng dụng có thể dễ dàng nâng cấp theo quá trình phát triển của doanh nghiệp. Với dữ liệu lớn, bạn không thể lưu trữ nó bằng cách thêm số trang, cột hoặc hàng. Nói cách khác, không thể quản lý nhân sự bằng Excel khi công ty ngày càng lớn.
Nguồn: Công ty Giải pháp và Công nghệ OOC
Tham khảo:
