32 Thuật ngữ quản lý dự án mà bạn nên biết

Bạn có thể nhìn vào nó như một cuốn từ điển tuyệt vời của quy tắc và thuật ngữ phức tạp, hoặc bạn cũng có thể coi đó là một bộ sưu tập các từ ngữ xanh rờn và kỳ lạ gắn liền với công việc hằng ngày của các nhà quản lý dự án. Bất kể cách bạn coi nó, bài viết này sẽ mang lại cho bạn một cái nhìn sâu hơn vào thế giới hấp dẫn của quản lý dự án. Hãy cùng khám phá những thuật ngữ quản lý dự án thú vị này và xem chúng có thể giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc hay không nhé!

Các thuật ngữ cơ bản trong quản lý dự án

Quản lý dự án (Project Management)

Quản lý dự án là quá trình quản lý và điều hành một dự án để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nhiệm vụ của người quản lý dự án là lập kế hoạch, phân công công việc, giám sát tiến độ và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn và vượt qua các yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Quản lý dự án cũng liên quan đến việc điều phối tài nguyên, xác định và giải quyết rủi ro cũng như đáp ứng các yêu cầu chất lượng của dự án.

Quản lý dự án phải linh hoạt và sáng tạo trong việc nắm bắt và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. Điều này đặc biệt quan trọng trong các dự án lớn và phức tạp, khi mà sự thay đổi và không chắc chắn là không thể tránh khỏi. Để đảm bảo những thành viên tham gia dự án và quản lý dự án nói chung tiếng nói, việc sử dụng đồng nhất các thuật ngữ quản lý dự án có ý nghĩa quan trọng.

*Đọc thêm: Dự án là gì?

Agile Project Management

Quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý nhanh chóng, linh hoạt và “thú vị” hơn. Thay vì đặt ra một kế hoạch chi tiết từ đầu, Agile tập trung vào việc thực hiện các giai đoạn dự án nhỏ hơn một cách linh hoạt. Bạn có thể coi Agile như một cuộc viếng thăm thú vị đến công viên giải trí. Kiểu như, bạn không phải đi theo một lịch trình cụ thể, nhưng bạn có thể tự do theo đuổi các trò chơi và thú vui mà bạn muốn. Agile giúp bạn thích nghi linh hoạt với các yêu cầu và thay đổi trong quá trình dự án, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.

Quá trình quản lý dự án Agile được chia thành các giai đoạn nhỏ và nhân viên công ty có thể làm việc độc lập trong các nhóm nhỏ. Tiếp xúc liên tục với khách hàng và lặp đi lặp lại các giai đoạn giúp cải tiến và phát triển dự án dễ dàng.

Với Agile Project Management, việc quản lý dự án trở nên “dễ dàng như trò chơi” và biến những công việc mệt mỏi trở thành những thử thách hứng thú. Hãy nhớ rằng Agile cũng không phải phép mỹ thoáng, nên hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những thay đổi và biến động liên tục trong dự án của bạn. Càng ngày, thuật ngữ quản lý dự án Agile càng trở nên phổ biến trong nhiều lĩnh vực như phát triển phần mềm, công nghệ thông tin.

=> Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?

Đường cơ sở (Baseline)

Đường cơ sở (Baseline): Điểm bắt đầu của dự án, có thể sử dụng để so sánh và đánh giá tiến trình của dự án. Đây là một cơ sở quan trọng để đảm bảo dự án diễn ra đúng theo kế hoạch và luôn đảm bảo sự tuân thủ của nó. Giống như việc thiết lập một nguyên tắc nền tảng, đường cơ sở hỗ trợ việc xác định mục tiêu và tiến trình của dự án, đồng thời là công cụ để đánh giá thành công của nó.

Ngoài ra, đường cơ sở còn cho phép bạn đo lường và theo dõi sự thay đổi và tiến bộ của dự án. Nếu bạn không có điểm khởi đầu rõ ràng, bạn sẽ khó có thể đánh giá được liệu dự án đang tiến triển tốt hay không. Đường cơ sở giúp bạn có một mục tiêu rõ ràng để điều chỉnh và đối chiếu với tiến trình thực tế của dự án.

Với đường cơ sở, bạn có thể xác định được những phần mục tiêu chính của dự án và đảm bảo rằng công việc đang diễn ra theo đúng lộ trình. Điều này đảm bảo rằng dự án của bạn có khả năng hoàn thành đúng hẹn và đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Bạn cũng có thể sử dụng đường cơ sở để đánh giá hiệu suất của các yếu tố quan trọng khác nhau trong dự án và tìm ra các kế hoạch cải tiến khi cần thiết.

Nút cổ chai (Bottleneck)

Nút cổ chai (Bottleneck) trong một kế hoạch dự án có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong quá trình triển khai và ảnh hưởng đến việc hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án. Được hiểu là một điểm tắc nghẽn, nút cổ chai gây ra sự đình trệ, làm chậm tiến độ và gây đội ngũ thực hiện mất thời gian và năng lượng trong việc vượt qua khó khăn này. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, như sự thiếu tài nguyên, không phân chia công việc đúng cách, sự cạnh tranh về nguồn lực hay thậm chí là vấn đề cấu trúc tổ chức. 

Quản lý sự thay đổi dự án (Project change management)

Quản lý sự thay đổi dự án là một quy trình cần thiết trong quản lý dự án tập trung vào xem xét tất cả các thay đổi đề xuất, phê duyệt chúng và thực hiện các thay đổi liên quan đến sản phẩm, nguồn lực, tài liệu dự án và kế hoạch quản lý dự án của dự án. Quy trình này đảm bảo rằng bất kỳ sửa đổi hoặc điều chỉnh nào được đánh giá và thực hiện một cách đúng đắn để phù hợp với mục tiêu và mục đích tổng thể của dự án.

Quản lý sự thay đổi hiệu quả giúp duy trì chất lượng dự án, giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao dự án hiệu quả. Nó bao gồm đánh giá cẩn thận về tác động, khả thi và rủi ro tiềm năng liên quan đến mỗi thay đổi đề xuất, cũng như giao tiếp rõ ràng và điều phối giữa các bên liên quan trong dự án để đảm bảo việc triển khai trơn tru và thành công. Bằng cách quản lý thay đổi một cách tích cực, nhà quản lý dự án có thể hiệu quả thích ứng với yêu cầu và động lực thay đổi, nâng cao tổng thể thành công của dự án.

Theo dõi (Follow up)

Theo dõi (Follow up) là một hoạt động quan trọng trong quá trình hoàn thiện dự án. Hoạt động này có vai trò tìm hiểu, đánh giá và theo dõi các công việc, nhiệm vụ đã được giao cho từng thành viên trong dự án. Theo dõi giúp cho người quản lý dự án biết được tiến độ thực tế của dự án, từ đó có thể đưa ra phương án phù hợp để giải quyết các vấn đề phát sinh. Việc theo dõi kỹ càng còn giúp cho các thành viên trong dự án cảm thấy được sự quan tâm và sự hỗ trợ, tăng tính kỷ luật và nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ.

Quản lý vấn đề (Issue Management)

Quản lý vấn đề (Issue Management) là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án vì nó giúp xác định và giải quyết những vấn đề có thể xảy ra trong suốt vòng đời dự án. Những vấn đề này có thể phát sinh từ những vấn đề kỹ thuật đến những tình huống không lường trước và có thể gây gián đoạn tiến độ và mục tiêu của dự án. Quá trình quản lý vấn đề bao gồm một phương pháp tiếp cận định hướng giải quyết vấn đề bao gồm nhận dạng, đánh giá, ưu tiên và giải quyết vấn đề.

Cần có một chiến lược quản lý vấn đề hợp lý để đảm bảo đội dự án có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu tác động của chúng đến tiến độ và kết quả mong muốn của dự án. Việc không quản lý vấn đề một cách hiệu quả có thể dẫn đến chậm tiến độ, tăng chi phí và thậm chí là thất bại dự án. Do đó, việc có một quá trình quản lý vấn đề hiệu quả có thể đóng góp đáng kể vào thành công của dự án.

Kickoff Meeting

Kickoff Meeting là cuộc họp đầu tiên giữa người quản lý dự án, các bên liên quan đến dự án và nhóm thực hiện 1 dự án cụ thể. Và là cơ hội để mọi người trong dự án thảo luận về tiến trình, phạm vi, mục tiêu, trách nhiệm của dự án và cung cấp đầy đủ thông tin về dự án.Một dự án thành công luôn bắt đầu từ một cuộc họp khởi động tuyệt vời. Đây là cuộc họp ban đầu giữa quản lý dự án, các bên liên quan và nhóm thực hiện dự án cụ thể. Quan trọng của cuộc họp này không thể nói quá.

Đây là cơ hội để tất cả mọi người tham gia vào dự án tụ họp và thảo luận về tiến độ, phạm vi, mục tiêu, trách nhiệm của dự án và cung cấp thông tin cần thiết về dự án. Cuộc họp khởi động giúp thiết lập kênh thông tin rõ ràng và đảm bảo tất cả mọi người cùng chung một trang, điều này rất quan trọng đối với thành công của bất kỳ dự án nào. Quản lý dự án nên đảm bảo cuộc họp được tổ chức tốt và mọi người được cơ hội đóng góp và đặt câu hỏi.

Vậy làm thế nào để Kickoff Meeting diễn ra thành công???

Cột mốc (Milestone)

Cột mốc (Milestone) là điểm mốc thể hiện mục tiêu tiến độ trong tiến trình dự án. Thông thường, milestone được đặt ra để đánh dấu sự hoàn thành của một phần công việc hoặc một bước quan trọng trong quá trình phát triển dự án. Điều này giúp cho các thành viên trong đội ngũ dự án có thể theo dõi và đánh giá đúng hơn về tiến độ. Bên cạnh đó, việc hoàn thành các milestone đúng hạn cũng giúp cho dự án không bị trễ tiến độ hoặc vượt quá ngân sách dự kiến. Chính vì thế, việc đặt ra và hoàn thành các milestone rất quan trọng trong một dự án.

Nhà quản lý dự án (Project Manager)

Nhà quản lý dự án (Project Manager) là người chịu trách nhiệm quản lý các nhiệm vụ và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng. Từ kế hoạch đến triển khai và điều khiển, nhà quản lý dự án sẽ giám sát mọi khía cạnh của dự án từ đầu đến cuối. Họ làm việc để tạo ra một lộ trình cho dự án, đề xuất các thời gian, ngân sách và các chỉ số hiệu suất chính. Khi dự án tiến triển, họ liên tục giám sát tiến độ đối với các chỉ mục này, xác định bất kỳ vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án.

Giao tiếp là rất quan trọng đối với nhà quản lý dự án, người phải giữ cho tất cả các bên liên quan được thông báo về tiến độ của dự án, bao gồm các thành viên trong nhóm, khách hàng và nhà tài trợ. Hiểu được tầm quan trọng của vai trò của mình, nhà quản lý dự án phải có kinh nghiệm trong quản lý dự án và được kỹ năng lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và ra quyết định.

Quản lý nguồn lực (Resource Management)

Quản lý nguồn lực (Resource Management) là việc lập kế hoạch, lên lịch và phân bổ các nguồn lực nhằm tối đa hóa hiệu quả của dự án. Bằng cách đánh giá nhu cầu và yêu cầu của dự án, tạo ra kế hoạch toàn diện và theo dõi sát sao việc sử dụng tài nguyên trong suốt vòng đời của dự án, tổ chức có thể tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên, giảm thiểu những thắt bottleneck và nâng cao hiệu suất tổng thể của dự án. Một chiến lược quản lý tài nguyên được thực hiện tốt không chỉ đảm bảo tiến trình suôn sẻ của dự án mà còn giúp đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan và cung cấp kết quả chất lượng cao.

Xem thêm: Quản lý chi phí dự án: Tối ưu nguồn lực 

Báo cáo tình trạng (Status Report)

Báo cáo tình trạng (Status Report) đóng vai trò then chốt trong quản lý dự án. Đây là một tài liệu hình thức cung cấp chi tiết toàn diện về tiến độ của một dự án so với kế hoạch thời gian đã định. Báo cáo này nhằm cung cấp cho tất cả các bên liên quan một tổng quan về tình trạng hiện tại của dự án, bao gồm các chướng ngại vật hoặc thách thức mà nhóm đã gặp phải và các biện pháp đã thực hiện để giải quyết chúng.

Một báo cáo tình trạng chất lượng được coi là một công cụ giao tiếp đảm bảo tính minh bạch và giúp cho tất cả mọi người được thông báo, bao gồm đội ngũ dự án, khách hàng, chính quyền và các bên liên quan khác. Tạo và chia sẻ Báo cáo tình trạng đúng thời gian và định kỳ là một hoạt động cực kỳ quan trọng giúp bạn tiên đoán trước các tình huống bất ngờ, nâng cao quy trình ra quyết định và tăng khả năng thành công của dự án.

Ngân sách dự án (Project Budget)

Ngân sách dự án (Project Budget) là tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án trong khoảng thời gian cụ thể. Thông thường, ngân sách dự án bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu và chi phí vận hành. Tuy nhiên, để đảm bảo dự án được triển khai một cách hiệu quả, việc xác định và điều chỉnh ngân sách dự án là rất quan trọng.

Đầu tiên, việc ước lượng chi phí lao động phải dựa trên số lượng nhân công cần thiết và mức lương của từng công việc. Nhân công không chỉ bao gồm công nhân trực tiếp tham gia vào dự án mà còn bao gồm các chuyên gia, kỹ sư và quản lý dự án. Nguyên vật liệu cũng là một yếu tố quan trọng trong ngân sách dự án. Việc xác định danh sách và khối lượng nguyên vật liệu cần thiết sẽ giúp ước lượng chi phí chính xác hơn. Ngoài ra, chi phí vận hành cũng phải được xem xét, bao gồm chi phí sửa chữa và bảo trì, chi phí đào tạo nhân viên, và chi phí quản lý dự án. 

Giai đoạn (Phase)

Giai đoạn (Phase) là một phần quan trọng của bất kỳ dự án nào, thường là một giai đoạn cụ thể trong quá trình thi hành tổng thể của dự án, được thiết kế để đạt được mục tiêu cụ thể. Mỗi giai đoạn đóng vai trò như một khối xây dựng, góp phần vào thành công tổng thể của dự án. Các giai đoạn này giúp phân rã dự án thành các phần quản lý được, đảm bảo rằng mỗi bước được tập trung vào việc đạt được một mục tiêu cụ thể và mang lại kết quả đáng đo lường.

Bằng cách chia dự án thành các giai đoạn, người quản lý dự án có thể hiệu quả lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và điều chỉnh cần thiết khi cần. Ngoài ra, việc sử dụng các giai đoạn cung cấp cho các bên liên quan sự hiểu rõ về tiến độ của dự án và cho phép truyền thông và cộng tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm. 

Độ ước lượng (Estimation)

Độ ước lượng (Estimation): Xác định thời gian, nguồn lực hoặc ngân sách cần thiết cho mỗi phần của dự án. Qua quá trình ước tính chính xác, người quản lý dự án có thể đưa ra quyết định thông tin về thời gian, phân phối tài nguyên một cách hiệu quả và lập kế hoạch ngân sách dự án phù hợp. Việc ước tính bao gồm xem xét các yếu tố khác nhau như độ phức tạp của các nhiệm vụ, tính sẵn có của tài nguyên, dữ liệu lịch sử và các rủi ro tiềm năng. Việc đạt được sự cân bằng giữa việc ước tính quá cao và quá thấp là điều cần thiết để đảm bảo rằng dự án được lập kế hoạch và thực hiện một cách thực tiễn

Đánh giá tiến độ (Progress Evaluation)

Đánh giá tiến độ (Progress Evaluation): quá trình xác định và đánh giá tiến độ của dự án, so sánh với kế hoạch ban đầu. Bằng cách theo dõi tiến trình một cách cẩn thận, các quản lý dự án có thể nhận ra bất kỳ sai lệch nào so với kế hoạch ban đầu và thực hiện các biện pháp chỉnh sửa cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án thành công. Đánh giá tiến trình cũng cho phép các bên liên quan có cái nhìn sâu hơn về hiệu quả và hiệu suất của việc thực thi dự án, từ đó họ có thể đưa ra các quyết định và điều chỉnh thông minh theo cần thiết. Nhìn chung, việc đánh giá tiến trình đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án, cho phép theo dõi liên tục và nâng cao hiệu suất dự án.

Hiệu suất (Performance)

Hiệu suất (Performance): Sự hoàn thành và chất lượng của công việc hoặc nhiệm vụ được thực hiện trong dự án. Đánh giá hiệu suất dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như đáp ứng thời hạn, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và đạt được kết quả mong muốn. Bằng cách tập trung vào hiệu suất, quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có thể theo dõi tiến độ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo thành công tổng thể của dự án.

Cho dù đó là đáp ứng các mốc quan trọng, cung cấp sản phẩm chất lượng cao hoặc vượt qua mong đợi của khách hàng, hiệu suất đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án. Cần thiết để xác định tiêu chí hiệu suất rõ ràng và đánh giá và phân tích hiệu suất thường xuyên để thúc đẩy cải tiến liên tục và đạt được mục tiêu dự án. Nhìn chung, hiệu suất là một yếu tố cần thiết của quản lý dự án, thúc đẩy năng suất, hiệu quả và thành công cuối cùng của dự án.

Theo dõi (Monitoring)

Theo dõi (Monitoring): Quá trình theo dõi tiến độ, hiệu suất và các chỉ số quan trọng của dự án. Điều này giúp người quản lý dự án xác định bất kỳ vấn đề tiềm năng hoặc rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết để giải quyết chúng. Ngoài ra, việc giám sát cũng giúp đảm bảo rằng dự án đang tiến triển theo kế hoạch và mọi thay đổi được quản lý và kiểm soát một cách hiệu quả. Do đó, một quy trình giám sát được lên kế hoạch tốt là rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.

Quản lý nhiệm vụ 

Quản lý nhiệm vụ là quá trình điều phối, theo dõi và kiểm soát các công việc cần hoàn thành trong dự án. Nhiệm vụ là những nhiệm vụ cụ thể được giao cho các thành viên trong nhóm làm việc. Để quản lý nhiệm vụ hiệu quả, quản lý cần phân chia công việc, thiết lập mục tiêu, đặt lịch trình và giám sát tiến độ thực hiện nhiệm vụ.

Quản lý nhiệm vụ đòi hỏi sự phân công rõ ràng, định rõ trách nhiệm và cung cấp hướng dẫn cần thiết cho các thành viên. Đồng thời, quản lý cần theo dõi tiến độ, phản hồi và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Quản lý nhiệm vụ đảm bảo tính kỷ luật và sự liên kết giữa các công việc con để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng cao.

Lịch trình (Schedule)

Một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, nó giúp xác định thời gian và thứ tự các công việc cần thực hiện – Lịch trình sẽ chỉ ra các bước tiến hành và thời điểm hoàn thành của từng công việc. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn đánh giá thời gian cần thiết cho mỗi công việc và ước tính tổng thời gian hoàn thành dự án. Lịch trình giúp đảm bảo rằng các công việc được tiến hành đúng thời hạn và giúp quản lý thời gian hiệu quả. Nó cũng là công cụ hữu ích để theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Vì vậy, việc xây dựng và duy trì lịch trình chính là một bước quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.

Gantt Chart

Gantt Chart (Biểu đồ Gantt) là một công cụ hữu ích trong quản lý dự án. Nó giúp bạn theo dõi và lập kế hoạch về thời gian cho các công việc trong dự án. Biểu đồ Gantt thể hiện các công việc ở dạng dạng thanh từ trái sang phải, với trục ngang thể hiện thời gian và trục dọc thể hiện các công việc.

Bạn có thể dễ dàng nhận ra các khối thời gian cho mỗi công việc và xem xét lịch trình dự án một cách tổng thể. Nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về quá trình, thời gian và tiến độ của dự án. Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt, bạn có thể xác định đúng thời gian cần thiết cho từng công việc và lên kế hoạch phù hợp.

Tuy nhiên, biểu đồ Gantt cũng có một số hạn chế. Nó chỉ cho bạn biết được thời gian dự kiến và thực tế của mỗi công việc, nhưng không cung cấp thông tin về độ ưu tiên, mức độ quan trọng hay liên kết giữa các công việc. Nên kết hợp với các công cụ khác để tối ưu quản lý dự án của bạn.

Hạn chế tài nguyên (Resource Constraint)

Hạn chế tài nguyên (Resource Constraint) là giới hạn số lượng tài nguyên, bao gồm cả người và vật liệu, có sẵn cho dự án. Ý tưởng ở đây là bạn không có đủ tài nguyên để làm việc, nhưng vẫn phải hoàn thành dự án. Đó là một thách thức thực sự đấy! Nếu bạn không thể nhân rộng số lượng người làm việc hoặc tăng số lượng nguyên liệu, bạn phải đảm bảo sự tận dụng hiệu quả các tài nguyên hiện có. Điều này cần sự sắp xếp thông minh và quản lý thực hiện kỹ lưỡng. Hạn chế tài nguyên là một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý dự án, nhưng nếu bạn áp dụng các chiến lược và phương pháp phù hợp, bạn có thể vượt qua nó một cách thành công.

Độ ưu tiên (Priority)

Độ ưu tiên (Priority): Điểm này khá quan trọng trong quản lý dự án. Chúng ta cần xác định những công việc quan trọng nhất và ưu tiên xử lý chúng trước. Nhưng đừng lạm dụng quyền ưu tiên, vì nếu chúng ta ưu tiên tất cả mọi thứ thì không gì là ưu tiên nữa cả. Đôi lúc, các công việc không quan trọng nhưng dễ dàng được hoàn thành sẽ khiến chúng ta dành quá nhiều thời gian cho chúng, làm suy yếu sự ưu tiên thực sự. Vì vậy, cần phân biệt đúng những công việc quan trọng và không quan trọng, để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước.

Ma trận RACI

Ma trận RACI là một dạng ma trận của ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI được tổ chức bởi một con gấu đang leo tường (đáng chú ý là nó không phải là một con gấu thực sự). Đúng, bạn không nghe nhầm, một con gấu! Nhiệm vụ của con gấu là đảm bảo rằng mỗi nhóm và cá nhân được gán trách nhiệm chính xác cho công việc của họ.

RACI là viết tắt của Responsible, Accountable, Consulted, và Informed. Mỗi từ này tương ứng với một vai trò trong dự án. Ai đó được gán vai trò người chịu trách nhiệm (Responsible) sẽ là người thực hiện công việc. Người chịu trách nhiệm (Accountable) là người phải chịu trách nhiệm cuối cùng và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn và chất lượng. Người được tham khảo (Consulted) là những người cần được thảo luận và đưa ra ý kiến về công việc. Cuối cùng, người được thông báo (Informed) chỉ cần biết về tiến trình công việc mà không cần tham gia trực tiếp.

Với RACI, bạn không cần phải lo lắng về việc khai báo rõ ràng vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong dự án. Chỉ cần tin tưởng vào con gấu của bạn và họ sẽ giúp bạn đồng bộ hóa và tổ chức công việc của mọi người. Hãy gọi một con gấu ngay hôm nay và trở thành một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp!

Nguyên tắc Pareto (Pareto Principle)

Nguyên tắc Pareto (Pareto Principle) Thuật ngữ này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý- Vilfredo Pareto. Ông này nổi tiếng với quy tắc 80/20. Ý tưởng chính của nguyên tắc này là 20% công việc tạo ra 80% kết quả, và ngược lại. Vì vậy, bạn phải tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để đạt được 80% hiệu quả.

Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một dự án, nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn nhận ra rằng 20% nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ mang lại 80% giá trị và thành công cho dự án. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đặt ưu tiên cho những nhiệm vụ này và làm chúng trước tiên.

 Quy tắc 80/20 còn có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý công việc cá nhân đến tiếp thị và kinh doanh.

Nguyên tắc 80/20 (80/20 Principle)

Nguyên tắc 80/20 (80/20 Principle): Nguyên tắc này cho rằng trong mọi tình huống, 80% kết quả có thể được đạt được từ 20% công sức. Ví dụ, khi bạn hoàn thành 20% công việc đầu tiên, bạn đã hoàn thành 80% thành tựu. Thật là một nguyên tắc tuyệt vời, đúng không? Với nguyên tắc này, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất và những nỗ lực mang lại hiệu quả cao nhất. Nếu bạn muốn nắm vững nguyên tắc này, hãy đếm số lần bạn ăn bánh quy trong hộp và lượt xem phim trong tuần. Tôi chắc chắn bạn sẽ phát hiện ra một sự khái quát thú vị!

Bảng điều khiển (Dashboard)

Bảng điều khiển (Dashboard): Đây là công cụ mà các nhà quản lý dự án thích sử dụng để làm cho dự án của họ trông chuyên nghiệp hơn. Với bảng điều khiển, bạn có thể xem tổng quan về tiến độ, tài nguyên và hiệu suất của dự án một cách dễ dàng. Bạn sẽ biết được những phần của dự án đang tiến triển tốt và những phần đòi hỏi sự chú ý đặc biệt. Bảng điều khiển sẽ cung cấp cho bạn thông tin quan trọng để bạn có thể định hình lại và điều chỉnh chiến lược của mình để đảm bảo dự án thành công.

Phạm vi (Scope)

Phạm vi (Scope): Phạm vi là giới hạn và phạm vi của một dự án, xác định rõ nhiệm vụ và kết quả cuối cùng cần đạt được. Nó định rõ những gì sẽ được làm và những gì sẽ không được làm trong dự án. Quản lý phạm vi như việc xác định, đặt rõ và bảo vệ ranh giới của dự án. Điều này giúp tránh nhầm lẫn, mơ hồ và đảm bảo rằng dự án sẽ hoàn thành đúng theo kế hoạch.

Thông qua việc xác định phạm vi, các bên liên quan dự án có thể hiểu rõ ràng về mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động. Việc quản lý phạm vi tốt giúp đảm bảo rằng dự án sẽ không bị lan truyền quá mức và không phát sinh những yêu cầu không liên quan. Nó là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong quản lý dự án để đảm bảo sự thành công và đúng thời gian của dự án. Ví dụ, nếu phạm vi bị mở rộng quá nhiều, dự án có thể trở nên không khả thi và khó kiểm soát.

Vì vậy, việc quản lý phạm vi kỹ lưỡng và định rõ các ràng buộc có thể giúp dự án diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được các mục tiêu dự án một cách hiệu quả. Hãy nhớ rằng, phạm vi có thể thay đổi trong suốt quá trình dự án, do đó nó cần được kiểm soát chặt chẽ và được phê duyệt bởi các bên liên quan. 

=> Tìm hiểu thêm: Phạm vi dự án là gì? Vai trò và các bước xác định phạm vi dự án

Tiến trình (Progress)

Tiến trình dự án là một thuật ngữ quản lý dự án quan trọng. Nó liên quan đến việc theo dõi và đánh giá tiến độ của các hoạt động và công việc trong dự án. Khi tiến trình được theo dõi chặt chẽ, bạn có thể đảm bảo rằng dự án đang diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu bạn thấy rằng công việc đang chậm trễ hoặc không đạt chuẩn, bạn có thể thiết lập các biện pháp để cải thiện tình hình.

Theo dõi tiến trình cũng giúp bạn nhận ra những khó khăn và thách thức đang xảy ra trong dự án. Bằng cách đánh giá tiến trình, bạn có thể xác định các vấn đề và tìm cách giải quyết chúng ngay từ đầu, tránh để chúng phát triển thành các vấn đề lớn hơn.

Thông qua việc quan sát tiến trình, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải thiện và điều chỉnh trong dự án. Nếu bạn thấy rằng một biện pháp không mang lại kết quả như mong đợi, bạn có thể thay đổi hoặc điều chỉnh nó để đạt được hiệu quả tốt hơn.

Vì vậy, việc theo dõi tiến trình một thuật ngữ quản lý dự án thiết yếu trong quản lý dự án. Nó giúp bạn kiểm soát, điều chỉnh và cải thiện dự án của mình một cách hiệu quả. Hãy luôn làm theo dõi và theo dõi tiến trình để đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch!

*Đọc thêm: 6 bước quản lý tiến độ dự án đem lại sự thành công

Đánh giá dự án (Project Evaluation)

Đánh giá dự án (Project Evaluation): Đây là thuật ngữ quản lý dự án phản ánh quá trình đánh giá toàn diện về hiệu quả và thành công của dự án sau khi hoàn thành. Qua việc xem xét lại các mục tiêu, kết quả, vấn đề đã xảy ra và kinh nghiệm học được, người quản lý dự án đánh giá sự thành công và đưa ra các đề xuất cải thiện cho các dự án tương lai. Đánh giá dự án giúp học hỏi từ những sai lầm, khám phá những điểm mạnh và yếu của quá trình quản lý dự án và tăng cường khả năng thích nghi cho các dự án tương lai. Vì dự án không phải lúc nào cũng thành công hoàn hảo, việc đánh giá dự án là một công cụ hữu ích giúp hoàn thiện quá trình quản lý dự án.

Nghiệp vụ (Business Case)

Nếu bạn muốn thực hiện một dự án, bạn nên có một nghiệp vụ rõ ràng. Nghiệp vụ giúp bạn xác định lợi ích, giá trị và các khả năng của dự án. Nó cũng định rõ những rủi ro, thách thức và tác động của dự án. Bằng cách xây dựng một nghiệp vụ chất lượng, bạn có thể thuyết phục được những người quyết định và đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả. Hãy nhớ, nghiệp vụ không chỉ là một cái tên giá trị, mà là một bản mô tả chi tiết và thuyết phục về những gì bạn muốn đạt được và làm trong dự án của mình.

Quản lý rủi ro (Risk Management)

Rủi ro là điều không thể tránh khỏi trong quản lý dự án, nếu bạn đã từng có kinh nghiệm làm dự án thì chắc hẳn bạn đã gặp ít nhất một rủi ro. Thuật ngữ Quản lý rủi ro dự án đề cập đến việc xác định và đánh giá các rủi ro tiềm tàng, sau đó phát triển các chiến lược và kế hoạch để giảm thiểu tác động của chúng đến dự án. Một phần quan trọng của quản lý rủi ro là việc theo dõi và kiểm soát các rủi ro trong suốt quá trình dự án để đảm bảo rằng các biện pháp phòng ngừa đã được triển khai đúng cách. Quản lý rủi ro là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án và tránh những hậu quả không mong muốn.

-> Tham khảo:  Quản lý rủi ro trong dự án