Chỉ số đo lường hiệu quả công việc – KPI là gì?
“KPI là Chỉ số Đo lường Hiệu quả Công việc, là các chỉ tiêu dùng để đo lường một cách định lượng mức độ thực hiện các mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp – được xác định theo phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC)”.
Thuật ngữ KPI được viết tắt từ Key Performance Indicators – Chỉ số Đo lường Hiệu quả công việc.
BSC là gì?
Thẻ điêm cân bằng – Balanced Scorecard (BSC) là một hệ thống quản lý chiến lược qua 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. BSC cho biết để có thể đạt được các mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp cần ưu tiên phát triển những nguồn lực nào; để tạo ra sự khác biệt, doanh nghiệp cần có năng lực cốt lõi gì, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh.
KRI là gì?
Trong thực tế đo lường, doanh nghiệp có thể mong muốn bổ sung cả các chỉ số đo lường kết quả theo chức năng, thường gọi là các chỉ tiêu kết quả, hay KRI. KRI – Key Result Indicator là các chỉ tiêu đo lường ngắn hạn các mức độ thực hiện công việc theo chức năng.
KPI và OKR?
OKR được viết tắt từ cụm từ Objective & Key Result, có nghĩa “Mục tiêu và Kết quả then chốt”. Hiểu đơn giản, một Mục tiêu sẽ cho bạn biết nơi bạn đi và Kết quả then chốt cho bạn biết bạn có đang ở đó hay không.
Khi làm việc với OKR, bạn sẽ phải tự hỏi mình hai câu hỏi:
- Bạn cần đi đến đâu?
- Làm thế nào để bạn biết bạn đang ở đó?
Bên cạnh đó, bạn cũng nên đặt câu hỏi “làm gì để đến đó” sẽ giúp bạn nảy sinh những sáng kiến, ý tưởng – những việc bạn sẽ làm để đạt được OKR của mình.
Như vậy so với KPI, OKR sẽ ít tính liên kết hơn, chỉ tập trung vào những mục tiêu mang tính đột phá và đo lường bằng thang đo – đơn giản hơn.
Bạn vui lòng đọc bài sau để hiểu rõ hơn về Sự khác biệt giữa KPI và OKR.
Ví dụ về chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI?
Có hàng ngàn, hàng vạn ví dụ về KPI. Một doanh nghiệp có thể có nhiều chỉ tiêu cho từng mảng chức năng, ví dụ KPI trong sales, KPI trong marketing, KPI trong sản xuất…
Ví dụ về chỉ tiêu KPI trong sales như sau:
- Doanh thu sản phẩm mới
- Doanh thu sản phẩm chiến lược
- Số lượng khách hàng phát triển mới
- Tỉ trọng doanh thu từ khách hàng tái tục (bảo hiểm)
Một số ví dụ về chỉ tiêu KPI về SEO trong marketing như sau:
- Thứ hạng từ khóa (Rank)
- Số lượng từ khóa trong top 10
- Lưu lượng truy cập tự nhiên (Organic Traffic)
- Lưu lượng truy cập bình quân các từ khóa trong top 10
- Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate)
Bạn đọc bài sau để hiểu rõ hơn về các ví dụ về KPI trong marketing.
Cách tính KPI?
Mức độ hoàn thành một chỉ tiêu KPI có thể được tính đơn giản bằng cách lấy số thực hiện chia cho số kế hoạch, hoặc phức tạp hơn tùy theo bản chất của chỉ tiêu. Bạn có thể Xem chi tiết hơn về cách tính KPI.
Mức độ hoàn thành KPI của một cá nhân có thể được tính bằng cách tính bình quân gia quyền các mức độ hoàn thành của từng chỉ tiêu với trọng số chỉ tiêu đã được quy định trước.
Cách tính KPI cần được quy định trong quy chế đánh giá KPI. Ngoài cách tính toán, quy đổi, quy chế này cũng quy định cách chia chỉ tiêu KPI cho nhân viên (phân bổ), thưởng phạt KPI trong trường hợp nhân viên đạt hoặc không đạt KPI.
Quy chế trả lương theo KPI?
Trường hợp doanh nghiệp xây dựng quy chế trả lương theo KPI, ví dụ lương 3P, cần phản ánh được cách tính lương hiệu quả công việc hay còn gọi là quy chế tính lương KPI.
Để trả lương 3P theo KPI, phần lương biến đổi thực tế (lương KPI hay lương hiệu quả) được tính bằng cách lấy lương biến đổi lý thuyết nhân với hệ số hoàn thành KPI của cá nhân.
Khi đó, tổng thu nhập của người lao động bằng Lương cố định + Lương biến đổi thực tế. Tham khảo cụ thể cách tính lương hiệu quả theo KPI.
Cách xây dựng KPI cho nhân viên?
Để xây dựng KPI cho nhân viên theo phương pháp BSC, cần thực hiện theo quy trình sau:
- Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức
- Thiết kế bản đồ chiến lược
- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI công ty
- Thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI bộ phận
- Thiết kế chỉ tiêu KPI chức danh và cá nhân
- Xây dựng quy chế đánh giá KPI
Đọc thêm về các bước thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI
Có nên thuê tư vấn xây dựng KPI?
Để xây dựng KPI, doanh nghiệp có nhiều phương án lựa chọn:
- Tự nghiên cứu và xây dựng, triển khai KPI. Phương án này thường tốn thời gian nếu nhân sự dự án thiếu kinh nghiệm về KPI hoặc quản lý sự thay đổi
- Thuê giảng viên đào tạo và tự xây dựng KPI. Phương án này sẽ giúp cán bộ quản lý doanh nghiệp có kiến thức đồng nhất về KPI, sau đó tự triển khai sẽ giảm bớt được nhiều thời gian. Tuy nhiên, sẽ cần tìm được giảng viên có kinh nghiệm triển khai KPI thực tế bên cạnh kiến thức về mô hình và phương pháp.
- Thuê tư vấn thiết kế và triển khai KPI. Phương án này thường tốn kém hơn về chi phí nhưng sản phẩm làm ra sẽ đảm bảo tính nhất quán và dễ triển khai hơn. Doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian mày mò và tận dụng được kiến thức và kinh nghiệm của tư vấn.
- Triển khai phần mềm KPI. Phương án này có thể triển khai kết hợp với 1 trong 3 phương án kể trên.
Đơn vị tư vấn chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI?
Có nhiều đơn vị tư vấn trên thị trường. Để lựa chọn đơn vị tư vấn phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố kinh nghiệm, dự án thành công, nhóm tư vấn và khả năng triển khai phần mềm sau tư vấn. Công ty Tư vấn Quản lý OCD là đơn vị tư vấn KPI có hơn 17 năm kinh nghiệm, đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, đã từng làm quản lý cấp cao tại doanh nghiệp, với hàng trăm dự án KPI đã thực hiện. Phương pháp thiết kế và triển khai chỉ số đo lường hiệu quả công việc của OCD cũng hoàn toàn đồng nhất với phần mềm digiiKPI của OOC.
Lựa chọn đơn vị đào tạo KPI?
Nếu không muốn tự đào tạo, doanh nghiệp có thể nghĩ đến việc lựa chọn một đơn vị đào tạo KPI. Song song với tư vấn, nhiều đơn vị đào tạo KPI trên thị trường. Tương tự tư vấn, doanh nghiệp cần chọn được đơn vị đào tạo/giảng viên có kinh nghiệm triển khai KPI thực chiến hoặc tư vấn thực tế cho doanh nghiệp, ít nhất là 5-10 dự án.
Xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI?
Sau khi xây dựng, doanh nghiệp cần ký quyết định ban hành và áp dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI tại doanh nghiệp. Sau đó, định kỳ theo từng chỉ tiêu, cần tiến hành thu thập/cập nhật số liệu thực hiện của các chỉ tiêu đó.
Nếu doanh nghiệp dùng Excel, cần đảm bảo việc thiết lập công thức tính tự động cho các chỉ tiêu.
Nếu muốn triển khai KPI một cách bài bản và dài hạn, DN cần tính đến phương án sử dụng phần mềm KPI.
Triển khai phần mềm quản lý chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI?
Do tính đa dạng của các chỉ tiêu KPI cũng như nhu cầu lưu trữ, tính toán kết quả thực hiện các chỉ tiêu theo thời gian, về dài hạn doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn nếu triển khai KPI trên Excel.
Khi đó, triển khai phần mềm quản lý chỉ số đo lường hiệu quả công việc sẽ là giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp.
Phần mềm KPI sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế hệ thống chỉ tiêu, tự động cập nhật kết quả từ các hệ thống quản lý khác, cung cấp báo cáo KPI tự động, hoặc cô đọng hơn là KPI Dashboard, kết nối với các modules khác của phần mềm nhân sự như đánh giá nhân viên, lương. Do đó, triển khai phần mềm KPI là hướng đi tất yếu cho doanh nghiệp.
Triển khai đánh giá chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI như thế nào?
Nếu doanh nghiệp triển khai phần mềm KPI, việc đánh giá KPI trở nên đơn giản hơn nhiều khi phần mềm làm thay hầu hết các đầu việc liên quan đến đánh giá như nhập liệu (nếu có tích hợp), tính toán chỉ tiêu, lập báo cáo, xếp hạng. Cán bộ quản lý chỉ cần can thiệp ở một số nút cần thiết như duyệt số liệu hay nhập một số đánh giá các chỉ tiêu mang tính định tính.
Tùy theo chức năng của doanh nghiệp và sự sẵn có của các phần mềm, công cụ quản lý chức năng đó mà việc đánh giá chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI dễ hay khó. Nhiều lĩnh vực như marketing, kinh doanh hay sản xuất hiện nay có mức độ số hóa cao, thông tin được thu thập và sẵn có trên các phần mềm quản lý chức năng nên việc đo lường KPI cũng dễ dàng hơn. Ngược lại, đo lường thủ công sẽ tốn kém thời gian và công sức đồng thời dễ khiến người trong cuộc nản lòng.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI trên Excel, việc đánh giá sẽ khó hơn do phải nhập liệu tất cả các chỉ tiêu, đồng thời việc kiểm soát thời điểm, format nhập liệu sẽ phức tạp hơn rất nhiều, đặc biệt ở quy mô lớn.
