0963 63 60 66

Mọi thứ bạn cần biết về phần mềm chấm công cho nhân viên

Top 8 phần mềm quản lý nhân sự dễ sử dụng
Top 8 phần mềm quản lý nhân sự dễ sử dụng
08/10/2020
OKR là gì? Đặt mục tiêu với OKRs - Phương pháp Google
OKR là gì? Đặt mục tiêu với OKRs – Phương pháp Google
13/10/2020

Phần mềm chấm công gợi nhớ đến một chiếc đồng hồ bấm giờ được sử dụng trong thể thao. Cũng có thể là một người ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc cho một trò chơi hay hoạt động nào đó. Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh, người ta thường sử dụng phần mềm chấm công để theo dõi tình trạng có mặt của nhân viên, nghỉ phép và quản lý bảng lương. Nói cách khác, phần mềm chấm công để theo dõi thời gian làm việc của nhân sự trong tổ chức.

Ngày nay, công việc của chúng ta bị bao quanh bởi rất nhiều dữ liệu. Và trong hầu hết các trường hợp, thông tin là điều kiện cần thiết để duy trì hoạt động của công ty. Do đó, nhiều tổ chức quyết định triển khai phần mềm đóng vai trò như một hệ thống quản lý và lưu trữ cơ sở dữ liệu. Đồng thời, nó loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều công cụ hỗ trợ khác nhau. Phần mềm cung cấp quyền truy cập cho mọi nhân viên, giúp họ có cái nhìn sâu sắc về dữ liệu của công ty. Và một trong những công cụ đó là phần mềm theo dõi thời gian (phần mềm chấm công)

Phần mềm chấm công được sử dụng để theo dõi giờ làm việc của nhân viên, cũng như đo lường năng suất làm việc. Trong quản trị dự án, người quản lý  có thể xem tiến độ tổng thể của các nhiệm vụ và quản lý bảng lương của các cá nhân tham gia.

Sử dụng phần mềm chấm công giúp quản lý nhóm ở nhiều cấp độ dễ dàng hơn. Nó không chỉ giúp theo dõi thời gian và giám sát hiệu suất tổng thể của nhân viên, mà còn giúp các bộ phận khác nhau hợp tác và trao đổi thông tin dễ dàng hơn.

Hiện nay, có rất nhiều lầm tưởng về phần mềm chấm công

  • Khó sử dụng.  Điều này dường như rất phi lý nếu phần mềm được thể diện dưới dạng công cụ trực quan, và giao diện thân thiện; tất cả những gì bạn phải làm là bắt đầu sử dụng  và những bước tiếp theo trở nên dễ dàng.
  • Đắt đỏ – hiện nay, một số phần mềm chấm công hoàn toàn miễn phí. Với một số phần mềm nhiều chức năng và đến từ nhà cung cấp nổi tiếng, chi phí có thể cao hơn trung bình. Tuy nhiên, chúng vẫn không quá đắt và đáng để đầu tư.
  • Sử dụng phần mềm chấm công khiến cho công việc bị chậm đi – hoàn toàn ngược lại, nó nâng cao quy trình và làm cho công việc nhanh hơn.

Có nhiều suy nghĩ cho rằng: theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là đang không tôn trọng chính người đồng hành cùng mình. Hãy để họ làm việc với thái độ ” tự giác” và “thoải mái”. Và “theo dõi thời gian” là một việc rất mất thời gian. Tuy nhiên, theo giõi thời gian làm việc là để góp phần tiết kiệm thời gian lãng phí và tận dụng tốt hơn thời gian làm việc, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Có một thực tế là những người càng làm việc hiệu quả thì càng ít cần làm việc. Và chỉ có thể đạt được năng suất khi sử dụng các công cụ đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên.

10 lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công online

Làm thế nào để chọn đúng phần mềm chấm công phù hợp

Lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là một trong những điều quan trọng nhất cần xem xét trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Mặc dù chi phí của phần mềm chấm công không quá đắt đỏ, nhưng nó liên quan đến việc tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự khác trong doanh nghiệp.

Làm sao để lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp?

Làm sao để lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp?

Phần mềm chấm công sinh trắc học và không sinh trắc học

Phần mềm chấm công không sinh trắc học thường là đầu đọc thẻ, có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau. Cơ chế hoạt động của nó là giúp người cầm thẻ đi vào và đi ra bằng cách sử dụng một số nhận dạng được chỉ định. Chúng tương đối rẻ, dễ bảo trì cũng như dễ cài đặt. Mỗi thẻ sẽ có một mã id riêng. Phần mềm chấm công bằng thẻ từ sẽ đọc và lưu trữ thông tin làm việc nhân sự. 

Tuy nhiên, đơn giản và rẻ cũng đi kèm với một số nhược điểm không thể tránh khỏi. Tại sao? Bởi vì bất kỳ ai cũng có thể chấm công thay nhân sự chỉ với một cái thẻ. Trường hợp thẻ bị mất, gãy hay đánh cắp sẽ gây ảnh hưởng đến sự an toàn của công việc kinh doanh. Do đó, để tránh trường hợp này, đồng hồ thời gian sinh trắc học là giải pháp hữu hiệu nhất. 

  • Chấm công bằng vân tay là giải pháp sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động khi họ chấm công. Nhân viên sẽ được đăng ký các dấu vân tay lên máy, dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy. 
  • Chấm công nhận diện khuôn mặt là thiết bị sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của từng người lao động.  Cơ chế hoạt động của thiết bị này là đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được từ mỗi lần chấm công với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. 

Các tính năng

Không phải tất cả các thiết bị nào cũng đều được chế tạo giống nhau. Một số thiết bị sẽ có các tính năng bạn không cần và một số khác sẽ thiếu các tính năng quan trọng đối với bạn. Hãy xem xét các yếu tố sau:

  • Nhân viên
    Một số thiết bị có thể hỗ trợ hơn 30.000 nhân viên, trong khi những thiết bị khác hỗ trợ quy mô nhân viên thấp nhất là 50. 
  • Tăng trưởng kinh doanh

Công ty của bạn có kế hoạch mở rộng trong tương lai không? Phần mềm chấm công có thể hỗ trợ tất cả nhân viên mà bạn hiện có, nhưng nó cũng phải hỗ trợ tất cả nhân viên bạn định có khi doanh nghiệp phát triển. 

Hiệu quả

Phần mềm chấm công của bạn có thể hỗ trợ hàng nghìn nhân viên, tuy nhiên nếu số người sử dụng phần mềm cùng một lúc, điều đó có thể tạo ra sự hỗn loạn. Ví dụ: nếu 100 nhân viên hoàn thành công việc lúc 4 giờ và mỗi nhân viên mất 20 giây để chấm công ra về, có nghĩa là doanh nghiệp đang mất hơn 30 phút năng suất mỗi ngày. Ngoài ra, đừng quên tổng thời gian chấm công khi thay đổi ca làm việc. Cần bao nhiêu giây để 1 người hoàn thành xong việc chấm công của họ khi một ca kết thúc và ca kia bắt đầu? 

Lịch trình làm việc của mỗi người luôn khác nhau và có sự thay đổi không thống nhất theo ngày. Ví dụ: giờ vào làm là 8h sáng và giờ kết thúc công việc là 5h chiều. Có ngày nhân sự đi sớm, đi đúng giờ, đi muộn, về sớm hoặc bỏ làm giữa chừng… Làm sao phần mềm chấm công có thể tính toán số thời gian đi làm chính xác để tiến hành đếm giờ công, phục vụ cho quá trình tính lương, đặc biệt là tại các doanh nghiệp sản xuất. Do đó, phần mềm chấm công cần có khả năng tích hợp với phần mềm tính lương với khả năng có thể phân tích thời gian làm việc của nhân sự. 

Dữ liệu

Khi nhân viên chấm công, nhật ký thời gian sẽ theo dõi và lưu trữ dữ liệu của nhân viên cũng như thời điểm họ đăng ký vào thiết bị. Sau khi được tải xuống máy tính, nhật ký tham dự được lưu vào cơ sở dữ liệu mà bạn có thể xem bất kỳ lúc nào.

Một số thiết bị có thể lưu trữ tới 100.000 lượt đăng ký, trong khi những thiết bị khác giới hạn ở 5.000 hoặc ít hơn. Điều này có thể không thành vấn đề nếu thiết bị của bạn trong nhà máy và nhật ký có thể được kéo 15-30 phút một lần. Tuy nhiên, nếu bạn định cài đặt phần mềm chấm công ở một nơi xa và phải trích xuất nhật ký thời gian mỗi tuần một lần, bạn cần xem xét số lượng nhân viên và họ sẽ truy cập bao nhiêu lần một ngày trước khi bộ nhớ đầy.

Các thiết bị cũng khác nhau sẽ có cách tải nhật ký khác nhau. Một số hệ thống yêu cầu phần mềm phải được chạy trên máy tính cục bộ, sau đó sẽ tải nhật ký theo định kỳ, chẳng hạn như sau mỗi 15-30 phút. Các thiết bị khác có thể không yêu cầu điều này và tải nhật ký trực tiếp trên phần mềm chấm công. 

Kết nối và cài đặt

Phần mềm chấm công của bạn sẽ kết nối với máy tính của bạn như thế nào? Hiện nay, có các loại kết nối phổ biến là Nối tiếp / USB hoặc Mạng.

Đầu nối nối tiếp hoặc USB sử dụng cáp để kết nối thiết bị với máy tính. Với dây cáp, bạn cần xem xét độ dài của chúng cũng như số lượng cổng có sẵn trên máy tính mà thiết bị được kết nối. Nếu cần nhiều thiết bị, bạn cần nhiều cổng hoặc nhiều máy tính.

Một thiết bị có thẻ mạng cho phép đầu đọc được lắp đặt ở bất kỳ đâu trong nhà máy, văn phòng của bạn. Loại kết nối này có thể đắt hơn, nhưng nó cho phép vô số thiết bị được kết nối với mạng của bạn.

Pin dự phòng

  • Liệu bạn có cần phần mềm chấm công chạy liên tục, ngay cả khi mất điện hay không? 
  • Bạn đã bao giờ gặp trường hợp nhân viên của mình không thể ra vào do mất điện hay chưa?

Khi kết nối thiết bị của bạn qua UPS thông thường (nguồn điện liên tục), thì một số thiết bị thậm chí còn được tích hợp pin dự phòng để giữ cho thiết bị của bạn hoạt động khi mất điện.

Môi trường làm việc

Môi trường làm việc của doanh nghiệp như thế nào, có những yêu cầu gì đặc biệt hay không? Bởi vì phần mềm chấm công bằng vân tay chắc chắn không phải giải pháp lý tưởng một công trường xây dựng. 

Khí hậu

Phần mềm chấm công có thể hoạt động tại các điều kiện môi trường khắc nghiệt hay không, mặc dù các chủ doanh nghiệp sẽ cố gắng đặt thiết bị tại các môi trường hợp lý nhất có thể? 

Các thiết bị khác nhau được chế tạo để xử lý tại các điều kiện khí hậu khác nhau. Không phải tất cả các thiết bị đều có thể hoạt động trong điều kiện độ ẩm hoặc nhiệt độ xuống dưới mức đóng băng, hay môi trường nhiều bụi bận như tại các công trường

Ngân sách

Bạn có thể hoặc sẵn sàng chi trả bao nhiêu tiền cho phần mềm chấm công? Mặc dù đối với một doanh nghiệp, phần mềm chấm công không phải khoản chi phí quá đắt đỏ những vẫn đáng để cân nhắc, vì dầu sao vẫn là “tiền”. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là phải cân bằng nhu cầu kinh doanh hiện tại cũng như các kế hoạch phát triển trong tương lai với chi phí của thiết bị. Ngày hôm nay bạn có 50 nhân sự, biết đâu sang ngày mai con số này lên tới 500. Niềm vui khi quy mô phát triển nhanh chóng sẽ lấn át việc phải bỏ tiền ra mua một thiết bị mới, tuy nhiên, khi áp lực doanh nghiệp lớn hơn, tiết kiệm được bao nhiêu thì càng tốt bấy nhiêu. Khi lựa chọn phần mềm chấm công,  chi phí cũng có thể tăng khi bạn thêm các tính năng vào thiết bị của mình, nhưng cũng có thể nhanh chóng thu hồi thời gian và tiền bạc bằng các giải pháp tự động và tích hợp tùy chỉnh.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Đọc thêm: 10 lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công online

 

//]]>