Phần mềm chấm công là một trong những công cụ không thể thiếu tại khắp các tổ chức, doanh nghiệp. Một giải pháp chấm công tốt sẽ mang lại hiệu suất kiểm soát thời gian cao và giảm thiểu những chi phí không hợp lý. Tuy nhiên, với thị trường bão hòa như hiện nay, làm thế nào để lựa chọn phần mềm phù hợp? Hãy cùng theo chân OOC điểm qua các phần mềm phổ biến hiện nay.
Lưu ý: bài viết chỉ mang tính tổng hợp, không xếp hạng.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là thiết bị thu thập thông tin về giờ giấc đi làm của nhân viên. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể quản lý nhân viên tốt hơn. Giải pháp chấm công thay thế các phương pháp chấm công thủ công, rút gọn thời gian chấm công của mỗi nhân viên. Hiện nay, giải pháp chấm công thường phải có khả năng kết nối với phần mềm tính lương.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công
Hạn chế khả năng mất bảng chấm công
Giấy tờ là những dữ liệu thô rất dễ mất. Giấy tờ thường đi kèm với các phương pháp chấm công thủ công. Do đó, rủi ro làm mất hay quá nhiều dữ liệu khiến nhà quản lý không thể kiểm soát. Do đó, với các phần mềm chấm công, dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên được được cất giữ an toàn. Đặc biệt, khi phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây, bất kỳ lúc nào nhà quản lý cũng thể truy cập kiểm tra.
Tăng cường độ chính xác khi tính lương
Khi chấm công chính xác thì tính lương mới có thể chính xác. Với giải pháp chấm công, các dữ liệu được thống nhất trên nền tảng chung. Do đó, trường hợp thiếu sót hay sai lệch dữ liệu là gần như không thể xảy ra. Từ đó, tới kỳ tính lương, nhà quản lý có cơ sở chính xác để tính toán tiền công cho nhân viên. Điều này hạn chế các trường hợp sai lệch, gây bất mãn cho nhân viên.
Bên cạnh đó, một số phần mềm hiện nay có khả năng tích hợp với phần mềm tính lương để phân tích thời gian làm việc. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng tính toán lương cho mỗi nhân viên vào cuối tháng dựa trên thời gian thực tế. Tuy nhiên, không phải phần mềm tính lương nào cũng “thông minh” như vậy!
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Trong tất cả mọi việc, sự chính xác và công bằng luôn nâng cao sự hài lòng của tất cả mọi người. Đối với thời gian đi làm của nhân viên cũng vậy. Không một nhân viên nào cảm thấy thoải mái khi những thông tin về họ không được đánh giá chính xác hay thường xuyên xảy ra sai lệch.
Các dữ liệu từ thiết bị chấm công sẽ được truyền tải lên phần mềm để lưu trữ. Không ai có thể chỉnh sửa, xóa bỏ (trừ trường hợp cố tình). Do đó, khi gặp bất kỳ thắc mắc gì từ nhân viên, nhà quản lý có thể kiểm tra ngay lập tức để tránh các tình huống xấu xảy ra.
Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm chấm công
Hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm đã lên tới con số hàng chục, hàng trăm. Và trên thực tế, tất cả đều cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản. Tuy nhiên, nếu tìm ra được đặc điểm mà bạn xem là quan trọng, các lựa chọn cũng thu hẹp dần. Khi lựa chọn phần mềm, hãy nghĩ tới yếu tố dễ sử dụng và sự sẵn sàng của lực lượng lao động khi áp dụng.
Theo dõi thời gian
Rõ ràng, tất cả các giải pháp chấm công đều có thể theo dõi thời gian. Điểm khác biệt là nó làm điều đó tốt như thế nào. Hệ thống càng tự động, càng chính xác thì càng tốt. Bên cạnh đó, những phần mềm cho phép bạn điều chỉnh thời gian cũng không phải là lựa chọn tệ.
Phần mềm chấm công trực tuyến
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp cực kỳ ưu chuộng các giải pháp quản lý trên nền tảng online. Không yêu cầu hệ thống lắp đặt, truy cập mọi lúc mọi nơi. Có thể nói, giải pháp chấm công trực tuyến luôn là lựa chọn tối ưu, dù chỉ phí có thể hơi cao.
Thông báo và cảnh báo
Sẽ thật tuyệt nếu phần mềm có khả năng thông báo cho quản lý về các vấn đề tối quan trọng liên quan đến nhân sự. Khi thông báo kịp thời, nhân viên sẽ tránh khỏi những rắc rối như thời gian cho phép đã quá mức cho phép,..Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng có tính năng này. Và trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng cần điều này.
Báo cáo
Một trong những lợi ích chính của giải pháp chấm công hiện đại là khả năng chuyển đổi dữ liệu. Các dữ liệu phải có thể được trích xuất thành báo cáo để nhà quản lý tiện theo dõi. Phần mềm cung cấp càng nhiều tùy chọn và tính linh hoạt thì càng tốt.
Khả năng phân tích
Khả năng phân tích của giải pháp chấm công đó là chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có thể sử dụng được. Nhiều phần mềm hiện đại còn có thể tiết lộ các mẫu hành vi ẩn có thể biến đổi hoạt động kinh doanh.
Tích hợp phần mềm tính lương
Theo dõi thời gian của nhân viên để trả lương phù hợp cho họ. Giả sử 2 nhân viên có mức lương cố định như nhau, nhưng người A đi làm đầy đủ hơn người B. Người A chắc chắn sẽ được nhận lương cao hơn. Nếu giải pháp chấm công không thể tính toán bảng lương, thì ít nhất nó phải có khả năng tích hợp với phần mềm tính lương.
Tính khả dụng khi ngoại tuyến
Phần mềm chấm công trực tuyến có một số lợi thế nhất định. Nhưng sẽ ra sao khi phần mềm không thể hoạt động khi ngoại tuyến. Hãy bảo đảm rằng, khi bất ngờ không có kết nối internet, các dữ liệu vẫn kịp sao lưu thường xuyên.
Tổng quan về giải pháp chấm công (máy chấm công)
Giải pháp chấm công là thiết bị thu thập thời gian đi làm và ra về của người lao động. Từ đó, nhà quản lý có thể biết nhân viên nào đi trễ, không đi làm hay về sớm. Sự chính xác khi sử dụng máy chấm công giúp nhà quản lý dễ dàng tính lương, trợ cấp chính xác và công bằng. Máy chấm công càng tiên tiến thì mức độ chính xác càng cao và khả năng thiếu trung thực của nhân viên càng giảm. Từ đó, tính minh bạch trong tổ chức cũng trở nên rõ ràng. Hiện nay có 3 loại máy chấm công phổ biến nhất:
Chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ là giải pháp sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã id riêng. Từng id này sẽ chứa thông tin của nhân viên và thời gian ra vào của họ. Đi kèm với thẻ là máy đọc thẻ. Máy này sẽ quét id của thẻ. Sau đó, thông tin nhân sự sẽ được lưu vào máy tính qua phần mềm kết nối.
Chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động. Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy. Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt ( Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên.
Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động.
Các lưu ý khi ứng dụng phần mềm chấm công và máy chấm công
Hiện nay, các giải pháp chấm công (máy chấm công) và phần mềm chấm công luôn đi kèm với nhau. Do đó, hãy lưu ý một số đặc điểm dưới đây trước khi tiến hành mua và sử dụng:
- Hầu như các máy chấm công hiện nay đều tương thích với các phần mềm chấm công. Tuy nhiên, cũng sẽ có một vài trường hợp ngoại lệ. Bởi vậy, hãy đảm bảo độ tương thích nhất định để tránh những sai sót không đáng có.
- Trước khi sử dụng phần mềm, đọc kỹ hướng dẫn sử dụng không bao giờ là thừa.
- Mỗi phần mềm chấm công đều có những đặc điểm riêng biệt phù hợp với từng loại nhu cầu của doanh nghiệp. Hãy tìm hiểu kỹ về điều này nhé
- Hiện nay, chi phí của các phần mềm chấm công khác nhau không quá khác biệt. Do đó, yếu tố này không thực sự ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp của bạn.
Top 8 phần mềm chấm công phổ biến hiện nay
Phần mềm chấm công Eagle Vision – iAccess 2020
Phần mềm chấm công iAccess 2020 thuộc bộ giải pháp toàn diện Eagle Vision – CTC. Các chức năng chính của hệ thống gồm:
- Bảng chấm công
- Dữ liệu truy cập chi tiết
- Báo cáo chuyên cần
- Quản lý danh sách nhân viên và dữ liệu khuôn mặt
- Quản lý phòng ban
- Thiết lập tham số hoạt động của hệ thống
Eagle Vision cung cấp API nên có khả năng tích hợp với các phần mềm đã triển khai như: Quản lý nhân sự, Quản trị nguồn lực tổng thể ERP, Quản lý quan hệ khách hàng CRM,… Trong đó, iAccess 2020 tích hợp với phần mềm tính lương của OOC, cung cấp cho nhà quản trị giải pháp chấm công – tính lương tuyệt đối.
Phần mềm chấm công trên điện thoại Logicbuy Software
Phần mềm chấm công Logicbuy Software có giao diện rất dễ dùng. Với ngôn ngữ Tiếng Việt nên thao tác tương đối dễ dàng. Bên cạnh đó, phù hợp với hầu hết các dòng máy chấm công hiện nay. Phần mềm Logicbuy Software có thể hoạt động trên nền tảng điện thoại di động. Các báo cáo tính lương của Logicbuy Software tương đối phù hợp với yêu cầu của nhiều công ty.
Phần mềm chấm công Wisami
Phần mềm quản lý công Wisami phù hợp nhất với các nhà máy, nhà hàng,… Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tự động tính công, nghỉ phép, số giờ làm thêm,… và lưu trữ hồ sơ nhân viên trực tuyến.
Tính năng của phần mềm Wisami là:
- Giải phóng khỏi giấy tờ, nhập liệu thủ công
- Quản lý từ xa
- Cập nhật theo thời gian thực
- Số hóa dữ liệu nhân sự
Tanca – phần mềm chấm công trực tuyến
Tanca cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự, trong đó có phần mềm chấm công. Tanca có thể chạy trên nền tảng online và offline. Tanca hỗ trợ xem dữ liệu chấm công trên điện thoại. Do đó, tanca cực kỳ phù hợp với các đại lý phân phối. Là ứng dụng trực tuyến nên bạn chỉ cần có tài khoản là có thể vào xem được. Tanca có thể đọc dữ liệu chấm công tại tất cả các máy chấm công.
Phần mềm chấm công TimeSOFT
TimeSOFT hỗ trợ nhập và lưu các thông tin của nhân viên: Họ tên, sinh nhật, địa chỉ, số điện thoại,… TimeSOFT sử dụng với máy chấm công dạng như thẻ từ, khuôn mặt và dấu vân tay,… TimeSOFT giúp chủ doanh nghiệp rất nhiều khi quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự.
Phần mềm chấm công vân tay HRAD
Phần mềm chấn công vân tay HRAD có thể kết nối được với tất cả các mấy chấm công trên thị trường hiện nay. Điểm trừ của HRAD là giao diện khá khó sử dụng, tương đối rối mắt.
Phần mềm chấm công trên điện thoại Logicbuy Software
Logicbuy Software có giao diện rất dễ dùng. Do đó, Logicbuy Software phù hợp với với các dòng máy chấm công hiện nay. Điểm đặc biệt của Logicbuy Software là quản lý nhân sự ngay trên điện thoại di động. Các báo cáo tính lương của phần mềm chấm công Logicbuy Software có nhiều bảng báo cáo chấm công phù hợp với yêu cầu của từng công ty.
Phần mềm chấm công Wisami
Wisami phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là nhà máy, nhà hàng,… Giải pháp này có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với hình thức chấm công đa dạng. Wisami hỗ trợ tự động tính công, nghỉ phép, số giờ làm thêm,… và lưu trữ hồ sơ nhân viên trực tuyến.
Tính lương và chấm công – bộ đôi luôn song hành
Để tính lương và chế độ cho nhân viên, doanh nghiệp cần có dữ liệu về nhân sự. Đó là dữ liệu về chấm công, đánh giá hiệu suất công việc kpi hay thông tin về đáng giá năng lực nhân sự. Chính vì thế, khả năng tích hợp giữa phần mềm chấm công và tính lương là cần thiết.
Phần mềm tính lương và giải pháp chấm công được tích hợp có thể đảm bảo rằng các thông tin về nhân sự nhất quán trên toàn bộ hệ thống. Thông tin được cập nhật tự động, giảm bớt khối lượng công việc cho nhà quản lý nhân sự khi phải thay đổi đầu vào nhiều lần trong các hệ thống công việc khác nhau.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc chấm công cho tới tính lương. Tham khảo ngay phần mềm tính lương digiiC&B. digiiC&B hoạt động dựa trên nền tảng trả lương 3P, có khả năng tích hợp với các giải pháp chấm công phổ biến nhất hiện nay.
Trên đây là một số chia sẻ của OOC về những phần mềm chấm công phổ biến. Bài viết này không mang tính xếp loại. Chúng tôi chỉ tổng hợp để giúp quý khách hàng lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Đọc thêm:
- 10 lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công online
- Top 8 phần mềm quản lý nhân sự đơn giản dễ sử dụng nhất 2020
- Tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực
Hệ sinh thái phần mềm digiiMS
- Cơ cấu tổ chức digiiOST
- Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR
- Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore
- Quản lý năng lực digiiCAT
- Cổng thông tin nhân sự digiiPortal
- Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B
- Quản lý Công việc và cộng tác digiiTeamW – OKR, KPI
- Phần mềm bán hàng B2B digiiCRM
- Phần mềm nhắn tin hàng loạt digiiBOT
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
_______________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)
Hotline/Zalo: 0886595688
Email: [email protected]
Website: https://ooc.vn
VP: Tầng 15, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
