Xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI

Last updated on 14/12/2023

Nhiều doanh nghiệp cố gắng áp dụng các biện pháp quản lý hiệu suất nhưng không đạt hiệu quả mong muốn. Một trong những lý do căn bản là họ bỏ quên định hướng chiến lược và các yếu tố thành công cốt yếu (CSFs) của doanh nghiệp. Việc áp dụng và thực hiện hiệu quả các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) sẽ mang lại hiệu quả trong việc cái tiến hiệu suất của doanh nghiệp. 

Tổng quan về KPI

Khái niệm KPI là gì đã được trình bày trong bài viết KPI là gì nên người viết sẽ không để cập ở đây nữa.

Chỉ số KPI cho biết mức độ đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân đồng thời xem họ có đang đi đúng hướng để đạt được kết quả mong muốn hay không.

KPI có thể bao gồm các chỉ số như lợi nhuận, doanh số bán hàng, doanh thu, chi phí trung bình hàng năm, v.v. Phân tích KPI thường xuyên giúp cung cấp cái nhìn cụ thể về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó có thể có những biện pháp hoặc hành động can thiệp hay điều chỉnh cần thiết.

Để có thể đánh giá toàn bộ doanh nghiệp, cần xây dựng hệ thống KPI ở cấp công ty. Tương tự, hệ thống KPI cấp phòng ban, bộ phận sẽ tập trung đánh giá hiệu quả công việc ở các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng hay sản xuất.

Vai trò của Chỉ số Đo lường Hiệu quả Công việc KPI với DN

Câu chuyện về CEO của British Airways – người đã tạo ra sự chuyển mình ngoạn mục cho British Airways vào những năm 80 khi tập trung vào một KPI duy nhất, theo David Parmenter. CEO đã thuê tư vấn để điều tra và báo cáo về những thước đo hiệu quả trọng yếu mà ông nên tập trung vào, nhằm giúp hãng hàng không vượt qua khó khăn.

Các chuyên gia tư vấn đã khuyến nghị với CEO này rằng ông chỉ cần tập trung vào một yếu tố quan trọng: sự đúng giờ trong các chuyến bay cất cánh và hạ cánh và tập trung vào một KPI duy nhất – những chuyến bay trễ.

Từ đó, CEO này sẽ luôn được thông báo về các chuyến bay trễ của hãng và sau đó ông sẽ liên hệ trực tiếp với quản lý sân bay để giải quyết vấn đề này.

Tình trạng trễ chuyến bay ảnh hưởng đến nhiều mặt hoạt động của hãng hàng không:

• Tăng chi phí về nhiều mặt.
• Làm khách hàng không hài lòng, dẫn đến việc họ chuyển sang hãng hàng không khác và tham gia các chương trình khách hàng thân thiết của họ.
• Mất nguồn khách hàng tiềm năng khi người thân, bạn bè hay đồng nghiệp của hành khách hạ cánh muộn sẽ cảm thấy bất tiện và không lựa chọn sử dụng hãng cho những chuyến bay sau này.
• Tác động xấu đến mối quan hệ với nhà cung cấp và lịch trình dịch vụ, dẫn đến chất lượng dịch vụ kém.
• Làm tăng sự bất mãn của nhân viên vì họ thường xuyên phải chữa cháy và đối phó với những hành khách giận dữ.

Câu chuyện trên cho thấy KPI là thước đo tập trung vào các mục tiêu trọng yếu, quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp.

• Giúp đo lường mục tiêu trọng yếu
• Đề cao tinh thần trách nhiệm trong toàn bộ doanh nghiệp
• Tạo động lực làm việc và môi trường học tập cho nhân viên
• Đảm bảo hoàn thành mục tiêu, tầm nhìn và đáp ứng những kỳ vọng đã đặt ra.

Chỉ số Đo lường Hiệu quả Công việc KPI có đặc điểm gì?

Phản ánh định hướng chiến lược

KPI cần phản ánh định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Một trong những vai trò quan trọng của KPI là giúp doanh nghiệp đạt được chiến lược của mình. Để làm được điều đó, chỉ số KPI cần phù hợp với định hướng chiến lược.

Phù hợp với chức năng nhiệm vụ của bộ phận và vị trí

KPI của bộ phận hoặc vị trí cần được thiết kế phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hoặc vị trí. Nếu KPI được giao cho bộ phận hoặc cá nhân không phù hợp với chức năng nhiệm vụ, các bộ phận hoặc cá nhân đó sẽ không có khả năng ảnh hưởng đến kết quả của chỉ số đó.

Định lượng

Cho dù bản chất của chỉ số KPI như thế nào thì cuối cùng chúng ta vẫn cần đo lường các chỉ số này. Nếu không đo lường được thì việc tạo ra chỉ số KPI không có nhiều ý nghĩa trong quản lý. Đối với những chỉ số có bản chất định lượng, điều này khá đơn giản. Tuy nhiên, với những chỉ tiêu có bản chất định tính, ví dụ sự hài lòng của khách hàng, cần sự sáng tạo của người thiết kế để có thể lượng hóa được các chỉ tiêu này.

Có thể đo lường được

KPI cho dù được thiết kế như thế nào vẫn cần được đo lường. Tính khả thi về mặt đo lường, nhiều khi không đơn thuần về mặt kỹ thuật, mà còn phải tính đến cả tính khả thi về thời gian hay chi phí bỏ ra để đo lường. Nếu đo lường một chỉ tiêu quá tốn thời gian hoặc tiền bạc, doanh nghiệp có thể sẽ phải cân nhắc có dùng chỉ tiêu này hay không.

Trọng số của chỉ số KPI

Các chỉ số KPI cho 1 bộ phận hay cá nhân có thể sẽ không có tầm quan trọng như nhau. Để thể hiện tầm quan trong khác nhau, doanh nghiệp có thể gán trọng số cho chỉ số KPI. Trọng số lớn hơn thể hiện chỉ số KPI có tầm quan trọng cao hơn.

Những quan niệm sai lầm về KPI của doanh nghiệp

Ở nhiều doanh nghiệp, các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) không được sử dụng hiệu quả. Sai lầm ở đây là KPI được xây dựng một cách ngẫu nhiên, thiếu chuyên môn, không thể hiện được gì.

KPI cần phải là thước đo kết nối các hoạt động hàng ngày với các yếu tố thành công cốt yếu (CSFs) của doanh nghiệp, từ đó giúp xây dựng sự liên kết tổng thể các nỗ lực trong doanh nghiệp theo định hướng đã thống nhất. Nếu bạn tạo sai KPI sẽ gây ra rất nhiều tổn thất cho doanh nghiệp. 6 lầm tưởng về KPI mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải:

Hầu hết chỉ số KPI đều cải thiện hiệu suất

Bất kỳ biện pháp nào cũng có thể gây ra hậu quả tiêu cực hoặc một số hành động không mong muốn dẫn đến hiệu suất thấp. Để làm cho các số liệu hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp cần dự đoán hành vi của con người có thể xảy ra khi triển khai KPI và cố gắng giảm thiểu tác động tiêu cực tiềm ẩn của chúng. Trước khi đưa vào sử dụng, KPI phải:

• Thảo luận với các nhân viên liên quan: “Nếu chúng tôi đo lường điều này, bạn sẽ làm gì?”
• Thí điểm thử nghiệm trước khi triển khai.
• Hãy bỏ cuộc nếu “mặt trái” của nó gây ra quá nhiều tác hại.

Bất kỳ biện pháp nào cũng có thể thành công ở bất kỳ doanh nghiệp nào, vào bất kỳ lúc nào

Ngược lại với niềm tin phổ biến, mọi biện pháp không phải lúc nào cũng thành công ở nhiều doanh nghiệp, tại bất kỳ thời điểm nào. Các số liệu cần có “bối cảnh đo lường” tích cực để phát huy hết tiềm năng của chúng.

Mọi thước đo mục tiêu đều là KPI

Thước đo khách quan là một chỉ số đo lường hiệu suất của một hoạt động hoặc quy trình nhất định. KPI là thước đo mục tiêu chính, có nghĩa là nó quan trọng để đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Nhưng không phải thước đo mục tiêu nào cũng là KPI.

Ví dụ: thước đo mục tiêu có thể là “tỷ lệ hài lòng của khách hàng”. Đây là thước đo hiệu suất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, nhưng nó không phải là KPI nếu nó không phải là mục tiêu chiến lược. KPI liên quan đến mục tiêu chiến lược sẽ là “tăng mức độ hài lòng của khách hàng lên 10% trong năm tới”.

Các doanh nghiệp sẽ cải thiện hiệu suất chỉ bằng cách gắn KPI với chế độ đãi ngộ

Thật sai lầm khi nghĩ rằng động lực chính của nhân viên là tiền bạc và các doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào khuyến khích tài chính nếu muốn nhân viên đạt hiệu suất cao.

Trên thực tế, sự công nhận, tôn trọng và thể hiện bản thân là những động lực quan trọng hơn. Khi gắn liền một cách cơ học với thù lao, KPI tạo ra các số liệu chính trị quan trọng hơn (thay vì các số liệu khách quan quan trọng hơn) được thao túng để tạo ra khoản tiền thưởng lớn hơn.

Chỉ số KPI có thể được thiết lập vào cuối năm

Nhiều doanh nghiệp thường đặt chỉ tiêu KPI vào thời điểm cuối năm khi một năm mới bắt đầu. Tuy nhiên, điều này có thể bóp nghẹt tư duy sáng tạo, thúc đẩy sự tầm thường thay vì những bước nhảy vọt về hiệu suất. Trong nhiều trường hợp, ban quản lý dành hàng tháng trời để tranh luận về kết quả thực tế cuối năm sẽ như thế nào khi điều duy nhất chúng ta có thể chắc chắn là nó sẽ sai.

Đo lường hiệu suất khá đơn giản và có các số liệu hợp lý rõ ràng

Nhiều nhà quản lý được đào tạo cơ bản về tài chính, quản lý nguồn nhân lực và hệ thống thông tin. Họ cũng được hỗ trợ đầy đủ bởi các chuyên gia xuất sắc trong cả ba lĩnh vực nghiên cứu. Tuy nhiên trong thực tế, việc đo lường số liệu KPI đôi khi lại khá khó khăn, kể cả đối với những chỉ số đơn giản.

Đo lường KPI cần nhận được nhiều sự quan tâm và đầu tư nghiêm túc hơn ở mọi doanh nghiệp trên con đường nâng cao hiệu quả hoạt động từ trung bình đến tốt và cuối cùng là xuất sắc

Các loại KPI cho từng chức năng trong doanh nghiệp

KPI Kinh doanh

KPI kinh doanh là thước đo sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi các số liệu kinh doanh, các công ty dễ dàng điều hướng quy trình, xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm để tập trung. Một số KPI kinh doanh bao gồm:

• Tốc độ tăng trưởng doanh thu: doanh thu năm nay / doanh thu năm trước
• Tỷ suất lợi nhuận gộp: lợi nhuận gộp / doanh thu
• Chi phí thu hút khách hàng: chi phí bình quân DN bỏ ra để có được 1 khách hàng mới
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng: tỉ lệ khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ/sản phẩm của doanh nghiệp
• Giá trị trọn đời của khách hàng: tổng doanh thu 01 khách hàng mang lại trong suốt vòng đời của khách hàng đó
• Vòng quay hàng tồn kho
• Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư: lợi nhuận / vốn đầu tư
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng: số lượng khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng / số lượng khách hàng tiềm năng

KPI tài chính

KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo doanh nghiệp và bộ phận tài chính. Các chỉ số tài chính cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Một số KPI tài chính bao gồm:

• Tỷ suất lợi nhuận: Lợi nhuận / doanh thu
• Biên lợi nhuận gộp: Lợi nhuận gộp / doanh thu
• Lợi tức đầu tư: Lợi nhuận / vốn đầu tư
• Dòng tiền vào
• Vòng quay khoản phải thu
• Vòng quay các khoản phải trả
• Tỷ lệ vốn lưu động
• Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu
• Lợi nhuận gộp: doanh thu – giá vốn hàng bán
• Thu nhập trên mỗi cổ phiếu

KPI bán hàng

Loại KPI này là chỉ số đo lường thường được đội ngũ bán hàng sử dụng để theo dõi khả năng đạt được các mục tiêu, mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng thể hiện kết quả hàng tháng. Một số KPI giúp đánh giá hiệu bán hàng, tiêu biểu như:

• Doanh thu bán hàng: Tổng doanh thu bán hàng của DN
• Tốc độ tăng trưởng doanh số: Doanh số năm nay / Doanh số năm ngoái
• Chi phí thu hút khách hàng: Chi phí bình quân để có được khách hàng mới
• Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng: Khách hàng mới / Khách hàng tiềm năng
• Giá trị đơn hàng trung bình: Giá trị hợp đồng/đơn hàng bình quân của 1 khách hàng
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng: Khách hàng cũ tiếp tục mua hàng / số lượng khách hàng cũ

KPI tiếp thị

Loại KPI này giúp nhóm Marketing theo dõi số liệu trên tất cả các kênh tiếp thị, đưa ra cái nhìn tổng quan về số liệu tiếp thị. Qua đó đánh giá được đội ngũ Marketing đã vận hành hiệu quả như thế nào trong các chiến dịch Marketing của doanh nghiệp.

Một số KPI giúp đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của các chiến dịch và kế hoạch tiếp thị, giúp người quản lý tiếp thị đưa ra quyết định chiến lược tiếp thị để đạt được kết quả tốt nhất.

• Nhận biết thương hiệu: Tỉ lệ người được hỏi biết về thương hiệu của DN
• Lưu lượng truy cập trang web: số lượng người dùng truy cập trang web hàng ngày/tuần hay tháng
• Tỷ lệ nhấp chuột (CTR): Tỉ lệ nhấp vào website/bài viết / số lượt hiển thị của website
• Tương tác trên mạng xã hội
• Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate):
• Chi phí thu hút khách hàng mới
• Chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng: chi phí bình quân để có được 1 khách hàng tiềm năng
• Số lượng khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn tiếp thị – MQL
• Số lượng khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn bán hàng – SQL
• ROI của chương trình truyền thông trên nền tảng mạng xã hội
• Lợi tức chi tiêu quảng cáo – ROAS – Lợi nhuận / chi phí quảng cáo
• Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư – ROI – Lợi nhuận / vốn đầu tư
• Giá trị trọn đời của khách hàng: Tổng doanh thu 1 khách hàng mang lại trong suốt vòng đời

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án thường được người quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ và tỷ lệ phần trăm mục tiêu đạt được trong một dự án. Các doanh nghiệp thường sử dụng thước đo dự án này để xác định các dự án có khả năng thành công và đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng. Một số KPI quản lý dự án phổ biến bao gồm:

• Thời gian hoàn thành dự án
• Chỉ số Hiệu suất Chi phí – CPI: Chi phí thực tế / chi phí kế hoạch
• Chỉ số Hiệu suất Lịch trình – SPI: Thời hạn thực tế / Thời hạn kế hoạch
• Giá trị thu được từ dự án
• Tỷ lệ thay đổi phạm vi dự án
• Sử dụng tài nguyên
• Sự hài lòng của khách hàng đối với kết quả dự án

Phương pháp xây dựng KPI

Để lựa chọn và xây dựng KPI phù hợp cho doanh nghiệp, cần xác định đúng mục tiêu kinh doanh của DN đó. Tiêu chí SMART được sử dụng phổ biến để xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI. 5 tiêu chí SMART cần có khi lựa chọn và xây dựng KPI:

• Specific (Cụ thể): KPI phải được xác định một cách rõ ràng, cụ thể và rành mạch. 
• Measurable (Có thể đo lường được): KPI phải có khả năng đo lường để quan sát và theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu. Số liệu và dữ liệu cụ thể giúp đánh giá hiệu suất một cách chính xác và khách quan. Có nguồn dữ liệu xác đáng và đáng tin cậy.
• Achievable (Có thể đạt được): KPI phải có khả năng đạt được và thực tế. Do đó, KPI, dù cần thách thức nhưng nên được thiết lập dựa trên khả năng và nguồn lực hiện có, tránh đặt mục tiêu không thể đạt được hoặc quá khó khăn.
• Relevant (Có liên quan): KPI phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, phù hợp với chức năng của bộ phận. KPI cần phản ánh một khía cạnh quan trọng và mang ý nghĩa trong việc đo lường suất của doanh nghiệp và bộ phận.
• Time-bound (Có thời hạn): KPI phải có một khung thời gian cụ thể để đạt được.

Sử dụng tiêu chí SMART giúp đảm bảo rằng các KPI được xây dựng một cách hợp lý, dễ quản lý và đo lường, đồng thời doanh nghiệp giúp tập trung vào những mục tiêu quan trọng và có ý nghĩa đối với sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Các bước xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI

Xác định đầu mối xây dựng KPI

• Đầu tiên cần xác định đầu mối xây dựng KPI, thường là trưởng bộ phận – người hiểu và có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí khác trong bộ phận. Nếu phòng ban/bộ phận quá lớn, việc xây dựng KPI nên do người quản lý cấp dưới phụ trách.
• Hoặc bộ phận chịu trách nhiệm về nhân sự và chuyên gia tư vấn. Phương pháp này có thể đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể thiếu tính thực tế dẫn đến việc bộ phận hoặc cá nhân không hoàn thành được nhiệm vụ.
• Vì vậy, nếu bộ phận này chịu trách nhiệm xây dựng KPI thì cần được bộ phận chức năng thẩm định, đánh giá và có những điều chỉnh phù hợp.

Làm rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phòng, ban

• Mỗi bộ phận/phòng ban trong doanh nghiệp đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể và hệ thống KPI cũng phải được xây dựng gắn với chức năng, nhiệm vụ đó. Ví dụ: KPI của bộ phận Digital Marketing có thể là số lượt truy cập tự nhiên vào website, tỉ lệ phản hồi trên mạng xã hội…

Xác định vị trí và chức năng, nhiệm vụ chính của vị trí đó

• Tương tự, người xây dựng KPI cũng cần nêu rõ những trách nhiệm chính mà người đảm nhận nhiệm vụ đó phải thực hiện. Những trách nhiệm này là cơ sở để xây dựng hệ thống KPI nên phải rõ ràng, cụ thể, có thể đạt được và có thời hạn.

Xác định chỉ số KPI cho bộ phận và vị trí

• KPI bộ phận: KPI mang tính đặc trưng của bộ phận, phòng, ban sẽ được giao căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận/phòng ban. Thông thường các chỉ số này cũng được sử dụng để đánh giá các trưởng bộ phạn. Các chỉ số này cũng là cơ sở để xây dựng KPI cho từng vị trí, chức danh khác trong bộ phận.
• KPI vị trí: Giao KPI cho từng vị trí để thúc đẩy nhân viên hướng tới mục tiêu công việc theo đặc thù của vị trí. Vì vậy, KPI sẽ được xây dựng dựa trên trách nhiệm của từng vị trí liên quan và KPI của từng bộ phận.

Xây dựng thang đo cho kết quả đạt được

• KPI có thể được đo lường bằng thang đo cố định khoảng (1-5) hoặc % hoàn thành. Việc sử dụng thang đo nào tùy thuộc vào sự lựa chọn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thang đo chi tiết sẽ cung cấp mức độ đo lường sát sao hơn cho từng chỉ tiêu.

Đo lường, tổng hợp và điều chỉnh

• Với từng khung điểm cụ thể, người xây dựng KPI sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và mức thù lao cụ thể. Tùy từng bộ phận, vị trí, lĩnh vực hoạt động… mà người quản lý sẽ xây dựng KPI linh hoạt theo từng bước, có thể có sự tư vấn của các chuyên gia giàu kinh nghiệm. kinh nghiệm và nhân sự trong doanh nghiệp để các chỉ tiêu đề ra được phát huy hiệu quả và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp.
• Thông thường sẽ có buổi nghiệm thu để đánh giá kết quả công việc vào cuối mỗi đợt đánh giá. Quá trình đánh giá này cần khách quan và toàn diện, thông qua ý kiến ​​của mọi người trong công ty, bao gồm giám đốc, đồng nghiệp, khách hàng và chính bản thân mỗi nhân viên.

Một số câu hỏi về xây dựng và triển khai KPI

KPI được đo lường như thế nào?

KPI ở mỗi doanh nghiệp, ngành, lĩnh vực đều khác nhau nên cũng được đo lường theo những cách khác nhau. Chỉ tiêu KPI có thể mang tính chất tài chính như lợi nhuận ròng, doanh thu trừ đi một số chi phí nhất định, tính thanh khoản,…

Ai là người đặt ra KPI cho doanh nghiệp?

Thông thường, ở hầu hết các doanh nghiệp, KPI thường được xác định bởi các nhà lãnh đạo, Quản lý, Lãnh đạo,… Đối với KPI tổng thể, CEO và lãnh đạo doanh nghiệp sẽ là người đặt ra. Trường hợp gặp khó khăn với việc xây dựng KPI, họ có thể tìm kiếm một công ty tư vấn hoặc một chuyên gia tư vấn tự do để hỗ trợ xây dựng hệ thống KPI.

KPI có nên được xem xét thường xuyên?

Chỉ tiêu KPI cần được xem xét thường xuyên vì các mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian, hiệu suất và tiến độ đạt được các mục tiêu này cũng sẽ thay đổi. KPI của 5 tháng trước chắc chắn không còn phù hợp ở thời điểm hiện tại. Đó là lý do tại sao cần phải xem xét KPI thường xuyên, hàng tháng, hàng quý, thậm chí hàng tuần.

Làm thế nào để thúc đẩy sự cam kết của nhân viên trong việc theo đuổi KPI?

Các doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau để thúc đẩy sự đồng thuận và cam kết của nhân viên trong việc đạt được các mục tiêu KPI, giúp nâng cao hiệu quả và thành công của doanh nghiệp.

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Hãy đảm bảo rằng mục tiêu, chỉ tiêu KPI được đặt ra rõ ràng minh bạch. Nhân viên cần hiểu rõ họ được mong đợi đạt được điều gì và họ sẽ được đánh giá như thế nào.
• Gắn KPI với mục tiêu cá nhân: Khi thiết lập KPI, hãy đảm bảo rằng chúng có liên quan chặt chẽ đến mục tiêu và nhiệm vụ cá nhân của từng nhân viên. 
• Xác định rõ chính sách thưởng: Nêu rõ chính sách thưởng khi đạt hoặc vượt chỉ tiêu KPI tạo động lực cho nhân viên và khuyến khích họ cống hiến nhiều nỗ lực hơn.
• Cung cấp phản hồi thường xuyên: Cung cấp phản hồi thường xuyên và xây dựng phản hồi tích cực khi nhân viên thành công trong việc đạt được KPI hoặc hỗ trợ họ nếu thất bại.
• Tạo không gian thảo luận: Tạo không gian để nhân viên thảo luận về tiến độ và những khó khăn trong việc đạt được KPI. Hỗ trợ họ giải quyết các thách thức và cung cấp các nguồn lực cần thiết.
• Đào tạo và phát triển: Cần nhân viên được đào tạo và phát triển đầy đủ để có khả năng đạt được KPI. Việc nắm vững những kỹ năng, kiến ​​thức cần thiết giúp họ tự tin và hiệu quả hơn trong việc hoàn thành các chỉ số KPI.
• Theo dõi và đánh giá thường xuyên: Theo dõi tiến độ thực hiện KPI và tiến hành đánh giá thường xuyên. 

Công cụ theo dõi và quản lý KPI ​​ một cách hiệu quả?

Các công cụ, phần mềm sau đây có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý KPI ​​của doanh nghiệp một cách hiệu quả, hỗ trợ ra quyết định để đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.

Phần mềm quản lý KPI

Có rất nhiều phần mềm được thiết kế chuyên biệt để theo dõi và quản lý KPI. Những phần mềm này cho phép bạn đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và xem báo cáo hiệu suất một cách tự động. Ví dụ: BSC Designer, ClearPoint Strategy, KPI Fire, Phần mềm KPI digiiTeamW…

Hệ thống quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM)

EPM là chuỗi công cụ tích hợp cung cấp các tính năng như đặt mục tiêu KPI, theo dõi tiến độ, phân tích hiệu quả và tạo thêm các báo cáo thống kê chi tiết. Ví dụ: Phần mềm Quản lý Hiệu suất Doanh nghiệp Oracle (EPM), IBM Planning Analytics, SAP Business Planning and Consolidation,…

KPI Dashboard

Sử dụng KPI Dashboard – Bảng điều khiển trực tuyến để hiển thị thông tin KPI theo thời gian thực và dễ dàng theo dõi hiệu suất. Ví dụ: Microsoft Power BI, Google Data Studio,… Phần mềm KPI digiiTeamW cũng cung cấp KPI Dashboard để doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số KPI trọng yếu theo thời gian thực.

Hệ thống quản lý dự án

Một số công cụ quản lý dự án cung cấp tính năng theo dõi và quản lý KPI ​​trong các dự án cụ thể. Ví dụ Trello, Asana, Redmine, Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM…

Hệ thống quản lý khách hàng (CRM)

Một số CRM có tính năng theo dõi KPI tích hợp, cho phép bạn giám sát hiệu quả kinh doanh và tiến độ đạt được mục tiêu bán hàng. Các phần mềm CRM tiêu biểu như: Salesforce, Zoho CRM, Odoo CRM,…

Hệ thống quản lý nhân sự

Có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của các chỉ số liên quan đến nhân viên. Ví dụ: Zenefits, digiiHR… Tuy nhiên phần mềm quản lý nhân sự sẽ hạn chế việc theo dõi trực tiếp hoặc chuyên sâu các chỉ số KPI.

Trong bối cảnh kinh doanh đầy thách thức và cạnh tranh ngày nay, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và CEO có thể đưa ra những quyết định thông minh hơn, cải thiện hiệu suất và tìm kiếm những cách thức mới lạ để giành được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. KPI – khi được hiểu đúng và sử dụng hiệu quả sẽ là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tạo dựng lợi thế cạnh tranh và phát triển mạnh mẽ hơn.

Tham khảo:

Dịch vụ Tư vấn Hệ thống KPI: https://ocd.vn/dich-vu-tu-van-he-thong-chi-so-kpi/