Onboarding là gì? Quy trình Onboarding như thế nào cho hiệu quả?

Bạn đã từng trải qua một quá trình đưa một nhân viên mới vào công ty? Bạn có nhận ra rằng quá trình này có thể gây ra rất nhiều rắc rối và khó khăn cho cả nhân viên mới và công ty? Nếu bạn đang gặp phải những vấn đề như vậy, chúng tôi có giúp bạn xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả.

Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới thích nghi và hòa nhập vào môi trường làm việc mới. Nếu được thực hiện đúng cách, quá trình này có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên và công ty. Tuy nhiên, nếu không có kế hoạch giới thiệu rõ ràng và hiệu quả, cả hai bên có thể gặp phải những khó khăn và stress không đáng có.

Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình hướng dẫn và chuẩn bị mà một tổ chức thực hiện để chào đón và giới thiệu nhân viên mới vào môi trường làm việc của họ. Quá trình này thường bắt đầu từ khi nhân viên mới gia nhập công ty và kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định, có thể từ vài ngày đến vài tháng, tùy thuộc vào tổ chức cũng như vị trí làm việc.

Mục tiêu của quá trình onboarding là giúp nhân viên mới hiểu rõ về văn hóa tổ chức, nhiệm vụ công việc của mình, cũng như giúp họ thích nghi nhanh chóng và hiệu quả trong vai trò mới của mình. Trong quá trình onboarding, các hoạt động như đào tạo, giới thiệu về các quy trình công việc, giới thiệu về đồng nghiệp và quản lý, cũng như cung cấp thông tin về các nguồn lực và tiện ích của công ty thường được thực hiện.

Ưu điểm của quy trình onboarding

Quy trình onboarding là quá trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới trong một tổ chức. Đây là một bước quan trọng để giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, nắm bắt vai trò và trách nhiệm của mình, đồng thời tạo điều kiện cho họ nhanh chóng thích nghi và đóng góp hiệu quả.

Có nhiều ưu điểm của quy trình onboarding như:

• Tăng sự cam kết: Quy trình onboarding giúp nhân viên mới hiểu rõ về giá trị và mục tiêu của tổ chức, từ đó tăng sự cam kết và lòng trung thành của họ.
• Tiết kiệm thời gian: Quy trình onboarding giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc và quy trình làm việc, giảm thời gian cần thiết để họ hoàn toàn thích nghi.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi nhân viên mới hiểu rõ về vai trò và kỹ năng cần thiết, họ có thể đóng góp hiệu quả và nhanh chóng đạt được hiệu suất làm việc cao.

Các yếu tố cần có trong quy trình onboarding

Quy trình onboarding thành công cần có các yếu tố sau:

• Hướng dẫn: Cung cấp cho nhân viên mới thông tin và tài liệu cần thiết để họ hiểu về tổ chức và vị trí công việc của mình.
• Tiếp nhận nhân viên mới: Tổ chức quy trình chào đón nhân viên mới để giúp họ cảm thấy thoải mái và được chào đón trong môi trường làm việc.
• Đào tạo và hướng dẫn: Cung cấp quá trình đào tạo và hướng dẫn để nhân viên mới nắm bắt kiến thức, kỹ năng và quy trình làm việc cần thiết.
• Hỗ trợ và theo dõi: Cung cấp sự hỗ trợ và theo dõi định kỳ để đảm bảo rằng nhân viên mới đạt được mục tiêu và cảm thấy hài lòng với môi trường làm việc.

Quy trình onboarding là một công cụ quan trọng để giúp nhân viên mới nhanh chóng và hiệu quả hòa nhập vào tổ chức. Bằng cách đảm bảo rằng nhân viên mới có một khởi đầu tốt, tổ chức có thể tận dụng tối đa tiềm năng và đóng góp của họ.

Tại sao quy trình Onboarding lại quan trọng?

Quy trình Onboarding là một phần quan trọng của việc quản lý nhân sự và phát triển tổ chức vì nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng sau:

• Tạo ấn tượng đầu tiên tích cực: Quy trình Onboarding tốt giúp tạo ra ấn tượng tích cực đầu tiên đối với nhân viên mới. Nó giúp họ cảm thấy chào đón, được quan tâm và chu đáo từ tổ chức, điều này có thể tạo ra sự cam kết ban đầu mạnh mẽ.
• Thúc đẩy sự hòa nhập và tự tin: Onboarding cung cấp thông tin và hỗ trợ cho nhân viên mới để họ nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc mới. Nó giúp họ hiểu rõ về văn hóa tổ chức, quy trình làm việc, và người đồng nghiệp, từ đó tạo ra sự tự tin trong vai trò mới của họ.
• Giảm tỷ lệ rời bỏ: Quy trình Onboarding tốt giúp giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ trong giai đoạn đầu của công việc. Việc cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn sẽ làm cho nhân viên cảm thấy được giá trị và kết nối sâu hơn với tổ chức.
• Xây dựng nền tảng cho sự phát triển dài hạn: Việc họ hiểu rõ văn hóa, giá trị và mục tiêu của tổ chức từ giai đoạn ban đầu giúp họ có thể thích nghi và phát triển trong tương lai.

Tóm lại, quy trình Onboarding không chỉ là một bước quan trọng trong việc giới thiệu nhân viên mới vào tổ chức mà còn là một yếu tố chính trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự phát triển bền vững của nhân viên.

Các giai đoạn trong quy trình Onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp?

Quy trình Onboarding không chỉ là bước đầu tiên trong việc chào đón nhân viên mới, mà còn là cơ hội để xây dựng một cộng đồng làm việc đồng lòng và hiệu quả. Tại mỗi doanh nghiệp, quy trình này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và cân nhắc, từ giai đoạn chuẩn bị trước khi nhân viên bắt đầu đến việc cung cấp hỗ trợ liên tục trong suốt quá trình làm việc.

Giai đoạn 1: Pre-Onboarding

Nhiệm vụ đầu tiên của giai đoạn Pre-Onboarding là giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công ty, văn hóa doanh nghiệp và vai trò của họ trong tổ chức từ lúc ứng viên chấp nhận offer làm việc.

Các hoạt động cần thực hiện trong giai đoạn Pre-Onboarding bao gồm:

• Gửi email chào mừng và thông tin về công ty: Bước này giúp tạo ấn tượng đầu tiên với ứng viên. Email cần cung cấp thông tin cơ bản về công ty như lịch sử, văn hóa, sản phẩm/dịch vụ, cơ cấu tổ chức,…
• Giới thiệu người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp sẽ cùng nhân viên mới trong suốt quá trình làm việc. Việc giới thiệu và kết nối hai bên là rất quan trọng.
• Chuẩn bị thủ tục hành chính: Thủ tục hành chính gồm hợp đồng lao động, thẻ nhân viên, tài khoản ngân hàng,… Cần chuẩn bị trước để nhân viên mới có thể sử dụng khi bắt đầu làm việc.
• Cung cấp thông tin về công việc: Nhân viên mới cần được cung cấp đầy đủ thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu công việc của họ. Điều này giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho ngày đầu tiên làm việc.
• Cung cấp thông tin về chỗ gửi xe, ăn trưa, quy định trang phục,… để giải đáp các thắc mắc của nhân viên mới.

Giai đoạn 2: Orientation

Sau giai đoạn Pre-Onboarding, giai đoạn Orientation là giai đoạn chào đón nhân viên mới vào ngày đầu tiên làm việc. Trong giai đoạn này, nhân viên mới chưa quen biết ai trong tổ chức và chưa nắm rõ cách thức thực hiện công việc hàng ngày. Do đó, việc cung cấp định hướng là cần thiết để giúp họ nhanh chóng thích nghi.

Các hoạt động cần thực hiện trong giai đoạn Orientation bao gồm:

• Giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác, cung cấp thông tin về lịch sử và phát triển của công ty, sơ đồ tổ chức và nội quy công ty. 
• Xây dựng chương trình đào tạo hội nhập và thông báo lịch trình cho nhân viên mới. Họ cần tổ chức chương trình đào tạo và kiểm tra để đảm bảo nhân viên hiểu và nắm vững kiến thức cần thiết.
• Giới thiệu và tạo sự gắn kết cho nhân viên mới với các thành viên khác trong nhóm. Chia sẻ tiêu chuẩn công việc, kỳ vọng và cách phối hợp để đạt hiệu quả công việc tốt nhất.
• Hỗ trợ nhân viên mới trả lời các câu hỏi hàng ngày và tạo cảm giác an toàn, tự tin cho họ.

Giai đoạn 3: Role Specific Training

Đào tạo theo vai trò cụ thể – Role Specific Training là giai đoạn quan trọng để nhân viên mới có thể nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả. Trong giai đoạn này, nhân viên mới cần được đào tạo về

• Sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp 
• Quy trình vận hành 
• Công cụ và phần mềm sử dụng trong công việc 
• Cũng như các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. 

Đây là giai đoạn giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc và phát triển năng lực của mình. Doanh nghiệp cần đầu tư cho giai đoạn này để đảm bảo nhân viên mới có thể bắt đầu công việc một cách hiệu quả.

Giai đoạn 4: Ongoing Support

Giai đoạn hỗ trợ liên tục – Ongoing Support là giai đoạn cuối cùng của quá trình Onboarding, nhằm hỗ trợ nhân viên mới chuyển từ vai trò của một nhân viên thử việc sang nhân viên chính thức. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần cung cấp các cơ hội học hỏi và phát triển để nhân viên mới có thể nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình. 

Đồng thời, doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên mới trong công việc và đánh giá hiệu suất công việc để xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên mới và đề xuất các kế hoạch phát triển phù hợp.

Quy trình Onboarding như thế nào cho hiệu quả?

Quy trình Onboarding được thực hiện một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhân viên mới có một khởi đầu thuận lợi và nhanh chóng hòa nhập vào tổ chức. 

4 lưu ý cần xem xét để tăng cường hiệu quả của quy trình Onboarding:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, công ty nên chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết để giúp họ nắm vững kiến thức về tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp hướng dẫn công việc chi tiết, cung cấp thông tin về các quy trình và chính sách của công ty.
• Giới thiệu đầy đủ đội ngũ và công ty: Để nhân viên mới có cái nhìn toàn diện về công ty, quy trình Onboarding nên giới thiệu họ đến các thành viên trong tổ chức, bao gồm cả những người quản lý và đồng nghiệp. Việc này sẽ giúp nhân viên mới xác định được vị trí và vai trò của họ trong công ty, đồng thời tạo ra cơ hội để họ gắn kết và hợp tác với các đồng nghiệp.
• Đào tạo và hỗ trợ liên tục: Việc cung cấp đào tạo không chỉ trong giai đoạn đầu khi nhân viên mới vừa bắt đầu làm việc, mà còn cần tiếp tục suốt quá trình làm việc của họ trong công ty. Điều này giúp nhân viên mới cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, đồng thời cung cấp hỗ trợ thường xuyên để họ có thể hoàn thành công việc hiệu quả.
• Đo lường và cải thiện quy trình Onboarding: Để đảm bảo hiệu quả của quy trình Onboarding, công ty nên thường xuyên đo lường và đánh giá quy trình này. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thu thập phản hồi từ nhân viên mới và tiến hành đánh giá hiệu suất công việc sau khi kết thúc giai đoạn Onboarding.

Một số điểm nổi bật khác về quy trình Onboarding bao gồm:

Cung cấp nguồn tài nguyên để nhân viên mới nắm bắt được môi trường làm việc

Xác định rõ các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho nhân viên mới

Thiết lập một chuỗi giao tiếp liên tục giữa nhân viên mới và những người quản lý/đồng nghiệp

Quy trình Onboarding như thế nào cho hiệu quả là một câu hỏi quan trọng mà mọi tổ chức nên quan tâm. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc trên, công ty có thể cung cấp một quy trình Onboarding tốt hơn, giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc và đạt được hiệu quả công việc cao.

Kết luận

Quy trình Onboarding không chỉ là một bước quan trọng để giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái và tự tin trong môi trường mới, mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự cam kết của họ đối với tổ chức. Một quy trình Onboarding kém hiệu quả có thể dẫn đến sự mất mát nhân tài, giảm năng suất và chi phí đào tạo không hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay việc cải thiện quy trình Onboarding ngay bây giờ nhé.