0963 63 60 66

Cách tính KPI cho từng vị trí

KPI và cách tính KPI trong đánh giá công việc giúp nhà quản lý có thể đo lường được hiệu quả công việc của từng vị trí một cách cụ thể, rõ ràng và công bằng, đồng thời đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm của mình. Từ đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, chiến lược kinh doanh

KPI là gì?

KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, hay còn gọi là chỉ số KPI. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

KPI là gì KPI là gì

Các bước xây dựng KPI cho từng vị trí

Bước 1: Lựa chọn người xây dựng KPI
Bước 2: Xây dựng các câu hỏi hiệu suất (KPQ) trọng điểm cho từng mục tiêu chiến lược
Bước 3: Xác định các phạm vi kết quả chính (Key Result Area) của các bộ phận
Bước 4: Xác định trách nhiệm, nhiệm vụ chính của từng vị trí chức danh
Bước 5: Xác định các chỉ số đánh giá, đo lường hiệu suất
Bước 6: Đưa ra mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Bước 7: Xác định liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Việc xây dựng các bước trên cần đảm bảo các nguyên tắc cơ bản trong xây dựng KPI. KPI phải đánh giá được những vấn đề trọng tâm ảnh hưởng tới phát triển bền vững của doanh nghiệp, ngoài chỉ tiêu tài chính có các chỉ tiêu phi tài chính. Chỉ tiêu phân giao đến cấp dưới được thiết kế và phân bổ dựa vào chỉ tiêu của cấp trên. Cần thực hiện phân bổ KPI từ trên xuống dưới, không xây dựng từ dưới lên trên (từ Công ty -> bộ phận -> xuống vị trí -> Cá nhân) để đảm bảo tất cả các bộ phận, cá nhân được thực hiện theo đúng mục tiêu chiến lược. Bên cạnh đó, các mục tiêu và chỉ tiêu cần được xây dựng trên nguyên tắc có thể thực hiện được, cụ thể rõ ràng, đo lường được, có thời hạn và phù hợp với tầm ảnh hưởng của đơn vị, vị trí, cá nhân được giao chỉ tiêu theo chức năng nhiệm vụ được phân công trong tổ chức
Đọc thêm: Tự xây dựng KPI cùng các chuyên gia

Cách tính KPI cho từng vị trí

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam dùng KPI để đo lường hiệu suất công việc. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng biết cách tính KPI đúng.
Muốn có kết quả đo lường chuẩn xác, mọi KPI được thiết lập đều cần đảm bảo:
Tính mục đích:
Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, cũng như đóng góp của mình đối với tập thể. Từ đó, chủ động phân chia thời gian và nguồn lực để làm việc hiệu quả.
Giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó, không ngừng cải tiến để nâng cao năng suất.
Tính nguyên tắc:
Nội dung của từng bộ KPI có thể thay đổi linh hoạt tùy theo mục tiêu công việc của mỗi cá nhân, phòng ban, tổ chức tại từng giai đoạn. Trái lại, các nguyên tắc tính KPI cần phải được thống nhất và thực hiện đồng bộ, triệt để.
Cụ thể, cách tính KPI được coi là đúng khi tuân theo 2 nguyên tắc quan trọng nhất sau đây:
1. Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số.
Một nhân viên có thể đảm nhiệm cùng lúc 5-7 đầu công việc. Song, không phải tất cả những phần việc này đều quan trọng và có đóng góp ngang nhau cho tổ chức.
Nhìn chung, mọi công việc đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:
Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.
Như vậy, trọng số của mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị %, và dựa trên mức độ quan trọng/đóng góp của chúng.
Ví dụ, nhân viên X có 5 KPI, trong đó 2 KPI thuộc nhóm A, 2 KPI thuộc nhóm B, và 1 KPI thuộc nhóm C. Như vậy, cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:

Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số

2. Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn.
Đo lường hiệu suất sao cho không cảm tính, không ước lượng bừa bãi, nhưng cũng không sa đà vào chi tiết vụn vặt – là một câu hỏi khó.
Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần , với công thức:
Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) * Trọng số
Ví dụ, nhân viên X có KPI (1) thuộc nhóm A, có trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI (1) là 100, kết quả đạt được thực tế là 90.
Như vậy, hiệu suất KPI (1) của nhân viên X sẽ được tính như sau:
(90 / 100) * 30 = 27 (đơn vị:%)
Cách tính KPI theo hiệu suất tổng, với công thức:
Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …
Ví dụ: nhân viên X có tổng cộng 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 27%, KPI (2) đạt 36%, KPI (3) đạt 25%.
Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên X sẽ là:
27 + 36 + 25 = 88 (đơn vị: %)
Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian : điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.
Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Tham khảo thêm tại:
Xây dựng KPI cần chú ý gì?
Các bước xây dựng KPI hiệu quả
Tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp

28/10/2019

Cách tính KPI trong Marketing

Trong một vài năm gần đây, khái niệm về KPI đã trở nên quen thuộc và trở thành công cụ được phát triển rầm rộ tại […]
06/02/2019

Các bước xây dựng bộ chỉ tiêu KPI phù hợp với doanh nghiệp

Việc áp dụng thước đo phù hợp cho đúng người, đúng thời điểm sẽ mở ra những khả năng vô hạn trong công việc quản lý […]
23/09/2017

Tự xây dựng KPI cùng các chuyên gia

Tự xây dựng KPI cùng các chuyên gia nghĩa là các chuyên gia hỗ trợ bạn tự thiết kế KPI với phần mềm KPI trực tuyến […]