Hướng dẫn cơ bản về cổng thông tin nhân sự – digiiPortal- ooc.vn

Last updated on 25/05/2023

Cổng thông tin nhân sự (HRportal) cho phép nhân viên truy cập, tìm kiếm thông tin bất cứ khi nào họ cần. Hiện nay, cổng thông tin nhân sự trở nên quan trọng đối với mọi hình thức và quy mô doanh nghiệp, tổ chức. 

Vậy, cách bộ phận nhân sự sử dụng cổng thông tin để thúc đẩy sự tham gia của nhân viên là gì. Những gì doanh nghiệp cần đưa vào hay và cách quảng bá cổng thông tin tới toàn bộ nhân viên. 

Cổng thông tin nhân sự là gì? 

Cổng thông tin nhân sự (HRportal) là nhân viên tìm kiếm các thông tin liên quan về họ và nơi làm việc. Đây cũng là điểm truy cập để ứng viên xin việc tiếp nhận thông tin về doanh nghiệp. Cổng thông tin nhân sự thường nhận được sự tương tác khá lớn. Bởi vì khi doanh nghiệp càng lớn, nhân sự càng đông thì lượng truy cập cũng càng nhiều. Do đó, phần mềm HRportal không những đảm bảo được các tính năng cơ bản mà còn có kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ. 

                           “Mục tiêu của HRportal là sắp xếp hợp lý, tập trung các thông tin.”

Từ đó, nhân viên dễ dàng tìm thấy những gì họ cần như thông tin cá nhân, chính sách phúc lợi,… Nhờ cổng thông tin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền bằng cách giảm chi phí tài liệu, in ấn. Hơn nữa, bất cứ khi nào họ cần thì nội dung lập tức có thể được tìm kiếm. Cổng thông tin thường được bảo mật, vì vậy nhân viên phải có thông tin đăng nhập để truy cập.

HRportal giúp kết nối bộ phận nhân sự với nhân viên (và ngược lại).  Nếu nhân viên có thể tự tìm kiếm thông tin họ cần, họ không cần phải nhờ đến nhân viên nhân sự. Do đó, các cuộc gọi và email giữa hai bên được giảm thiểu rất nhiều. 

Sự phát triển của cổng thông tin nhân sự

Tạo, duy trì và tận dụng vốn tri thức hiện là một trong những nguồn lợi thế cạnh tranh chính  và khó bắt chước nhất của tổ chức. Do đó, các công ty ngày càng tập trung nguồn nhân lực vào việc tạo và phát triển vốn tri thức. Và một phương pháp chính để đạt được điều này là thông qua việc sử dụng các cổng thông tin nhân sự. 

Cổng thông tin NS đã trải qua một chặng đường dài trong một khoảng thời gian ngắn. Bên cạnh đó, các công ty bắt đầu sử dụng khi họ muốn cắt giảm chi phí in ấn và giấy tờ. Giờ đây, HRportal đang  đi theo chiều hướng tự phục vụ và thường mang tính tương tác, cá nhân.

Tốc độ phát triển của một cổng thông tin thường dựa vào chính công ty. Mỗi tổ chức đều có những sự khác biệt riêng trong nền văn hóa.  Nhờ có điện thoại thông minh và các công nghệ khác, nhân viên đã quen với việc tiếp nhận thông tin trong tầm tay. Bất kỳ ở đâu hay bất kỳ thiết bị nào, nhân viên đều có thể tìm kiếm thông tin mọi lúc mọi nơi. 

Tại sao cổng thông tin nhân sự thực sự cần thiết?

Những nhân viên vui vẻ thường là những người làm việc tốt hơn những người thường xuyên có thái độ bất mãn. Hay Group – công ty nghiên cứu tiếp thị đã chỉ ra rằng: nhân viên năng động có năng suất cao hơn 43% so với những người khác. Họ đã đo lường sự hài lòng của nhân viên bằng cách khảo sát tại 10 văn phòng. Kết quả là: những người trong 5 văn phòng gắn kết tạo ra doanh thu cao hơn 43% so với 5 văn phòng còn lại.

White-Evans chỉ ra rằng: “Cổng thông tin nhân sự là cách thức để một công ty gia tăng tương tác với nhân viên của mình. Khi mọi người kết nối với công ty theo chiều hướng tích cực, thì lòng trung thành cũng gia tăng theo.

Ngày nay, tất cả mọi người tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Do đó, khiến nhân viên luôn vui vẻ là chìa khóa để giữ chân họ. Nghiên cứu của Tổ chức Gallup, Harvard Business Review chỉ ra rằng. Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên tại các công ty có mức độ gắn kết cao” thấp hơn 25% so với các công ty còn lại. Thực tế này đã chứng minh được rằng: khi mọi người nhận ra sự đóng góp của họ có giá trị, họ muốn được tiếp tục cống hiến và làm việc. 

Trên thực tế, HRportal thúc đẩy rất nhiều cho sự tương tác nội bộ. Cho dù đó là cải thiện thông tin liên lạc,  hoặc chỉ đơn giản dễ dàng tìm kiếm các thông tin cần thiết. Phần mềm cổng thông tin đóng góp rất lớn cho sự chủ động của nhân viên

Những mục nào thường có trên Cổng thông tin nhân sự?

Khi nghĩ về những mục cần đưa vào cổng thông tin nhân sự, hãy xem xét thông tin mà nhân viên luôn cần biết. Cổng thông tin phải là nơi mà họ dễ dàng tìm thấy thông tin mà không cần phải liên hệ với bộ phận nhân sự. 

Thông thường, HRportal là một phần của hệ thống mạng nội bộ của công ty. Các mục cổng thông tin cơ bản có thể bao gồm những điều sau: 

• Giới thiệu: Khi bắt đầu một công việc mới, rất khó để nhớ mọi thông tin quan trọng về doanh nghiệp. Thông tin trên cổng thông tin sẽ giúp nhân viên mới tìm hiểu những nội dung cần thiết mà họ bắt buộc phải hiểu. 
• Chính sách và Thủ tục: sổ tay, giá trị công ty, biểu mẫu, chính sách truyền thông xã hội và thủ tục khiếu nại.
• Mô tả công việc và quy trình tuyển dụng: thông tin về đánh giá lương và hiệu suất, sơ đồ tổ chức, thông báo tuyển dụng nội bộ.
• Quyền lợi: Cung cấp thông tin về quyền lợi: bảo hiểm, ưu đãi sức khỏe, kế hoạch hưu trí, thủ tục nghỉ phép,…
• Danh bạ nhân viên: Đây là nơi để nhân viên tương tác thông qua tin nhắn hoặc một công cụ tương tự.
• Thông báo của công ty: Sử dụng phần này để phổ biến thông tin và sự phát triển mới về công ty.

Những người làm nhân sự luôn phải trả lời những câu hỏi giống nhau lặp đi lặp lại: kế hoạch nghỉ ốm, bảo hiểm và hưu trí. Một số phần mềm HRportal hiện nay có mục “Câu hỏi thường gặp”  có thể giúp nhân viên tự tìm câu trả lời cho mình.

Tham khảo: Cổng thông tin nhân sự digiiPortal

Cổng thông tin nhân sự digiiPortal – sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. digiiPortal phục vụ cho nhà quản lý nhân sự và cá nhân cán bộ công nhân viên. digiiPortal có một số tính năng dưới đây:

Cổng thông tin nhân sự digiiPortal

 

Đặc điểm chính và chức năng của một cổng thông tin nhân sự

Mục tiêu của HRportal là giúp nhân viên tiệm nhận thông tin họ cần bất cứ lúc nào. Vì vậy, bạn nên biết các chức năng cơ bản mà hầu hết các HRportal nên có. Nếu HRportal cũng là nơi dành cho các ứng viên xin việc và các ứng viên tiềm năng. HRportal cần có sự khác biệt giữa những gì nhân viên hiện tại nhìn thấy và ứng viên nhìn thấy.

Nhắc đến tuyển dụng, đó là một thế giới đầy cạnh tranh. Mọi công ty cần nỗ lực hết mình nếu muốn thu hút những ứng viên hàng đầu. HRportal là một phương thức tốt để cung cấp hệ thống tuyển dụng liền mạch cho các ứng viên. Nó cung cấp điểm truy cập duy nhất và lượng thông tin chính xác nhất cho người nộp đơn. Và đối với công ty, quản lý tuyển dụng cũng dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều.

Sau khi công ty thuê ai đó, họ sẽ có quyền truy cập vào các tài liệu giới thiệu thông qua cổng thông tin. Bên cạnh đó, nhân viên có thể tự động hóa một số công việc nhất định, như cập nhật hồ sơ nhân sự, lịch nghỉ, nộp báo cáo và các công việc hành chính khác. HRportal cần phải được thiết kế thân thiện với người dùng: trực quan và dễ điều hướng.

Làm thế nào để tạo nên một cổng thông tin nhân sự?

Cổng thông tin nhân sự được coi là hiệu quả khi được số đông sử dụng. Ngoài dữ liệu thì thiết kế cổng thông tin cũng vô cùng quan trọng. Có thể thiết kế trang web tốt với giao diện thân thiện, tùy biến cao, dễ dàng tìm kiếm, đa ngôn ngữ,…

Khi lựa chọn HRportal phù hợp, bạn nên lập kế hoạch những dữ liệu mà công ty muốn cổng thông tin làm  được. Sau đó hãy xem xét tới thiết kế phần mềm và nhà cung cấp. Đó là một cách dễ nhất để hạn chế lãng phí tiền bạc và thời gian. Hãy nghĩ về trải nghiệm bạn muốn có, sau đó mới nghĩ đến các nguồn lực bạn cần. 

Bên cạnh đó, hãy xem xét công nghệ cũng như chất lượng của cơ sở dữ liệu trước khi đầu tư vào cổng thông tin. Nếu bản thân dữ liệu không ở trạng thái tốt thì không thể đi vào cổng một cách chính xác. Các phương thức làm việc rườm rà, thủ công không phải là nền tảng tốt để xây dựng cổng thông tin. 

HRportal nên có một thương hiệu phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty. Doanh nghiệp nên cân nhắc cho nó một cái tên “thực tế” nhất  nhân viên dễ dàng ghi nhớ và truy cập. 

Triển khai Cổng thông tin nhân sự

Hãy nhớ rằng, mục tiêu của cổng thông tin là để nhân viên tự trả lời câu trả lời khi họ cần. Sau khi thiết lập, loại bỏ các lựa chọn thay thế là vô cùng cần thiết. Hãy biến cổng thông tin trở thành phương thức duy nhất để đăng ký nhận lợi ích hoặc tìm hiểu tin tức về công ty.

Công ty có thể đánh giá thành công của HRportal bằng số lượng yêu cầu cung cấp thông tin. Ít yêu cầu có nghĩa là mọi người đang tự tìm kiếm những gì họ cần thông qua những nguồn thông tin khác. Và rõ ràng đây không phải là phương thức hiệu quả. Nếu nhân viên tiếp cận những thông tin sai lệch và tiến hành truyền tin, thì nội bộ doanh nghiệp sẽ trở nên lục đục nhan chóng. Theo dõi hiệu quả của HRportal bằng cách xem dữ liệu sử dụng và phân tích. Có thể là nhân viên sử dụng cổng thông tin như thế nào? Họ dành bao lâu cho nó? Họ đến đó một cách tự nguyện hay chỉ khi có một liên kết cụ thể?

Top 5 phần mềm cổng thông tin nhân sự phổ biến hiện nay

Cổng thông tin nhân sự digiiPortal

Cổng thông tin nhân sự digiiPortal – trang thông tin cung cấp thông tin liên lạc hai chiều, xây dựng mối quan hệ và gắn kết nhân viên. Dưới đây là một số tính năng đặc biệt của digiiPortal:

Cổng thông tin nhân sự của Hrportal Giải pháp Tinh hoa

Hrportal cho phép DN tự động hóa việc nghỉ phép, tính lương, đánh giá nhân sự. Điều này giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự.

Một số chức năng chính là:

• Chấm công
• Tính lương
• Quản lý thông tin cá nhân
• Quản lý nhân viên
• Đánh giá nhân viên
• Quản lý phụ cấp

Cổng thông tin nhân sự ftshrm

Một số chức năng chính là:

• Xem, cập nhật thông tin cá nhân
• Thông tin quá trình làm việc tại Công ty, hợp đồng từng ký kết
• Xem phiếu công và phiếu lương hàng tháng
• Kiểm tra thông tin phép, chế độ đã đăng ký, phê duyệt.
• Kiểm tra quá trình đăng ký chế độ đi công tác, nghỉ ốm và chế độ khác
• Nhân sự tự điều chỉnh thông tin cá nhân nếu được phân quyền
• Tự động gửi thông tin đăng ký chế độ qua email, SMS tới quản lý, cho phép phê duyệt trực tiếp qua email, SMS
• Cho phép quản lý được phân quyền có thể kết xuất báo cáo có liên quan từ cổng thông tin

Cổng thông tin nhân sự của SureHCS

SureHCS giúp giảm gánh nặng công tác quản trị nhân sự cho nhà quản lý. Phần mềm hỗ trợ xây dựng môi trường văn hoá cho doanh nghiệp hiệu quả và đúng mục tiêu. Một số chức năng chính là”

• Công cụ tương tác giữa nhân viên và công ty. 
• Nhân viên gửi thông tin nghỉ phép, chấm công, báo cáo công việc, trao đổi ý kiến.
• Cập nhật thông tin cá nhân dễ dàng.
• Lãnh đạo xét duyệt các yêu cầu từ nhân viên 
• Lãnh đạo giải đáp  thắc mắc của nhân viên về  các chính sách, chế độ, phúc lợi…

Phần mềm cổng thông tin của HRIS

Phần mềm cổng thông tin của HRIS cho phép nhân viên xem dữ liệu hồ sơ cá nhân, bảng công, phiếu lương, đăng ký nhu cầu đào tạo, …Đây là kênh kết nối toàn bộ nhân viên trong công ty như trang bản tin nội bộ, thư viện tài liệu,…

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC tổng hợp

Đọc thêm: Phần mềm Thông tin nhân sự digiiHRI – tính năng chính