0963 63 60 66

Xây dựng KPI (Key Performance Indicator) để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.

Nguyên tắc xây dựng KPI

Khi xây dựng  KPI trong đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:

S – Specific: Mục tiêu cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

nguyên tắc xây dựng KPI Nguyên tắc xây dựng KPI

5 bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Có 2 phương pháp chính:

Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPIs: Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng bộ KPIs của mình dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).Theo phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban.
Ưu điểm: các chỉ số KPIs này sẽ có tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Nhược điểm: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.

Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận: Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2:  Xác định mục tiêu chiến lược
Để có thể xây dựng KPI phù hợp cho quá trình hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động nhân viên, doanh nghiệp nên bắt đầu với việc xác định mục tiêu chiến lược của mình. Việc lựa chọn mục tiêu chiến lược gì có ảnh hưởng rất lớn đến thiết kế chỉ tiêu KPI doanh nghiệp. Các mục tiêu chiến lược sẽ đóng vai trò định hướng cho các hoạt động của doanh nghiệp trong 3 – 5 năm.
VD: Doanh nghiệp xác định trong thời gian tới sẽ tập trung vào hoạt động marketing và truyền thông. Như vậy khi thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI cần tập trung vào phần này.

5 bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp 5 Bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Bước 3: Xác định KPI công ty
Mỗi doanh nghiệp đều có bộ KPI riêng và thay đổi theo năm, tuỳ thuộc theo tình hình phát triển của mỗi công ty và được xác định từ mục tiêu chiến lược
Ví dụ: Vẫn với ví dụ mục tiêu chiến lược tập trung vào marketing ở trên. Cho năm đầu tiên của kế hoạch, KPI công ty của bạn có thể là tăng lượng khách hàng mới và chỉ số hài lòng khách hàng lên 50% trong năm nay. Bạn sẽ gọi đây là KPI tăng trưởng khách hàng của bạn.

Bước 4: Xác định KPI bộ phận và KPI vị trí
KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban; kết hợp với KPI công ty ở bước trên, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
KPIs cho từng vị trí chức danh: Xây dựng KPIs để cho người lao động ở vị trí đó thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.
VD: Xây dựng KPI cho vị trí marketing:
Hơn 1000 người tiếp cận bài viết trên facebook trong tuần
Promotion video về sản phẩm trong tháng
Lượng khách hàng mua sản phẩm tăng 10%

Đọc thêm: 7 KPI mẫu cho 5 bộ phận trong doanh nhiệp

Bước 5: Xây dựng quy chế – liên hệ với lương thưởng trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều có quy chế xây dựng chỉ số KPIs khác nhau tuỳ theo bộ máy vận hành của doanh nghiệp đó. Chỉ số đánh giá KPIs tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Tuỳ theo khối lượng công việc, mức độ hoàn thành công việc và chất lượng sản phẩm của mỗi phòng ban, mỗi cá nhân, từ đó xây dựng được mức độ đãi ngộ cụ thể.

VD: Tháng này vị trí Marketing đạt 80% KPI thì hệ số tương ứng để tính lương là 1.0
Nếu đạt 60% KPI thì hệ số tương ứng là 0.61- 0.7

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Tham khảo bài viết:
5 bước tự xây dựng hệ thống lương 3P

15/11/2018
hệ thống chỉ tiêu kpi là gì

Hệ thống chỉ tiêu KPI là gì?

Hệ thống chỉ tiêu KPI là một trong những khái niệm được sử dụng nhiều nhất nhưng lại ít được hiểu rõ nhất trong quản trị doanh […]