Đánh giá nhân viên toàn diện – năng lực và KPI?

Last updated on 20/08/2023

Đánh giá nhân viên thường thuộc về 1 trong 2 tình huống: đánh giá năng lực, hay nói cách khác là khả năng thực thi công việc thông qua các yếu tố Thái độ, Kỹ năng, Kiến thức (ASK), và đánh giá kết quả công việc (KPI). Thực hiện cả hai hình thức này cho ta cái nhìn toàn diện về nhân viên – đánh giá nhân viên toàn diện. Đánh giá năng lực nhân viên và đánh giá kết quả nhân viên giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về đóng góp và năng lực của nhân viên, thậm chí có thể phân tích được quan hệ giữa năng lực và kết quả của nhân viên để có quyết định phù hợp về sử dụng và quản lý tài năng theo mô hình 9 hộp, sử dụng phần mềm quản lý tài năng digiiTalent.

Hiểu thế nào về đánh giá nhân viên toàn diện

Đánh giá năng lực

Thứ nhất, đánh giá năng lực nhân viên là đánh giá năng lực định kỳ theo quý, năm hoặc phục vụ cho đánh giá đầu vào tuyển dụng. Nếu một nhân viên có năng lực tốt, được đặt đúng vị trí với điều kiện làm việc phù hợp thì sẽ có hiệu quả công việc cao, mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Đánh giá năng lực nhân viên là thước đo để doanh nghiệp dự báo trước khả năng hoàn thành mục tiêu công việc của nhân viên, mục tiêu của doanh nghiệp, là cơ sở để trả lương theo năng lực. Từ đó, đây là cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực (lập kế hoạch đào tạo và phát triển, thuyên chuyển, bổ nhiệm,…)

Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả hay hiệu quả công việc cá nhân theo các chỉ số – phù hợp với chiến lược phát triển của bộ phận và doanh nghiệp. KPI ở đây – hiểu đúng nghĩa – là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân. Chỉ số này thường được đo lường theo tuần, tháng. Việc sử dụng KPI đánh giá nhân viên nói chung hỗ trợ hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt, nâng cao hiệu suất công việc của toàn thể doanh nghiệp. Đánh giá KPI cá nhân đem lại cái nhìn tổng quan nhất về hiệu quả làm việc của nhân viên, mức độ đóng góp trong tổ chức, làm cơ sở để trả lương. 

Nếu muốn đánh giá nhân viên toàn diện, doanh nghiệp có thể kêt hợp cả đánh giá năng lực và đánh giá kết quả.

Phương pháp đánh giá năng lực nhân viên

– Bước 1: Xác định mục đích

Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực là gì? 

• Tuyển dụng nhân viên
• Đào tạo nhân sự dài hạn/ngắn hạn
• Phát triển nguồn nhân lực dài hạn
• Đánh giá nhân sự,…
• Xây dựng lương 3P

Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.

– Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng Khung năng lực, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định, nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

– Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực, đó là: xây dựng mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ khung năng lực có sẵn. 

• Nếu lựa chọn xây dựng mới hoàn toàn, bạn có thể dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc. Một số phương pháp có thể sử dụng như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,…

• Nếu sử dụng bộ khung năng lực có sẵn, đây sẽ là một giải pháp khá tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD),…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp. 

Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó.

– Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước tiếp đó là xây dựng khung năng lực (mô hình năng lực) chi tiết cho từng vị trí trong tổ chức của bạn.

• Từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp, tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh. Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể
• Bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi một chức danh.
• Lưu ý: Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí.

– Bước 5: Triển khai, kiểm soát và cải tiến khung năng lực

Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu. 

Việc xây dựng từ điển năng lực, khung năng lực và thực hiện đánh giá năng lực nhân viên có thể triển khai trên Phần mềm Đánh giá năng lực digiiCAT của OOC.

Đọc thêm Tự xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực

Phương pháp đánh giá kết quả công việc

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính:

(1) Các phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong phòng ban đó.

(2) KPI cấp phòng, ban được phân bổ từ công ty/ban lãnh đạo xuống. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, cần lưu ý giao chỉ tiêu KPI cho các phòng ban phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng ban đó.

Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể.

Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs

– KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

–  KPIs cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

– Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận

Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

– Thông thường, mức độ hoàn thành KPI tính theo % hoàn thành. % hoàn thành KPI thường được tính dựa trên việc so sánh giữa kết quả thực hiện một chỉ tiêu KPI với số kế hoạch của chỉ tiêu KPI đó. Tùy theo tính chất của chỉ tiêu mà doanh nghiệp có thể sử dụng công thức tính mức độ % hoàn thành KPI khác nhau.

Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Kết quả đánh giá KPI của một cá nhân (tổng hợp kết quả đánh giá KPI của các chỉ tiêu giao cho cá nhân đó) có thể sử dụng làm căn cứ để trả lương kết quả hoặc trả thưởng. Cách thức trả lương hay thưởng cụ thể tùy thuộc vào doanh nghiệp và quy chế lương thưởng mà doanh nghiệp đó áp dụng.

Một số chỉ tiêu KPI phổ biến khi đánh giá kết quả nhân viên

Tùy theo vị trí công việc, nhân viên có thể có chỉ tiêu đánh giá kết quả khác nhau. Dưới đây là một số chỉ tiêu đánh giá kết quả KPI tiêu biểu của nhân viên:

• Doanh thu bán hàng của cá nhân
• Tỉ lệ khách hàng phát sinh đơn hàng trong kỳ
• Số lương khách hàng mới phát triển
• Sản lượng sản xuất do cá nhân thực hiện
• Lợi nhuận gộp từ các đơn hàng mà cá nhân mang lại
• Mức độ hài lòng của khách hàng/khách hàng nội bộ về dịch vụ của nhân viên
• Tỉ lệ báo cáo công việc hoàn thành đúng hạn
• Số lần vi phạm kỷ luật lao động
• Số giờ đào tạo tham gia trong kỳ
• Mức độ đáp ứng năng lực của cá nhân

Một số lưu ý đánh giá nhân viên toàn diện

-Tiêu chí đánh giá rõ ràng: Cho dù áp dụng bất cứ phương pháp đánh giá nào, nhà quản lý cũng nên có các tiêu chí đánh giá nhân viên rõ ràng và quan trọng nhất là phải đo lường được, tránh đưa ra các tiêu chí “chung chung” dẫn tới sự hiểu lầm của cấp dưới.

–  Đánh giá công bằng, khách quan

Doanh nghiệp cần có thước đo chính xác cho từng vị trí nhân viên. Do vậy việc thiết lập bộ từ điển năng lực cho nhân viên và các chỉ số đo lường đánh giá KPI cho công việc là 2 nhân tố không thể thiếu trong việc triển khai quy trình đánh giá thành công.

– Đánh giá để phát triển

Khi đánh giá, cấp quản lý cũng cần chỉ ra những điểm yếu cần khắc phục nhằm cải thiện năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên, giúp họ vươn lên những mục tiêu cao hơn nữa. KPI đánh giá năng lực nhân viên

-Thực hiện đánh giá thường xuyên

Tốt nhất là doanh nghiệp nên đánh giá nhân viên thường xuyên, định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng/lần để đảm bảo bám sát mục tiêu của doanh nghiệp và các giá trị khen thưởng, đào tạo. 

Xây dựng đánh giá năng lực nhân viên bằng KPI cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:

• S – Specific – Mục tiêu cụ thể
• M – Measurable – Mục tiêu đo lường được
• A – Attainable – Mục tiêu có thể đạt được
• R – Relevant – Mục tiêu thực tế
• T – Timebound – Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Việc đánh giá kết quả nhân viên (KPI) có thể triển khai một cách thuận lợi với Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW của OOC.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC tổng hợp

Đọc thêm:

Cách tính lương theo hệ số KPI